Gastbeitrag von Thomas K. Heiden Recruiting für ein Start-up: Vom HR-Profi lernen

Als Personalberatung gehen wir die Suche nach hochkarätigen Mitarbeitern methodisch an. Diesen Prozess wollen wir für euch aufschlüsseln. So könnt ihr ihn - zumindest in seinen Grundzügen - für euer Start-up bei der Personalsuche und -auswahl übernehmen.
Recruiting für ein Start-up: Vom HR-Profi lernen

Ihr sucht Mitarbeiter für euer Start-up? Achtung: Knapp 40 % aller Neubesetzungen erfüllen innerhalb der ersten 12 Monate nach Einstellung nicht die Erwartungen. Im Klartext heißt das: Das neue Teammitglied hat das einstellende Unternehmen nur Geld gekostet und im schlimmsten Fall sogar Schaden durch verpasste Chancen verursacht.

Eine solche Fehlbesetzung ist für gestandene Unternehmen ärgerlich, je nach Gehalt und Position auch mal richtig schmerzhaft. Für ein Start-up kann sie jedoch existenzgefährdend werden. Tatsächlich gehören Probleme im Team zu den häufigsten Gründen für das Scheitern junger Unternehmen.

Das Arbeiten in einem Start-up hat seine eigenen Herausforderungen. Mitarbeiter wie Gründer müssen flexibel agieren, Hierarchien zählen nicht, Prozesse sind kaum definiert, alles ist ständig im Fluss. Es kommt also darauf an, dass ein neuer Mitarbeiter mit eurer Start-Up Kultur zurechtkommt und ins bestehenden Team passt.

Als Personalberatung gehen wir die Suche nach hochkarätigen Mitarbeitern methodisch an. Diesen Prozess wollen wir für euch aufschlüsseln. So könnt ihr ihn – zumindest in seinen Grundzügen – für euer Start-up bei der Personalsuche und -auswahl übernehmen.

Recruiting in 5 Schritten

Unser Prozess besteht aus den folgenden 5 Schritten:
1. Kompetenzprofil erstellen
2. Teamumfeld analysieren
3. Breitbandige Personalsuche
4. Mehrstufige Personalauswahl der Kandidaten
5. Abschließende Auswahl aus den Top 5

Schritt 1: Kompetenzprofil erstellen

Der logische und leider oftmals vernachlässigte erste Schritt ist eine genaue Definition des Kompetenzprofils. Gerne wird das mit einer knappen Funktionsbeschreibung, dem Namen der Position oder bestenfalls einer Liste nötiger Skills abgehakt. Ausgangspunkt ist die Fragestellung:

Woran machen wir als Unternehmen oder wir als Gründer den Erfolg des neuen Mitarbeiters in 1, 3 und 5 Jahren fest?

Diese Kriterien werden anschließend in die notwendigen Hard- und Soft-Skills übertragen. Das ist abhängig von der Position, den Aufgaben, dem Teamumfeld und der “Corporate Culture” eures Start-ups.

Ein professionelles Werkzeug für die Erstellung eines Kompetenzprofils ist die Korn Ferry Leadership Architect Suite und deren Lominger Kompetenzen, die das Zusammenstellen von Profilen nach erfolgskritischen Eigenschaften erlaubt. Ein Leitfaden zum Einstieg, der unter anderem auch die 38 vorgegebenen Kompetenzen listet, kann kostenlos heruntergeladen werden.

Schritt 2: Teamumfeld analysieren

Was ein Kandidat mitbringen muss, hängt entscheidend vom bestehenden Team und dem gemeinsamen Spirit ab. Den Ratschlag, sich mit einem Co-Founder zusammenzutun, der einen ergänzt statt ein Klon von einem zu sein, habt ihr ja sicher schon hundertfach gehört. Genau das gleiche Prinzip gilt für jedes neue, wichtige Teammitglied. Und vor allem im frühen Stadium eines Start-ups ist JEDES Teammitglied wichtig und kann darüber entscheiden, ob euer Start-up abhebt oder untergeht.

Der Schritt 2 besteht also aus einem genauen Blick auf das bestehende Team und dem Identifizieren von Schwachstellen bzw. Lücken. Die wichtige und natürlich manchmal unbequeme Frage, die am Ende beantwortet werden soll lautet:

Was decken wir im Team charakterlich und professionell nicht ab?

Schritt 3. Breitbandige Personalsuche

Es gibt Personalberatungen, für die die Direktansprache der „Königsweg“ der Personalsuche ist. Aus unserer Sicht und vor allem Erfahrung: Ein reines Marketing-Statement.

