Online oder Offline, hauptsache Onboarding!

Die schöne neue Hiring-Welt gerät aus den Fugen. Denn derzeit gilt: Arbeit vom Wohnzimmertisch statt aus dem Großraumbüro und Video-Calls statt persönlichem Kennenlernen. Dennoch haben viele Unternehmen kurz vor der Krise, oder sogar noch während der Pandemie, neue Mitarbeiter eingestellt. Somit stellt sich unweigerlich die Frage: Wie arbeiten HR-Teams neue Mitarbeiter ein, wenn niemand im Büro ist?

Es gibt Mittel und Wege auch trotz Home Office, instabiler Internetverbindung und provisorischen Behelfsmaßnahmen effiziente und gemeinsame Onboarding-Erlebnisse zu schaffen. Bei Pipedrive ergänzten wir unsere Teams ebenfalls kurz vor Lockdowns und Abstandsregelungen mit neuen Teammitgliedern. Unser Onboarding, eigentlich ein zweiwöchiger Marathon aus Präsentationen, Einführungen in die technischen Tools, Unternehmenswerten und intensiven Produkt-Crash-Kursen. In Folge der Schutzmaßnahmen mussten wir unsere neuen Mitarbeiter allerdings frühzeitig weltweit auf digitalem Wege einarbeiten. Und wie funktioniert nun Online-Onboarding?

Die Aufmerksamkeitsspannen am Bildschirm sind kürzer

Präsentationen können sich ziehen wie Kaugummi. Jeder hat diese Erfahrungen schonmal gemacht; ob an der Universität, im Arbeitsalltag, in Workshops oder damals zu Schulzeiten. Irgendwann schaltet der Kopf ab, die Konzentration sinkt. Die Teilnehmer einer britischen Studie verfügten über eine durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne von 14 Minuten. Steht man den wankenden Zuhörern persönlich gegenüber, kann man auf den Konzentrationsverlust eingehen, den Präsentationsstil wechseln, Fragen stellen und die Aufmerksamkeit wieder hochfahren.

Doch im Home Office sitzen die Gesprächspartner zig Kilometer voneinander entfernt und sehen sich nur über den Bildschirm. Für den Moderator ist es kaum noch einzusehen, ob er die volle Aufmerksamkeit der „Zuschauer” hat. Besonders herausfordernd in der Online-Welt: Durch die räumliche Distanz ist man empfänglicher für Ablenkungen. Die WhatsApp-Nachricht, die eingegangene Mail, das Geräusch im Hintergrund, die Haustürklingel – schon ist die Aufmerksamkeit verloren.

Wenn man über die Schwierigkeiten Bescheid weiß, kann man sie direkt einplanen. Wir fanden in unseren Onboardings heraus, dass 20 Minuten das Maximum sind. Dann sinkt die Konzentration unweigerlich. Dementsprechend teilen wir unsere Calls in Blöcke auf. Jeder dauert maximal 20 Minuten. Ist diese magische Grenze überschritten, gibt es eine kurze Unterbrechung; auch wenn das Gesprächsthema noch nicht abgeschlossen ist. Im Anschluss an die kurze Pause kann man gerne auf das Thema zurückkommen.

Apropos Unterbrechung: Hiermit meine ich keine vollständigen Pausen. Sondern eine kurze Abkehr, eine kurze Ablenkung von einem Diskussionsthema. Nach jedem Happen Informationen gibt es einen kurzen Moment zum Lachen oder Schmunzeln. Dies kann ein kleines Gif sein, eine lustige Geschichte, ein schnelles Quiz. Der Hintergrund: Studien legen nahe, dass Lachen die Produktivität und Konzentration steigert (Forbes).

Trial and Error

Die Corona-Krise, inklusive ihrer Home-Office-Order, ist für uns alle ein erstes Mal. Remote-Working war zwar in den vergangenen Jahren schon ein geflügeltes Wort, viele Kollegen und Kolleginnen haben sicherlich schonmal von Zuhause aus gearbeitet und auch der Termin mit dem internationalen Kunden fand hin und wieder per Video statt. Doch Digitalisierung hin oder her, die große Mehrheit der Unternehmen war noch nie gezwungen, jedwedes physische Miteinander über mehrere Wochen und Monate in die Online-Welt zu verschieben.

Somit gibt es nur wenige Grundlagen, auf denen man Online-Onboardings aufbaut. Das digitale Neuaufsetzen dieses Prozesses ist eine durchgängige Trial-and-Error-Phase; getreu dem Motto Versuch macht klug. Die zuvor angesprochenen 20 Minuten nach denen unbedingt eine kleine Ablenkung folgen sollte? Diese Erfahrung mussten wir in einigen anderen Meetings zuvor auf die harte Tour machen. Wichtig ist: Ungereimtheiten, Fehler und Schwierigkeiten im Ablauf sind normal. Worauf es ankommt, ist auf diese Herausforderungen schnell zu reagieren. Deshalb müssen wir das Onboarding nicht nur halten, sondern konstant überwachen, überprüfen und analysieren – und diese Learnings bereits am nächsten Tag umsetzen.

