Gastbeitrag von Katja Gross 5 Tools für HR und Collaboration, die jeder kennen sollte

Tools für die Zusammenarbeit, das Projektmanagement und HR gibt es viele. Sie sollen eine hohe Usability haben, gut aussehen und möglichst auch noch Spaß machen. Am wichtigsten ist sicherlich die Funktionalität. Katja Gross stellt fünf Tools vor, die es sich lohnt einmal genauer zu betrachten.
5 Tools für HR und Collaboration, die jeder kennen sollte

Start-ups, aber auch größere Unternehmen, sind immer mehr darauf angewiesen, im Team zusammenzuarbeiten und über das Netz geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Teamwork muss über weite Distanzen funktionieren können und ebenso zeitversetzt wie zeitgleich. Manchmal muss man das passende Teammitglied erst finden. Auf der tools, der Konferenz für webbasiertes Arbeiten und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, gibt es für genau solche Tools den Bereich HR & Collaboration. Katja Gross, Projektleiterin bei der tools, stellt fünf spannende Tools für Recruiting und Teamwork vor.

SMASHDOCs

Die Arbeit an umfangreichen Texten mit hohem Abstimmungsbedarf stellt Teams regelmäßig auf die Probe. Vor allem in IT-Unternehmen, Agenturen, Redaktionen, aber auch in Kanzleien und Universitäten fallen regelmäßig lange Texte, z. B. Artikel, Dokumentationen oder Verträge, an. Zum einfachen, gemeinsamen Erstellen und Überarbeiten von Dokumenten gibt es seit Anfang des Jahres die Web-App SMASHDOCs. Das Tool ermöglicht es Nutzern, Dokumente gemeinsam online zu erstellen, zu korrigieren und zu diskutieren, ohne dabei ständig neue Versionen des gesamten Dokuments abspeichern und verwalten zu müssen. Denn bei SMASHDOCs finden sich alle Versionen des Texts inklusive aller Kommentare und Anmerkungen in einem einzigen Dokument wieder. Das Ganze sieht sehr übersichtlich aus und ist einfach zu bedienen. Auch eine Rechteverwaltung ist dabei. Parallele E-Mails und Abstimmungen werden mit SMASHDOCs also überflüssig. Das Tool ist in der Basisversion kostenlos, eine Pro-Version mit zusätzlichen Funktionen soll Mitte des Jahres folgen und ca. 10 Euro pro Nutzer kosten.

Evernote

Ein zentraler Faktor fürs Arbeiten im Team ist das Wissensmanagement. Insbesondere Teams, die an verschiedenen Standorten, vielleicht sogar in unterschiedlichen Zeitzonen, arbeiten, brauchen Tools, die schnellen Austausch und Wissenstransfer ermöglichen. Eine App dafür ist Evernote. Der Service ist ein umfangreiches Notizbuch: Texte, Tabellen, Scans, Webseiten und PDF-Dateien können als Notiz angelegt und in verschiedenen Ordnern abgespeichert werden. Neben einer Basis- und Premium-Variante gibt es speziell fürs Arbeiten im Team eine Business-Version, die es ermöglicht, Notizen für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich und durchsuchbar zu machen. Hat ein Kollege bereits Hintergründe zu einem Thema recherchiert oder Dateien erstellt, weist Evernote darauf hin. So sehen alle im Team direkt, welches Wissen schon vorhanden ist. Evernote eignet sich auch zur Digitalisierung von Dokumenten: Fotografiert man aus der App heraus beispielsweise Visitenkarten, synchronisiert das Tool die Kontaktinformationen mit dem eigenen Adressbuch. Die Funktion hilft beim Networking und beseitigt zudem das Chaos in der Schreibtischschublade. Die Basis-Version ist kostenlos, Premium kostet fünf Euro, Business zehn Euro pro Monat und Nutzer.

