Gründeralltag 25 Gründer über richtige gute Meetings

Wie sorgt ihr dafür, dass Meetings bei Euch nicht zum reinen Zeitfresser werden? "Wir haben extrem wenig Meetings. Ein wöchentlicher Jour fixe und bei Bedarf spezifische Meetings mit wenigen Teilnehmern. Wir arbeiten sehr stark mittels Ticketsystem und Skype", sagt Franz Buchenberger von WhatsBroadcast.
25 Gründer über richtige gute Meetings

Wer ein Start-up gründet, steht vor vielen Herausforderungen, vielen Entscheidungen sowie vielen Höhen und Tiefen. Wir haben in den vergangenen Wochen und Monaten 25 Gründer gefragt: “In jedem Unternehmen gibt es Meetings. Wie sorgt ihr dafür, dass Meetings bei Euch nicht zum reinen Zeitfresser werden?”. Hier die Antworten, die wir hier erstmals gebündelt veröffentlichen.

Natürlich versuchen wir, die Dauer unserer Meetings und die Themeneinteilung im Voraus festzuhalten. Das Ausschweifen kann jedoch nicht immer eingedämmt werden. Und man sollte es auch nicht immer tun. Der Austausch im Kollegenkreis vertieft sich, wenn man mal vom Thema abkommt. Es kann auch zu neuen Ansätzen und zu einem besseren gemeinsamen Verständnis führen.
Claudia Lang, Community Life

In unseren Meetings teilen wir die Agenda in Themenboxen ein, in die wir dann verschieden intensiv eintauchen. Da wir eine gute interne Kommunikation haben, sind Abstimmungen oft auch ohne Meetings möglich, was zeitschonend ist.
Alexander Stelmaszyk, buddy

Wir erstellen für jedes Meeting eine Agenda und arbeiten Schritt für Schritt die darauf aufgeführten Punkte ab. So vermeiden wir, abzudriften und Zeit mit Themen zu verschwenden, die uns nicht weiterbringen. Kreative Brainstormings finden dann in separaten Terminen statt.
Robert Litwak, kautionsfrei.de

Wir haben kaum Meetings, maximal zwei pro Monat. Wir nutzen Slack und das Telefon für die Kommunikation. Ein Vorteil eines Start ups ist doch der kurze und schnelle Entscheidungsweg. Meetings sind überbewertet und rauben Zeit.
Thorben Schütt, Hulk&Harmony

Am Anfang hatten wir selber mit unproduktiven Meetings zu kämpfen. Das Problem lösten wir schließlich mit fünf einfachen Regeln. Erstens: In Meetings werden Informationen diskutiert, nicht vorgetragen – dafür gibt es E-Mails. Zweitens: Auf Meetings müssen immer Taten folgen. Drittens: Nimm nur an Meetings teil, zu denen du wirklich etwas beitragen kannst. Viertens: Lege für jedes Meeting eine Agenda fest. Fünftens: Behandle deine Kollegen mit Respekt: Sei pünktlich und leg’ dein Smartphone beiseite.
Henrik-Jan van der Pol, Perdoo

Ha, ich mache klare Ansagen. Zuerst gibt’s aber eine Kuschelrunde, wie geht es allen? Dann besprechen wir den Plan, den ich im Voraus schicke. Ich moderiere die Gespräche. Am Ende noch ein Q&A und eine Zusammenfassung, worauf sich jetzt alle fokussieren müssen.
Anna Bickenbach, ResQ

Bei uns gibt es sehr wenige Meetings. Wir treffen uns ein- bis zweimal im Monat persönlich, wenn es etwas gibt, was man nicht per Skype oder Slack besprechen kann. Ansonsten gehen wir hin und wieder auf Konferenzen oder haben Termine, da bleibt viel Zeit für den persönlichen Austausch. Ansonsten haben wir nicht viel Abstimmungsbedarf. Nach 15 Jahren der Zusammenarbeit weiß man schon recht gut, wie der andere denkt.
Jens Kammerer, Jaumo