Arbeitet mit dem, was ihr habt.

Eins sollte trotz allem klar sein: Onboarding-Prozesse müssen in der digitalen Welt nicht gänzlich neu erfunden werden. Wichtiger ist, kreativ mit den Materialien umzugehen, die bereits vorliegen. Wir verwenden inzwischen beispielsweise viele Videos, Fotos und Grafiken unserer Employer-Branding-Teams. Diese waren eigentlich für Job-Messen oder Events in unseren Büroräumen gedacht – heute ersetzen sie in unserem Onboarding etwa die Büro-Touren. Wir können die Leute vielleicht nicht physisch durch unsere Räumlichkeiten führen, doch wir können ihnen virtuell einen Einblick in unsere Büros, unseren Arbeitsalltag und unsere Unternehmenskultur bieten. 

Hierzu mussten wir keine neuen Materialien erstellen, Videos drehen und Ressourcen investieren, sondern einfach auf die Mittel zurückgreifen, die uns vorliegen. Kreativität steht in der Online-Onboarding-Welt im Vordergrund.

Miteinander geht auch digital!

Nur weil Home-Office drauf steht, bedeutet das noch lange nicht, dass keine Gemeinsamkeit drin ist. Viele Unternehmen haben bereits Mittel und Wege für sich entdeckt, die Unternehmenskultur auch in Heimarbeit hochzuhalten. Virtuelle Treffen, ob zum Mittagessen oder gemeinsamen Feierabendgetränk, erzeugen auch vor dem Bildschirm ein Gefühl der Gemeinsamkeit. Und kaum etwas ist für neue Mitarbeiter wichtiger, als in die Gemeinschaft des Unternehmens aufgenommen zu werden. In einem Unternehmen neu anfangen und wochenlang kaum einen neuen Kollegen treffen – das stellt auch auf emotionaler Ebene einen schwierigen Start dar.

Digitale Tools wie etwa Donuts sorgen allerdings dafür, dass sich Menschen auch Online schnell neu kennen lernen. Das Tool verbindet zwei Teilnehmer zufällig für einige Zeit miteinander, schaltet dann zum nächsten. Speed-Dating für das Onboarding. So können neue Mitarbeiter ihre Kollegen genauer kennen lernen, sich mit ihnen unterhalten und neue Kontakte knüpfen.

Mentoren sind wichtiger denn je

Zu guter Letzt müssen sich alle HR-Teams selbst ein Geständnis machen: Niemand merkt sich bei der Einarbeitung alles, was stundenlang auf ihn einprasselt bis ins letzte Detail. Gerade in den oftmals trockenen Vorstellungen von internen Tools wie dem CRM, der Zeit-Tracking-Software oder dem Backend geht vielleicht die ein oder andere Info unter. Im normalen Arbeitsalltag kein Problem. Ich tippe meinem Nachbarn auf die Schulter und frage ihn nett, ob er mir vielleicht kurz helfen kann, wenn ich etwas nicht verstanden habe. Doch wenn wir alle allein zu Haus sitzen?

In den Home-Office-Zeiten sind Mentoren somit wichtiger denn je. Mentoren sind die Guides der neuen Mitarbeiter für die ersten Tage. Sie führen sie durch die Arbeitsprozesse, helfen ihnen bei Problemen, stehen ihnen bei Fragezeichen zu Tools und Co mit Rat und Tat zur Seite. Sie sind die erste Anlaufstelle für Fragen aller Art. Mentoren ersetzen den Sitznachbarn im Großraumbüro und sind die Schulter zum Antippen. Sie vermeiden, dass neue Mitarbeiter bei Fragen in ihrem Schreibtischstuhl versinken oder an bestimmten Stellen stecken bleiben. Somit übernehmen sie eine wichtige Rolle: Sie knüpfen direkt an den theoretischen Onboarding-Prozess an und sind die Brücke zur praktischen Einarbeitung. Sie garantieren, dass die neuen Mitarbeiter nahtlos ins Team integriert werden.

Über die Autorin:
Claudia Moreira Leitão ist Global Head of People and Culture bei Pipedrive, einem der weltweit führenden Anbietern von CRM-Software. Claudia führt Pipedrives HR-Team und ist verantwortlich für die Entwicklung und Ausführung der Unternehmens-Strategie in den Bereichen Hiring, Talent und Onboarding.