#5um5 5 Tools, um produktiver zu arbeiten

Wir sind abgelenkt, wir prokrastinieren, wir verbringen Zeit mit Aufgaben, die inzwischen Tools für uns übernehmen können. Wir stellen Tools aus 5 unterschiedlichen Bereichen vor, um zumindest eine Idee davon zu vermitteln, bei welchen Aspekten uns geholfen werden kann.
5 Tools, um produktiver zu arbeiten

Unsere Rubrik “5um5” liefert jeden Tag um Punkt 5 Uhr insgesamt – wer hätte das gedacht – 5 wissenswerte Fakten, bahnbrechende Tipps oder hanebüchene Anekdoten rund um ein startupaffines Thema. Heute geht es um: Tools, die dabei helfen, produktiver und effizienter zu arbeiten.

Coffitivity

Wie viele große Romane in Cafés entstanden, ist legendär. Die Macher von Coffitivity untermauern wissenschaftlich, warum: Laut einer Peer-Review-Studie der University of Chicago ist “ein moderater Umgebungslärm förderlich für kreative Kognition”. Kurzum, das bedeutet, dass man ein bisschen abgelenkt sein muss, um kreativer zu sein. Deshalb passieren AHA-Momente, wenn wir uns die Zähne putzen, duschen oder den Rasen mähen. Wenn wir nicht zu sehr auf eine Aufgabe fokussiert sind, fallen uns tolle Dinge ein. Im Coffee Shop lenkt uns das Geplapper und Klappern tatsächlich ein wenig ab und lässt unsere kreativen Säfte fließen. Wer’s also mag, lasse seine Kreativität von den Sound-Kulissen bei Coffitivity ankurbeln. Mit dem Premium-Account für 9 US$ jährlich bereist man akustisch noch mehr Kaffeehäuser.

Google Spracheingabe

Journalisten dürfen aufatmen. Vorbei ist die mühsame Tipperei zum Beispiel bei der Transkription von Interviews. Google Spracheingabe. Denn seit einiger Zeit haben die kostenlosen Google Docs, die ja ohnehin unschlagbar sind, wenn es zum Beispiel um Zusammenarbeit an Texten im Team geht, eine “Zum Diktat bitte”-Funktion an Bord. Einfach ein Google Dokument in Chrome öffnen – in anderen Browsern funktioniert die Spracheingabe nicht – und unter “Tools” auf Spracheingabe klicken. Und los geht’s. Sprechen Sie einfach Ihren Text statt ihn zu tippen. Die Spracherkennung in mehreren Sprachen ist erstaunlich gut, selbst Eigennamen und ungewöhnliche Wörter werden meist fehlerfrei erkannt. Selbst englische Fachtermini in ansonsten deutschen Texten erkennt die Spracheingabe mit hoher Wahrscheinlichkeit. Bei deutschen Satzzeichen hakelts, “Punkt” schreibt das Tool gern aus, in englischen Texten funktioniert aber auch die verbale Interpunktion reibungslos. Wer gut darin ist, eigene Texte zu diktieren statt “mit den tippenden Fingern zu denken”, spart natürlich auch bei anderen Textsorten als Transkriptionen viel Zeit, wenn er nicht ohnehin als Vielschreiber tippend genauso schnell ist wie sprechend. Und in Coworking-Spaces dürfte diese Funktion beim nahen Umfeld auch nicht sonderlich beleibt sein. Aber grundsätzlich ist die Spracheingabe große Klasse und ersetzt problemlos teure Diktatsoftware.

Forest

Smartphone-Detox mit Forest : Eine wirklich charmante Lösung, um fokussierter zu arbeiten und sich nicht ständig durch Facebook, Spiele oder Twitter auf dem Smartphone ablenken zu lassen, ist Forest. Wenn Sie die App auf IoS- oder Android-Smartphones starten, säen Sie einen virtuellen Baum aus, der innerhalb von 30 Minuten zu einem stattlichen Baum heranwächst. Wer innerhalb dieser Zeit die App verlässt, um doch wieder Timelines zu checken oder zu daddeln, lässt seinen Baum verkümmern. Wer aber die jeweils 30 Minuten nutzt, um zum Beispiel konzentriert zu arbeiten, pflanzt so nach und nach einen richtigen Wald. Die Geschichte des “Waldes” kann man verfolgen und mit Freunden teilen. Zusätzliche Motivation bietet die Partnerschaft der App-Macher mit der Organisation Trees for the Future zusammen, die echte Bäume auf der Erde pflanzt. Wenn ein Nutzer virtuelle Münzen ausgibt, die er im Wald verdient, um echte Bäume zu pflanzen, spendet das Forest Team dieser Organisation und erstellt Pflanzaufträge.

Sanebox

Sanebox filtert automatisch die unwichtigen E-Mails aus Ihrem Posteingang heraus und gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Ihr E-Mail-Leben produktiver gestalten können. Der Dienst analysiert Ihre E-Mail- und Social-Network-Beziehungen, um zu entscheiden, welche E-Mails in Ihrem Posteingang wichtig sind und welche nicht. Sie verwenden diese Informationen dann, um Ihre Posteingangspost in Ordnern abzulegen, so dass das, was im Posteingang übrigbleibt, überschaubar ist.
Das Programm lässt dich trainieren und auch manuell kontrollieren, so dass die Sorge, wichtige E-Mails könnten ungelesen im Nirwana verschwinden, unbegründet ist. Sanebox funktioniert nicht mit Pop3-Postfächern, sondern nur mit IMAP-Postfächern. Unterstützt werden Outlook, Office365, gmail, Apple iCloud und sogar Yahoo!. Wer also eine aufgeräumte Inbox schätzt aber kein Fan davon ist, selbst Ordner anzulegen und Regeln zu erstellen, findet in Sanebox einen halbautomatischen Helfer.

RescueTime

RescueTime trackt und analysiert im Hintergrund alle Aktivitäten auf dem Rechner und bringt bei dieser automatischen Selbstüberwachung in der Regel erschreckende Ergebnisse zutage. Man teilt die Arbeit mit allen wichtigen offline-Programme und online-Tools und Websites in Kategorien von “sehr produktiv” über “neutral” bis “sehr störend” ein – wobei sich diese Einstellungen manuell nachjustieren lassen. Außerdem kann man Zeitfresser gezielt blockieren. Rescue Time ist für Windows (Phone), Mac, Linux, Chrome OS (als Add-On) und Android verfügbar. Wer sich also traut, der Prokrastinations-Wahrheit ins zeitdatenbasierte Gesicht zu sehen, der installiere sich dieses Tool doch mal für eine Weile. RescueTime Lite ist gratis, zusätzliche Funktionen bietet die Premium-Version für 9 US$ monatlich.

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Elke Fleing aus Hamburg liefert Texte aller Art, redaktionellen Content und Kommunikations-Konzepte. Sie gibt Seminare, hält Vorträge und coacht Unternehmen. Bei deutsche-startups.de widmet sie sich vor allem Themen und Tools, die der Erfolgs-Maximierung von Unternehmen dienen.