Gastbeitrag 10 erprobte Low-Budget-Ideen für dein nächstes Event

Mit wenig Geld viel erreichen - Low-Budget-Ideen für Veranstaltungen! Sorge dafür, dass dein Event abwechslungsreich ist und binde deine Teilnehmer ein. Egal, ob du “nur” dein neues Produkt vorstellst oder eine ganztägige Veranstaltung mit vielen Themen organisierst.
10 erprobte Low-Budget-Ideen für dein nächstes Event

Events sind eine hervorragende Möglichkeit auf dein Start-up aufmerksam zu machen. Außerdem kommst du mit deinen Kunden leicht ins Gespräch. Doch wie so oft in einem Start-up, sind die Finanzen knapp und die Ansprüche hoch. Damit dein Event trotzdem ein voller Erfolg wird, stelle ich dir hier 10 erprobte Low-Budget-Ideen für deine nächste Veranstaltung vor.

1. Begeisterte Teilnehmer dank interaktiver Eventformate

Fangen wir gleich mit dem Wichtigsten an: Deinem Programm. Ob deine Teilnehmer auf ihren Stühlen einschlafen oder ob sie etwas von deiner Message mitnehmen, hängt maßgeblich von deiner Programmgestaltung ab. Niemand will auf einer Veranstaltung stundenlang den Vorträgen zuhören. Wusstest du, dass 82% aller Vorträge vom Publikum als “einschläfernd” beurteilt werden? Sorge dafür, dass dein Event abwechslungsreich ist und binde deine Teilnehmer ein. Egal, ob du “nur” dein neues Produkt vorstellst oder eine ganztägige Veranstaltung mit vielen Themen organisierst. Übrigens: Lässt du genug Zeit und Raum für Networking, kommst auch du mit deiner Zielgruppe viel leichter ins Gespräch. Deine Teilnehmer profitieren davon auch, denn Networking ist DER Grund Events zu besuchen. Alles andere gibt es heute auch online. Sorge also für einen echten Mehrwert – für dich und deine Teilnehmer. Du kannst folgende interaktive Formate einsetzen:

  • Business-Speed-Dating
  • Campfire
  • Roundtable
  • Fishbowl
  • World-Cafe
  • Barcamp / Open Space

2. Interaktion dank kostenfreier Votingtools

Diese interaktiven Eventformate passen nicht zu deiner Veranstaltung? Kein Problem! Um deine Teilnehmer dennoch zu aktivieren, kannst du sie mit Hilfe von Umfragen ins Programm einbinden. Stell einfach ein paar simple Fragen, die jeder gern beantwortet oder welche auf dein Produkt neugierig machen. Und zeige die Antworten des Publikums in Echtzeit auf der Leinwand. Dafür musst du weder IT-Spezialist sein noch tief ins Portemonnaie greifen. Nutze einfach kostenfreie Votingtools. Das bekannteste Tool ist Sli.do. Doch auch TEDME oder Voxvote könntest du für deine nächste Umfrage nutzen. Oder fordere dein Publikum dazu auf, selbst Fragen mit Hilfe dieser Apps zu stellen. Keine Angst, als Moderator dieser Tools kannst du unangemessene Fragen vorher herausfiltern.

3. Ein professionelles Tool für deine Anmeldungen

Willst du gleich von Anfang an, als Profi wahrgenommen werden, binde ein professionelles Anmeldetool ein. Natürlich könntest du auch Excel oder jede andere Software für Tabellenkalkulation nutzen, um deine Anmeldungen zu verwalten. Professioneller sieht es aus, wenn du auf deiner eigenen Website ein Kontaktformular einbaust. Überlege dir vorab, was du unbedingt wissen willst: Name, Vorname, Unternehmen, E-Mail. Damit du auch wirklich Zeit sparen kannst, muss deine Website im Backend eine Liste als herunterladbare csv zur Verfügung stellen. Ist dein Event kostenfrei, gibt es sogar den professionellen Service dieser Anbieter kostenfrei: Eveeno, Eventbrite und Xing-Events. Alle drei bieten umfangreiche Leistungen und heben dein Event gleich auf ein ganz neues Level. Organisierst du eine kostenpflichtige Veranstaltung, empfehle ich dir ebenfalls einen Profi-Anbieter.

Apropo kostenpflichtig: Verkaufst du Tickets, sichere deine Einnahmen ab und nutze eine Rücktrittsversicherung für Seminare, Konferenzen & Co.