In 11 Jahren haben wir vor allem eins gelernt: Es gibt bei der Personalsuche nicht DEN Königsweg, um den richtigen Kandidaten oder Kandidatin zu finden. Es ist wie beim Fischen. Ihr müsst mit einem breiten Schleppnetz den Meeresgrund abgrasen. Unsere Erfahrung zeigt, dass wir den finalen Kandidaten mal über eine Direktabsprache und ein anderes Mal über eine Online-Stellenbörse fanden. Wir sind jedoch jedes Mal über alle Suchkanäle gegangen. Es hat sich final immer gelohnt, breitbandig vorzugehen.

Wir bauen über unsere breitbandige Suche aus Anzeigen, Direktansprache und Netzwerksuche einen umfangreichen Pool an Bewerbern auf, den wir anschließend systematisch einem mehrstufigen Auswahlprozess unterziehen.

Direktansprache

Die Direktansprache ist der Klassiker im Executive Search, wenn es um das Besetzen hochkarätiger Positionen geht. Der Gedanke dahinter ist einfach: Oft sind die wirklich guten Leute schon vergeben. Das gilt doppelt, weil selbst unzufriedene Arbeitnehmer oft die Zähne zusammenbeißen und in einer Position bleiben, die ihnen nicht gefällt. Im Status Quo zu verharren fällt meistens leichter, als neue Ufer zu betreten.

Das Ziel der Direktansprache ist es, passende Kandidaten zum Beispiel beim Wettbewerber zu identifizieren, direkt anzusprechen und zu schauen, ob sie unter Umständen zu einem Wechsel zu euch bereit sind. Wenn der Wechsel einen Aufstieg bedeutet oder andere Vorteile mit sich bringt, ist die Bereitschaft oft da.

Side-Steps auf gleicher Ebene sind kaum attraktiv, es sei denn, die Person ist beim aktuellen Arbeitgeber frustriert, das Unternehmen steht vor der Insolvenz, der Bewerber kann an seinen Wunsch-Wohnort wechseln oder bekommt einfach ein deutlich höheres Gehalt. Achtung: Dieses Gehalt muss in euer Gehaltsgefüge passen, sonst kommt es schnell zu Frust und Zwistigkeiten im Team!

Netzwerksuche

Netzwerksuche umfasst alles, was nicht unter Direktansprache oder Anzeigensuche fällt. Dazu gehören Auftritte auf Jobmessen, Gespräche mit Experten aus dem Markt oder von Hochschulen, die Bitte um Empfehlungen aus dem persönlichen Netzwerk des bestehenden Teams und ähnliches.

Ein smartes Beispiel hat kürzlich Luis von Ahn, Gründer von Duolingo und reCAPTCHA, im Podcast von Tim Ferris gebracht. (LINK: http://fourhourworkweek.com/2016/01/26/luis-von-ahn-duolingo/ ) Eine exzellente Quelle für fähige Leute ist für ihn, bei Redeauftritten an Universitäten Probleme vorzustellen mit denen seine Unternehmen intern gerade kämpfen und um Lösungsvorschläge zu bitten. Die fähigen Kandidaten melden sich dann und können gegebenenfalls direkt eingestellt werden.

Genau so ist übrigens auch die Idee für Captchas entstanden. Ein Yahoo Mitarbeiter stellte vor Luis von Ahn und seinen Kommilitonen eine Reihe Probleme vor, die Yahoo nicht lösen konnte. Das tausendfache Anlegen von neuen Postfächern durch automatisierte Bots war eines davon. Von Ahn löste das Problem mit Captchas und Yahoo implementierte die Lösung binnen zwei Wochen. Später gründete Luis von Ahn reCAPTCHA und verkaufte das Unternehmen an Google.

Bottom line: Werdet kreativ und geht dahin, wo die Kandidaten sind!

Anzeigensuche

Wo die Direktansprache eher der Fischjagd mit einer Harpune ähnelt, hat die Anzeigensuche den wirklichen Schleppnetzcharakter. Mit überschaubarem finanziellen Aufwand kann eine hohe Reichweite generiert werden. Eine gut geschriebene Ausschreibung ist außerdem leicht zu finden für Bewerber, die aktiv auf Jobsuche sind und sich selbst als passende Kandidaten sehen.

Für die Mitarbeitersuche in Start-ups bieten sich die folgenden Stellenbörsen an:
• XING
• Stepstone
• experteer
• deutsche-startups.de
• Gruenderszene.de
• startupsucht.de
• gruenderluft.de
• Uni-Stellenbörsen

Auch hier gilt, es gibt nicht DIE Online-Stellenbörse, in der ihr immer die passenden Mitarbeiter findet. Mit Stepstone, Experteer und Xing haben wir gute Erfahrungen gemacht. Experteer ist vor allem dann gut, wenn ihr zum Beispiel eine C-Level-Position mit sechsstelligem Gehalt besetzen möchtet. Stepstone und XING bringen euch viel Bewerber-Traffic. Um im Fischer-Jargon zu bleiben allerdings auch mit viel Beifang, den ihr nicht unbedingt haben wollt. LinkedIn zeigt bei uns und Kollegen oft wenig Ergebnisse. Studentische Stellenbörsen bieten sich vor allem dann an, wenn ihr auf der Suche nach Praktikanten oder Werkstudenten seid.