Für interne Meetings bei CareerFoundry muss vorher eine Agenda rumgeschickt werden. Außerdem versuchen wir als Co-Foudner mit gutem Beispiel voranzugehen, indem wir Meeting verlassen, wenn wir das Gefühl haben, dass wir nicht gebraucht werden. Wir haben bewusst sehr flache Hierarchien eingerichtet und versuchen jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Verantwortung zu übernehmen. Dafür muss man den Leuten aber auch entsprechende Freiräume geben.
Raffaela Rein, CareerFoundry

Wir haben eine Kultur in der niemand gerne in Meetings sitzt. Wenn alle da gleich denken, sind Meetings vorbereitet und faktenbasiert. Wenn es in einem Jour fixe mal nichts zu besprechen gibt, kann er auch einfach abgesagt werden, ohne dass man gleich denkt: “der hat seit letzter Woche nix geschafft”.
Thomas Jajeh, twago

Zunächst hilft die Nutzung von Flowdock, unserem Chat Tool, dass wir gar nicht so viele Meetings brauchen. Da ich nicht sofort auf Fragen antworten muss, hält mich die asynchrone Natur solcher Tools auch nicht zu sehr vom Arbeiten ab. Falls es aber einmal zu viel Hin und Her wird, setzen wir uns doch zusammen. Glücklicherweise haben wir im Team mittlerweile eine ausgeprägte Sensibilität dafür, wie viele Leute durch Meetings vom Arbeiten abgehalten werden. Wenn etwas nicht alle Anwesenden betrifft oder in dieser Form nicht zielführend ist, hört man bei uns sofort ein “Können wir das offline nehmen?!”
Björn Goß, stocard

Wir haben extrem wenig Meetings. Ein wöchentlicher Jour fixe und bei Bedarf spezifische Meetings mit wenigen Teilnehmern. Wir arbeiten sehr stark mittels Ticketsystem und Skype. So sparen wir zeitliche Ressourcen und arbeiten effektiver.
Franz Buchenberger, WhatsBroadcast

Meetings sind toll, Austausch ist wichtig in einem Start-up. Von Zeit zu Zeit stellen wir uns die Frage, ob man Meetings noch braucht und ändern je nach Antwort immer wieder Frequenz und Inhalt. Bei uns besteht die Gefahr, mit einem weltweit verteilten Team schnell zu viele Verpflichtungen einzugehen und dann keine Zeit mehr für die wirkliche Arbeit zu haben.
Eva Missling, 99designs

Überprüfe regelmäßig den Sinn und Zweck, verkürze Meetings und passe die Zeiten an. Wir machen das jedes Jahr.
Alok Kulkarni, Cyara

Wir achten stark darauf, dass wir nur Meetings abhalten, die tatsächlich notwendig sind und dass wir klare Ziele für die Treffen haben. Eine strikte Timebox hilft außerdem, dass alle möglichst vorbereitet zum Termin kommen. Je klarer die Ziele des Meetings und je besser die Vorbereitung der Teilnehmer, desto effizienter der Output.
Marco Cerqui, Bring

Bei uns besteht nicht einmal die Möglichkeit, dass Meetings Zeit fressen, die darauf folgenden Termine erledigen das für uns.
Constantin Eis, Casper

Wir sind ein kleines Team von fünf Leuten, wir versuchen Meetings komplett zu vermeiden. Diese gibt es nur, wenn etwas entschieden werden soll. Und wir haben ein tägliches 15 Minuten Check-In Meeting, das wir im Stehen abhalten, um auf Zack zu bleiben.
Waldemar Wegelin, Tastillery

