“Wir brechen Meetings ab, wenn wir nicht weiterkommen”

Unsere Rubrik “5um5” liefert jeden Tag um Punkt 5 Uhr insgesamt – wer hätte das gedacht – 5 wissenswerte Fakten, bahnbrechende Tipps oder hanebüchene Anekdoten rund um ein startupaffines Thema. Heute geht es um: 5 Gründer über die Meeting-Kultur in ihrem Unternehmen.

In jedem Unternehmen gibt es Meetings. Wie sorgt ihr dafür, dass Meetings bei Euch nicht zum reinen Zeitfresser werden?

Zu zweit ist das noch relativ einfach zu managen. Unsere Meetings haben immer eine Agenda. Was wir nicht machen, ist uns zeitlich zu begrenzen, ganz einfach, weil unsere Meeting-Themen große Themen sind und unsere Learnings aus den letzten drei Jahren gezeigt haben, dass man sich für die wichtigen Themen ausreichend Zeit nehmen muss, um diese von allen Seiten zu durchdenken und zu diskutieren. Wir nutzen auch oft unsere gemeinsame Mittagspause, um operative Dinge zu besprechen oder uns gegenseitig auf den neuesten Stand aus unseren Arbeitsbereichen zu bringen. Beide kennen wir Meetings, die lange dauern und wenig Output haben – von daher sind wir trainiert, den Fokus zu halten und ergebnisorientiert zu sein. Einer von uns übernimmt immer die Rolle, sollte es thematisch abschweifen, das Meeting wieder in die Spur zu bringen und auch auf die Zeit zu achten. Wir brechen Meetings auch ab, wenn wir das Gefühl haben, dass wir damit nicht weiterkommen und vertagen uns.
Claudia Seehusen, Ogaenics

Bei Testbirds arbeiten wir in Meetings mit einer sogenannten „Flying Agenda“. Das bedeutet, dass die Themen für die Besprechung zu Beginn von den einzelnen Mitarbeitern bestimmt werden. Dafür gehen wir mehrmals reihum und jeder nennt ein Stichwort zu seinem Thema, aber immer nur eines. Die einzelnen Punkte notieren wir auf einem Flipchart oder digital per Screensharing. Dieser Prozess wiederholt sich so lange, bis keiner mehr einen neuen Agendapunkt hinzufügt. Dann arbeiten wir die Themen der Reihe nach durch.
Philipp Benkler, Testbirds

Wir wissen, was wir besprechen wollen und bereiten uns so darauf vor, dass jeder nur seine Lösung präsentiert. Dann entscheiden wir, welches der beste und einfachste Lösungsweg ist. Wenn dieses Schema mal nicht funktioniert, nehmen wir uns die Zeit und gehen erst wieder auseinander, bis wir eine Lösung gefunden haben. Auch wenn es – wenn auch selten – in solchen Fällen mehrere Stunden dauert.
Moritz Rappold, Topglas

Klare Zielsetzung für Termine, Meeting Notes, wechselnde Moderatoren und Time Slots
Ilhan Zengin, ShowHeroes

Wir haben ziemlich klare Regeln – einmal die Woche Standup, ein längeres Meeting pro Monat und ein kurzes Bi-monthly Meeting. Jedes dieser Meetings findet zu einer bestimmten Zeit jeden Monat statt. Individuelle Teams haben außerdem noch kurze Meetings einmal die Woche. Wir haben eine genaue Agenda für jedes Meeting und die wird vorher mit dem gesamten Team geteilt. So stellen wir sicher, dass wir alles Nötige abdecken und unseren Zeitplan einhalten. Ich glaube diese Routine und der genaue Zeitplan hilft uns dabei weitere, oft unnötige Meetings zu verhindern, denn jede/r im Team weiß, wann das nächste Treffen stattfindet um weitere Themen anzusprechen. Wenn es mal etwas wirklich Dringendes gibt, kann man das natürlich flexibel einschieben.
Nicole Winchell, tbd*

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Foto (oben): Shutterstock