4. Empfehlungsmarketing kurbelt deinen Ticketverkauf an

Nutze die Reichweite deiner Fans in den Sozialen Medien und setze eine für dich passende Variante des Empfehlungsmarketings auch für dein Event ein. Du könntest zum Beispiel Rabattcodes zeitgleich mit deinen Anmeldebestätigungen versenden. Mit diesen Codes erhalten sowohl der Neugeworbene als auch der Werbende beispielsweise 5% Rabatt auf dein Ticket. Bei Xing-Events lässt sich das beispielsweise ganz leicht umsetzen. Du kannst natürlich auch ganz andere Varianten wählen – nutze einfach deine Fantasie. Hauptsache, deine Teilnehmer machen nun auch Werbung für dein Event. Und du weisst ja: Was wir von Freunden, Bekannten oder Kollegen empfohlen bekommen, schätzen wir als viel wertvoller ein.

5. Sachsponsoring sichert dir Getränke und Speisen

Das Catering verschlingt im wahrsten Sinne des Wortes häufig einen Großteil eines Eventbudgets. Mit einem Sachsponsoring können deine Cateringkosten auf Null sinken. Doch so völlig gratis gibt’s im Leben nur sehr wenige Dinge oder wie die Amerikaner so passend sagen: “There is no free lunch”. Denke bei deinen Verhandlungen mit Sponsoren also immer an das Prinzip des Geben und Nehmen. Was kannst du deinem Sponsor bieten? Lädst du eine Zielgruppe ein, die auch für ihn spannend ist? Ist dein Thema eins, mit dem er gern gesehen werden möchte? Gut, dann hast du den Einstieg gefunden. Jetzt bist du dran. Was kannst du geben? Biete ihm beispielsweise Reichweite über Social Media und bedenke ihn bei den Begrüßungsworten. Oder garantiere (s)eine Logopräsenz auf all deinen Eventmaterialien – online wie offline. Bevor du einen Anbieter ansprichst, überlege ganz genau, welcher zu deinem Event passen könnte. Getränke- und Snackanbieter sind dankbare Sponsoren. Wie wäre es mit einem Craftbeer, einem Bio-Drink oder einem Bio-Müsli auf deinem Event? Findest du gar keinen Sponsor, kannst du auch den Gratis-Anteil der Speisen und Getränke angemessen reduzieren. Beispielsweise sind auf deiner Abendveranstaltung Softdrinks kostenfrei und alkoholische Getränke zahlt jeder Teilnehmer selbst. Was auch immer du dir einfallen lässt: Beachte die Gepflogenheiten in deiner Branche und bedenke, dass Essen und Trinken zu den menschlichen Grundbedürfnissen gehören. Mit anderen Worten: Ist der Kaffee kalt oder reicht er nicht aus, färbt das auf dein komplettes Event ab. Ganz egal wie gut du es geplant hast.

6. Finde einen Sponsor für die Location

Der nächste große Kostenblock fällt häufig auf die Locationmiete. Deshalb ist es auch hier wenigstens einen Versuch wert, einen Sponsor zu suchen. Wie beim Catering ist es ganz wichtig, dass du dich fragst, wer zu deinem Event passt. Wer hat Interesse an deiner Zielgruppe oder deinen Themen. Frage dich darüber hinaus, ob er auf eine Mietzahlung von dir angewiesen wäre. Also ist das Vermieten von Räumen sein Geschäftsmodell? Wenn ja, wird er verständlicherweise auf einen Geldfluss achten. Hotels beispielsweise müssen Umsätze erwirtschaften. Jedoch hat der ein oder andere Interessenverband vielleicht noch einen Meeting- oder Konferenzraum. Diese Räume sind meist nicht seine eigentliche Einnahmequelle. Daher stehen die Chancen gut, dass er einem sogenannten Barterdeal zustimmt. Biete wie auch beim Catering eine adäquate Gegenleistung. Denke bei deiner Suche auch an außergewöhnliche Eventlocations genauso wie an Räume in Behörden oder Institutionen, die zu deinem Thema passen. Engagiert sich dein Start-up für die Umwelt, findest du sicherlich eine größere NPO, die auch Räume hat. Kannst du ein innovatives Geschäftsmodell vorzeigen, interessiert sich dafür eher ein Wirtschaftsverband oder -institution. Denke auch die Technik. Ist diese bereits vorhanden? Kannst du bereits eingebaute Beamer nutzen? Darfst du deinen eigenen Laptop mitbringen? Den passenden Mac-Adapter hat übrigens fast keine Location auf Vorrat. Bringe diesen immer selbst mit. Noch ein Tipp: Frage bei der Locationsuche nach Tagen, die nicht so häufig gebucht werden. Freitage und Montage sind gute Tage.