Title sells!

Die Resonanz auf Stellenanzeigen ist stark von der Bezeichnung bzw. dem Level der Position abhängig. Bei breiter Anzeigenstreuung erhalten wir für eine Geschäftsführer-Positionen gerne mal 300 Bewerbungen. Und das selbst bei einer aggressiven Ablehnungsstrategie schon beim Informationsgespräch am Telefon für die Bewerber. Wenn wir in den gleichen Medien einen Key Account Manager suchen, kommen wir über die Anzeigen auf max. 20 Bewerbungen plus max. 5 über die Direktansprache, wenn wir 120+ Personen angesprochen haben.

Als Start-up habt ihr zwei „Währungen“: Jobtitel und Anteile, mit denen Ihr Kandidaten gewinnen könnt. Wenn ihr einen „Leiter(in) Vertrieb“ sucht, sprecht ihr automatisch andere Bewerberkreise an, als bei einem „Sales Manager“. Versetzt euch in die Lage des Bewerbers, und überlegt warum er wechseln sollte. Wie gesagt, ein Wechsel in eine ähnliche Position ist deutlich weniger attraktiv als der nächste Karriereschritt, selbst wenn beide Positionen zunächst One-Man-Shows sind. Welche Form der Beteiligung (Gesellschafteranteile, Phantom-Shares, etc.) ihr eurem zukünftigen Mitarbeiter anbieten wollt oder könnt, hängt von euren Investoren oder eurer Philosophie ab.

Schritt 4: Mehrstufige Personalauswahl

Als nächstes geht es daran, die Masse der eingegangenen Bewerbungen zu sichten und systematisch zu filtern. Im ersten Schritt könnt ihr wirklich unpassende Bewerbungen direkt aussortieren. Etwa, wenn jemand für eine Position offensichtlich nicht qualifiziert ist, gefragte Fähigkeiten nicht mitbringt, nur remote arbeiten will, obwohl euch Office-Präsenz wichtig ist etc.

Anschließend werden die prinzipiell passenden Kandidaten sortiert. Ein schneller Lösungsweg ist hier, die „harten Daten“ wie Bildungsstand, bisherige Karriere und Erfahrung etc. mit Punktwerten zu belegen. Diese können in eine Excel-Liste eingetragen werden. In einer weiteren Spalte werden die Punktwerte dann mit einer einfachen Formel unterschiedlich gewichtet – je nachdem, was für euch wichtig ist – und zu einem „Qualityscore“ zusammengefasst. Nach diesem kann die Liste sortiert werden, um schnell die besten Bewerber/innen zu identifizieren. Wenn ihr nach ein paar Stichproben und vielleicht Anpassungen an der Formel mit der Validität der Sortierung zufrieden seid, geht es in die nächste Runde: Interviews bzw. Assessments.

Wie ihr nun qualitativ wirklich die besten herausfiltert, hängt vom Budget, euren Möglichkeiten und der Wichtigkeit der Position ab. Interviews mit den Top 20 Kandidaten bieten sich an. Wir machen es zweistufig, führen kurze Telefon- oder Skype-Interviews mit den Top 20 und unterziehen anschließend die Top 10 einer intensiven Prüfung. Man kann auch von Management Assessments sprechen. So kann ein großer Pool Bewerber auf eine wichtige Position auf die besten 5 Kandidaten reduziert werden.

Schritt 5: Finale Auswahl aus den Top 5

Im finalen Schritt präsentieren wir unserem Auftraggeber die Top 5 Kandidaten. Diese erfüllen das Anforderungsprofil am besten, decken die „weißen Flecken“ im bestehenden Team ab und teilen die Werte, die das Unternehmen bzw. Team ausmachen.

Im Start-up könnt ihr das ähnlich abbilden, indem ihr die besten fünf Kandidaten dem Team vorstellt und ihr gemeinsam die abschließende Entscheidung trefft.

Ihr seht, dass die Suche, Bewertung und Auswahl von Personal ein professionelles Vorgehen erforderlich macht, um auf 40%-X zu kommen! Der Aufwand lohnt sich, damit euer Start-up zukünftig noch erfolgreicher wird. Viel Erfolg!

Zur Person
Thomas K. Heiden ist Gründer der Personalberatung heiden associates, die auf Management Audits, Executive Search, Teamfit-Analysen und das Coaching von Führungskräften spezialisiert ist. Er unterstützt Start-ups und gestandene Unternehmen bei der Suche nach Führungskräften, der Beurteilung der Managementebene und beim Aufbau erfolgreicher Teams.

Foto: Human resources management concept business man selecting virtual interface from Shutterstock