IT-Set-up für Startups: Mit diesen 5 Systemen läuft dein ganzes Business

SaaS-Lösungen für Projektmanagement, kostenlose Cloud-Angebote für Dateisicherung, Video-Calls, Chats – die Liste könnte ewig so weiter gehen. Denn das Angebot an IT-Leistungen ist riesig und jeden Tag gibt es neue Tools, die versprechen, Startups das Leben zu erleichtern. Doch eigentlich brauchen Gründer nur eine gute Grundausrüstung, damit das Business läuft. Ein Gastbeitrag von Matthias Bollwein über die wichtigsten Systeme für Startups.

Das Unternehmen ist angemeldet, das Team steht schon in den Startlöchern und jetzt fehlt eigentlich nur noch die IT-Infrastruktur, um so richtig durchzustarten. Doch Startups tendieren besonders am Anfang ihres Unternehmensaufbaus dazu, sehr viele Insellösungen zu verwenden. Einzelne, nicht verknüpfte Systeme für z.B. die Buchhaltung, die Warenwirtschaft, das Projektmanagement und vieles mehr. Für den Anfang ist dieser Weg der naheliegenste, jedoch nur kurzfristig der praktikabelste und kostengünstigste. Es gibt wesentlich effizientere Lösungen, mit denen man sich von Tag eins an professionell aufstellen kann und gleichzeitig das Budget schonen. Für Gründer gibt es nichts wertvolleres als Zeit – die richtige Lösung unterstützt interne Prozesse in jeder Phase, indem sie vielseitige Funktionalität liefert. Doch welche Tools sind von Beginn an unverzichtbar und welche IT-Systeme lohnen sich wirklich?

Die Basics – Grundlegende Tools, die jedes Startup braucht

Die Investition in eine neue IT-Lösung sollte gut durchdacht sein, um Zeitverluste durch spätere Umzüge zu vermeiden – häufiges Nachjustieren vernichtet die Ersparnisse, die man sich vielleicht durch den Einsatz kostenloser Tools erhofft. Insbesondere im Hinblick auf das Wachstum des Unternehmens sollten Gründende sich eine gute Basis-Infrastruktur einrichten, die sich einfach erweitern lässt. Dabei sollte man die Lizenzkosten genauso im Auge behalten wie die Komplexität der täglichen Prozesse, bei denen man Anwendungs-übergreifend arbeitet. Zum Basic-Setup gehören eine File-Sharing-Plattform bzw. ein Server mit Remote-Zugang sowie Email-Server, gemeinsame Kalender- und sonstige Kollaborations-Tools wie Aufgabenverwaltung und Chatprogramme – am besten natürlich mit integrierter Videokonferenz-Funktion.

Filesharing einfach gemacht

An Daten- bzw. Filesharing kommt kein Startup vorbei. Das gehört wirklich zu den absoluten Basics und sollte so gestaltet werden, dass das Team alle Daten an einem zentralen Ort ablegt, speichert und teilt. Dafür bieten sich zum einen öffentliche Cloud-Lösungen an, bei denen unter anderem auf den freien Speicherplatz geachtet werden sollte. Wie bei allen Cloud Anwendungen gilt ein besonderes Augenmerk dem Anbieter selbst. Denn auch Startups sind nicht von Datenschutz-Richtlinien ausgenommen. Ein europäischer Dienstleister ist ein Muss, denn es fallen immer personenbezogene Daten an. 

Die Qual der Wahl: Public Cloud Dienst oder In-House Cloud Lösung

Neben den Public Cloud Diensten sind auch In-House Lösungen für Startups leicht umsetzbar und bringen nochmal viele Vorteile mit sich. Mit einem In-House Cloud-Server laufen die Kosten bei steigender Datenmenge und Nutzerzahl im Gegensatz zur Public Cloud nicht aus dem Ruder. Er vereinfacht die zentrale Account-Verwaltung und ermöglicht es, alle relevanten Systeme auf einer Plattform zu vereinen. Zu allen geläufigen Public Cloud Anwendungen, ob Daten-Cloud, Projektmanagement oder Chat, gibt es sehr gute Alternativen, die auf dem eigenen Cloud Server integriert werden können. Auch bei diesem „Miniatur-Rechenzentrum“ im Startup kann jeder aus dem Team von überall zugreifen – egal ob im Büro, im Home-Office oder von unterwegs. 

CRM und Buchhaltung sind das A & O

Die Suche nach einem passenden ERP-System oder einer guten Buchhaltungs-Software, gestaltet sich oft zeit- und kostenaufwendig. Gerade ein CRM-Tool ist von Beginn an unumgänglich. Denn nur mit Hilfe einer ausführlichen Lead- und Kunden-Verwaltung, können zielgerichtet erste Einnahmen generiert werden. Zudem setzt die DSGVO einen zentralen Speicherort der Kundendaten voraus. Sowohl beim ERP als auch beim Buchhaltungssystem ist es wichtig, dass es eine DATEV-Schnittstelle bereitstellt, sonst spart man sich unter Umständen Software-Kosten, aber die Rechnung vom Steuerberater wird dafür umso höher. Tipp: Es gibt bereits viele Anbieter, welche ERP- und CRM-Systeme koppeln.

Startup-Organisation mithilfe von Projektmanagement-Tools

Essenziell für Startups ist ebenfalls ein System, um Projekte und Aufgaben im Team zu organisieren. Dabei ist es von Vorteil, mit einem Tool zu arbeiten, das alle wichtigen Infos, Dokumente und Daten zentral speichert, damit diese mit wenigen Klicks zu finden sind. Pluspunkte bekommen Programme, die es ermöglichen, sich im Team Aufgaben zuzuteilen und den Kunden bzw. Partner direkt ins Projekt miteinzuladen.

Insider-Tipps und Tricks für die optimale IT-Ausstattung für Startups

Bei der Auswahl der IT-Systeme sollten Startups unbedingt auf die Funktionen, Lizenzen, Kaufpreise und Support-Angebote achten. Wichtig ist die Aufstellung einer langfristigen Kostenkalkulation, denn nicht alle Tools, die am Anfang günstig und effizient erscheinen, lohnen sich auf lange Sicht. Auch sollte die Frage gestellt werden, ob das angestrebte Tool mit dem Startup mitwachsen kann.

Viele Anbieter bieten anfangs kostenlose Demo-Versionen an, damit Unternehmen und Startups unverbindlich testen und in Ruhe entscheiden können, ob die IT-Lösung wirklich zu ihnen passt. Hier sollte man die Kündigungsfristen vom Testzeitraum im Blick behalten. Außerdem gibt es bei einigen Anwendungen die Möglichkeit, Programme zwar eingeschränkt, dafür aber kostenlos zu nutzen. Gründende sollten bei der Wahl der Softwarelösungen auf die Schnittstellen achten. Denn viele Tools lassen sich miteinander vernetzen und zentral von einer Plattform steuern. Durch diese Integrationen arbeitet das Team nur über ein System und greift auf alle Funktionen zu. 

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Über den Autor
Matthias Bollwein ist Mitgründer des IT-Startups Uniki, das mit dem ELLY Server eine einfache und hochsichere IT-Lösung für mittelständische Unternehmen anbietet. In der privaten ELLY Cloud werden Daten gespeichert, automatisch verschlüsselt und können ortsunabhängig abgerufen werden. Dabei spielt die Datensicherheit in der Cloud eine große Rolle.

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