7. Das perfekte Layout für dein Eventprogramm

Dein Team hat möglicherweise noch keinen Grafiker an Bord. Macht nichts! Mit Canva kannst du kostenfreie und kostengünstige Grafiken und sogar Eventflyer oder Programmübersichten erstellen. Überlege dir zuerst, welche Inhalte unbedingt in deine Einladung oder dein Programm hineingehören. Dazu zählen zum Beispiel: Name, Datum, Ort deines Events, ebenso eine Anfahrtsbeschreibung und eine Programmübersicht. Denke nun auf jeden Fall an all deine zuvor gewonnenen Sponsoren. Platziere ihre Logos an prominenter Stelle! Hast du alle Inhalte zusammengestellt, kannst du das passende Template auswählen. Am besten suchst du dir eins aus, welches deinem Corporate Design schon sehr nahe kommt.

8. Hochglanzfotos für Social Media

Ansprechende Fotos für die Sozialen Medien kannst du dank wirklich leistungsstarker Smartphones heutzutage selbst aufnehmen. Die integrierten Kameras sind meist schon ziemlich gut. Noch besser werden deine Fotos, wenn du den Bildausschnitt, die Ausrichtung, Lichter, Farben und die Schärfe verbesserst. Denke auch ans Branding und füge dein Logo ein. Hier sind drei wirklich einfach zu bedienende und in der Basic-Variante kostenfreie Apps für iOS und Android:

  • Snapseed
    Damit kannst du schnell und kostengünstig deine Fotos direkt auf dem Smartphone verbessern: schärfen, Lichtkorrektur, horizontal und vertikal gerade “rücken”.
  • Layout von Instagram
    Schöne und schnelle Fotocollagen erhältst du mit dieser App.
  • Watermaker
    Damit kannst du Texte und dein Logo in die Fotos einfügen – sogar png-Dateien mit transparentem Hintergrund.

PS: Brauchst du hochwertige Fotos, engagiere lieber gleich einen Profi.

9. Mehr Reichweite dank der Teilnehmer

Wie du schon beim Ticketverkauf gesehen hast, brauchst du die Social-Media-Arbeit nicht (mehr) alleine machen. Rufe auf deiner Veranstaltung aktiv zur Beteiligung auf. Lobe beispielsweise einen Live-Twitter-Contest aus. Wer wird der aktivste Twitterer der heutigen Veranstaltung sein? Dafür gibt es zahlreiche Trackingtools. Ein sehr mächtiges, allerdings kostenpflichtiges ist TweetBinder. Stelle auch eine Belohnung in Aussicht. Denke dabei an das heutige Medien- und Geltungsbedürfnis deiner Teilnehmer. Gib ihnen die Chance zu mehr Präsenz. Erwähne sie bei deinen Abschlussworten vor dem Plenum, überreiche eine Urkunde, stelle ihr Foto in die Sozialen Medien und so weiter. Sei kreativ und wähle etwas Passendes. Apropo Geltungsbedürfnis: Hast du einen Promi auf deinem Event, gib deinen Teilnehmern die Chance auf ein Selfie mit ihm. Eine coole Selfie-Wand und eine Twitterwall sorgen übrigens auch für noch mehr Postings zu deinem Event.

10. Namensschilder

Ein wichtiges Tool fürs Networking. Doch diese kleinen Schilder in einer Plastikhülle verschlingen mehr Budget als sein muss. Günstiger sind die Textilaufkleber, die es z.B. von Herma zum Preis von ca. 20 Euro für 250 Stück gibt. Achtung: Auf ein teures Abendkleid würde ich die niemals kleben (lassen), da manche Stoffe sehr empfindlich reagieren. Du kannst die Produktion der Namensschilder auch komplett an deine Teilnehmer outsourcen. Gestalte eine dafür pdf im A4-Format, denn nur A4-Drucker sind in den meisten Unternehmen und Haushalten vorhanden. Auf dieses Blatt fügst du die wichtigsten Informationen ein und sagst “dies ist dein Einlassticket, bring es mit”. Sollen nun deine Teilnehmer auch ein lesbares Namensschild haben, könnten sie das vor Ort entsprechend falten. Du gibst vor Ort die passenden Plastikhüllen aus und lässt dir diese  am Ausgang zurückgeben. Damit du die Hüllen auch wirklich zurück erhältst, muss da dann auch jemand stehen.

Fazit:

Du siehst, es gibt viele Möglichkeiten, dein Event auch mit schmalem Budget durchzuführen. Überprüfe einfach kritisch jede einzelne Kostenposition und sei kreativ. Werde dir auch über deinen Umgang mit Geld bewusst, denn das beeinflusst dein Ausgabeverhalten mehr als du manchmal denkst ;)

Zur Autorin:
Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für eure Prozesse!

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Foto (oben): Shutterstock