Blue Ant

Wer gleich ein komplettes Tool fürs Projektmanagement sucht, sollte sich BlueAnt von der proventis GmbH anschauen. Der umfangreiche Service beinhaltet Planung, Ressourcenverwaltung, Zeiterfassung, ein Ticketsystem, To-do-Listen, Wissensmanagement, Abrechnung und Controlling. Je nach Ansprüchen der Nutzer gibt es drei verschiedene Editionen: Die Standard-Edition richtet sich an Start-ups und Mittelständische Unternehmen mit bis zu 100 Anwendern. Bis zu 1.000 Anwender können bei der Enterprise-Edition zusammenarbeiten. Damit lassen sich sogar kundenspezifische Module ergänzen. Als dritte Edition gibt es Blue Ant als cloudbasierte Software as a Service. Alle Versionen lassen sich kostenfrei testen. Die Cloud-Version können Unternehmen ab 2.200 Euro jährlich mieten.

Crowd Guru

Kleinere Teilprojekte wie Recherche, Texterstellung und Datenbearbeitung können einfach ausgelagert werden über das Tool Crowd Guru. Die registrierten „Gurus“ des Crowdsourcing-Dienstleisters übernehmen Aufgaben und Prozesse, bei denen große Datenmengen und Texte bearbeitet werden müssen. Dazu gehören z. B. die Recherche von Leads für den Vertrieb, suchmaschinenoptimierte Produktbeschreibungen, SEO-Texte, FAQs oder Kategorisierungen. Die Aufträge werden von der Community des Anbieters bearbeitet und kontrolliert. Aufwendige und langwierige Arbeiten können so bequem outgesourct werden. Die Abrechnung erfolgt zentral über Crowd Guru. Die Höhe der Kosten ist abhängig von der Größe des jeweiligen Auftrags. Auch ein kostenloses Testprojekt ist vorab möglich.

4Scotty

Unternehmen, die nicht nur einzelne Teilprojekte auslagern wollen, sondern einen qualifizierten IT-Spezialisten in Vollzeit suchen, sollten sich einmal das IT-Recruiting-Tool 4Scotty anschauen. Das Spannende dabei ist, dass 4Scotty den Bewerbungsprozess umdreht: Hier bewerben sich nämlich die Unternehmen direkt bei den IT-lern, indem sie eine verbindliche Einladung zu einem Vorstellungsgespräch an den jeweiligen Spezialisten schicken. Bei erfolgreicher Vermittlung erhalten Bewerber von 4Scotty ein Startgeld von 1.101,10 Euro. Das Recruiting-Tool ist zunächst für die größten deutschen Städte Berlin, Hamburg und München gestartet. Weitere Städte sind in Planung. Bei erfolgreicher Stellenbesetzung berechnet 4Scotty entweder ein Jahr lang monatlich zwei Prozent des Bruttogehaltes, oder 18 Prozent einmalig.

Passend zum Thema: “5 Rechnungstools, die jeder Gründer kennen sollte“, “5 Marketing- und Sales Tools, die Gründer kennen sollten“.

Zur Person:
Katja Gross ist seit zehn Jahren Projektleiterin bei der Messe Berlin. Seit über zwei Jahren verantwortet sie die tools und leitet die Entwicklung neuer Messen. Mit der tools gründete sie eine wichtige Plattform für webbasiertes Arbeiten und hat daher täglich mit den neusten Tools und webbasierten Softwarelösungen zu tun. Katja Gross absolvierte ein Studium der Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Messe- und Kongress-Management an der Berufsakademie in Ravensburg.

Über die tools:
tools ist die Expo + Konferenz für webbasierte Business-Anwendungen zur intelligenten Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Veranstaltung findet am 16. und 17. Juni 2015 zum zweiten Mal auf dem Gelände der Messe Berlin statt. Die Expo und Konferenz bietet praktisches Testen, Information, Weiterbildung, optimales Benchmark sowie Networking, um das passende Tool zur Optimierung der Geschäftsprozesse zu finden.

Foto: Business start, ladders to success from Shutterstock