Wir beschränken unsere Meetings auf das Wesentliche und haben zwischenzeitlich mit einer 15 Minuten Obergrenze für Meetings experimentiert. Mittlerweile setzen wir auf Agendas: Wer einen Termin ohne Talking Points anlegt, braucht nicht darauf hoffen, dass jemand erscheint. Es ist wichtig, dass alle schnell zum Punkt kommen und ihre Gedanken und ihren Input auf ein Thema bezogen und effektiv kommunizieren.
Michael Cassau, Grover

Klare Agenda und feste Uhrzeiten, die eingehalten werden. Trotzdem gibt es auch bei mir immer wieder Meetings, die unnötig gewesen wären.
Mark Ralea, Glossybox

Mit mir keine Chance, ich bin Unternehmer der alten Schule: Immer auf den Punkt und die Themen effizient abarbeiten.
Harald Meurer, HelpShops

Wir legen dafür immer Termine fest und definieren die Ziele des Meetings kurz und knapp vorab. Außerdem ist es wichtig, ab einem gewissen Punkt Verantwortung abzugeben und in seine Mitarbeiter zu vertrauen. Entscheidungen sollen auch einfach im Team stattfinden.
Fabian Mellin, moovin

Total geil: Wir haben den Open Friday erfunden. Alle zwei Wochen, ein ganzer Tag. Jeder kann jedes Meeting machen, das er will. Ja, wirklich. Auch Stricken. Dadurch werden sehr viele Meetings einfach auf diesen Tag gelegt. Sonst: Yammer hilft total. Und stehen. Stand-ups dauern halt nur halb so lang.
Tim Mois, sipgate

Wir sind da sehr klar strukturiert. Einmal die Woche gibt es eine Team-Videokonferenz über Zoom. Jeder erzählt für 1 bis 2 Minuten, welche Tasks bevorstehen bzw. abgearbeitet wurden. Zusätzlich haben wir 1 bis 2 Produkt-Workshops im Monat. Dafür treffen wir uns im Dachauer Büro und besprechen alles Wichtige. Damit sind alle unsere fixen Meetings abgeschlossen. Kurze Absprachen machen wir individuell über Slack und Zoom. Unsere Entwicklungs-Planung läuft komplett über Jira, die restliche Organisation über Wunderlist.
Markus Schicker, Outbank

Ganz wichtig: Vor jedem Meeting muss klar sein, was das Ziel bzw. die Absicht ist. Dieses sollten alle Teilnehmer ständig vor Augen haben, damit keine endlosen Diskussionen entstehen. Darüber hinaus verwenden wir eine Uhr, um auch wirklich pünktlich fertig zu werden. Am Ende eines Meetings muss zudem klar sein, wer welche Aufgaben übernimmt.
Gary Lin, Glispa

Um ehrlich zu sein: Daran arbeiten wir noch. In erster Linie versuchen wir, fokussiert Themen anzugehen und nur Teammitglieder hineinzuholen, die das Meeting unmittelbar betrifft. Ich denke aber, dass es da noch einiges an Optimierungspotential durch methodisches Vorgehen gibt. Unser Projektmanagent-Tool hilft in jedem Fall, stringent und sauber Dinge abzuarbeiten.
Simon Brunke, exporo

In meiner Arbeit als Berater habe ich mal gelernt, dass Struktur, Vorbereitung und Fokus auf Aktionen hier helfen. An dieser Stelle möchte ich das Buch “Journey to Lean” empfehlen, das hierzu viele gute Anregungen gibt.
Joachim Kaune, Fundflow

Passend zum Thema: “25 Gründer über den ganz normalen Start-up-Wahnsinn“, “Wie wichtig ist ein Businessplan? 25 Gründer antworten” und “25 Tipps, wie man am besten einen Investor anspricht

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Foto (oben): Shutterstock

Alexander Hüsing, Chefredakteur von deutsche-startups.de, arbeitet seit 1996 als Journalist. Während des New Economy-Booms volontierte er beim Branchendienst kressreport. Schon in dieser Zeit beschäftigte er sich mit jungen, aufstrebenden Internet-Start-ups. 2007 startete er deutsche-startups.de.