#Gastbeitrag

Herausforderung Home Office: Warum Vertrauen die Lösung ist

Bereits vor COVID-19 arbeiteten 20 Mitglieder unseres deutschen Pleo-Teams zeitweise aus dem Home Office. Daher war es für uns kein völliger Kaltstart. Innerhalb 24 Stunden hat unser internationales Team mit 200 Mitarbeitern den Arbeitsplatz nach Hause verlegt.
Herausforderung Home Office: Warum Vertrauen die Lösung ist
Dienstag, 28. April 2020Vonds-Team

Status Quo. Die COVID-19 Krise ist ein andauernder Stresstest für viele Unternehmen. Sie werden von einem Moment auf den anderen gezwungen, sich auf ein wandelndes Betriebsklima einzustellen. Firmen müssen neue Strukturen aufbauen und diese in kürzester Zeit zum Laufen bringen. Es versteht sich von selbst, dass dies eine ganze Reihe neuer Herausforderungen mit sich bringt. Das Arbeiten im Home Office rüttelt Betriebs-, Management- und Kommunikationsstrukturen auf. Man darf auch die sozialen Aspekte nicht vergessen: Ein Arbeitsalltag ohne Kollegen, hitzige Teambesprechungen und Büroklatsch und -tratsch? Unvorstellbar!

All dies kann ziemlich überwältigend sein. Wir sehen die Umstände jedoch als gute Gelegenheit, das Vertrauen in unsere Teams zu testen. Ist es machbar in einer Zeit, die maßgeblich von Ungewissheit geprägt ist, auf Vertrauen und Bindung zu bauen, anstatt auf KPIs? Wir sagen: Ja!

Gestern noch Großraumbüro, heute Home Office. Und nun? Jetzt ist es an der Zeit, den Stier bei den Hörnern zu packen und kreative Lösungen zu finden, Gewohnheiten zu ändern und Routinen aufzurütteln. Das ist leichter gesagt als getan, denn Führungskräfte sehen sich nun neuen Herausforderungen gegenüber.

Motivation: Ohne den Austausch mit Kollegen im Büroalltag bricht Vertrautes weg und bevor man sich versieht, sitzt man in Jogginghose und Wohlfühlschlappen im Zoom-Meeting. Keine Sorge, wir haben alle darüber nachgedacht! Das Home-Office bringt ein hohes Maß an Autonomie mit sich und wir müssen lernen das Potential zu erkennen und ein gutes Handling zu finden. Der Mangel an persönlicher Interaktion macht es Managern momentan schwer, Feinheiten im Verhalten zu erkennen, sei es persönlich oder beruflich.

Kommunikation: Wichtig ist nun, jeden einzelnen Mitarbeiter zu erreichen und sicherzustellen, dass er/sie eine Stimme bekommt. Die Herausforderung besteht darin, nicht nur Mitarbeiter zu hören, die im Spotlight stehen, sondern auch jene abzuholen, die im Hintergrund sind.

Our Way. Bereits vor COVID-19 arbeiteten 20 Teammitglieder aus dem Home Office. Daher war es für uns kein völliger Kaltstart. Innerhalb 24 Stunden hat unser internationales Team mit 200 Mitarbeitern den Arbeitsplatz nach Hause verlegt. Das war die Stunde unserer Kollegen, die auch sonst von zu Hause arbeiteten, denn sie konnten uns mit ihrer Erfahrung und nützlichen Tipps zur Seite stehen. Wir wussten, dass die neuen Strukturen im Einklang mit dem stehen müssen, woran wir glauben: Power to the People!

Transparenz: Wir wollen, dass sich unsere Teams stets gut informiert wissen. Neben täglichen Stand-ups und häufigen 1:1-Terminen, haben wir einen virtuellen Raum, in den die Kollegen je nach Bedarf reinspringen können. Er wird nicht nur für Besprechungen genutzt, sondern auch zum gemeinsamen Arbeiten und ein Gefühl von Miteinander zu haben, ganz nach der Devise: zusammen ist man weniger allein. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass jeder im Unternehmen Raum und eine Stimme bekommt, um seine Gedanken und Gefühle zu äußern. Unser Gründer, Jeppe, nimmt mit Loom 2-4-minütige Videos auf und hält so alle täglich auf dem Laufenden.

Happiness: Wir lieben es, gemeinsam Zeit miteinander zu verbringen. Im „The Pleo Channel” kommen wir am Abend 30 Minuten für ein virtuelles Spiel, Quiz oder einfach nur zum Plaudern zusammen. Mia, Product Analyst, ist begeisterte Improvisationsdarstellerin und hat für uns kürzlich eine Improshow gehalten. Morgens treffen wir uns zum Sommerbody-Workout – alles digital. Alles natürlich freiwillig. Es geht uns darum, als Team zusammenzurücken und gemeinsam gesund und motiviert zu bleiben in dieser verrückten Zeit.

Gleichberechtigung: Wir sind ein sehr bunter Haufen und wir finden das großartig! Einige von uns haben Kinder, die durch die Wohnung toben, andere pflegen Angehörige. Momentan hat jeder etwas anderes zu Schultern. Alles unter einen Hut zu bringen ist nicht einfach, dennoch sind wir überzeugt, dass jeder Einzelne sein Bestes gibt. Für uns ist es wichtig, dass sich alle Mitglieder unserer Familie geschätzt fühlen, und wir versuchen eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die eine Kultur des Respekts, der Freundlichkeit und des Optimismus fördert. Heutzutage kommt das oft in Form von: „Danke für das gemeinsame Durchhalten. Wir stehen hinter dir”.

Fokus: Unser Teamzusammenhalt hilft dabei, unsere gemeinsame Vision stets vor Augen zu halten. Auf der Grundlage von Vertrauen und gegenseitiger Unterstützung entwickeln die Teams mehr Selbstvertrauen und Resilienz. In dem Wissen, dass wir auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, können Führungskräfte auf 9 to 5-Routinen verzichten. Vielleicht gilt dies nicht für jede Abteilung, aber die „neue Normalität” ermöglicht und erfordert momentan Loslassen und Machen Lassen. Nachteulen können nun nachts arbeiten, Familien können ihren Alltag mit Arbeit und Kind frei gestalten.

Derzeit blicken wir auf sieben Wochen Home Office zurück und sind stolz, solch eine überwältigende Solidarität erlebt zu haben: Die Teams sind einfühlsamer, empathischer und die Unterstützung untereinander ist im Allgemeinen außerordentlich. Die Umstände haben Innovation vorangetrieben: wir denken unkonventioneller und gehen Probleme und Aufgaben kreativer an.

Ein Blick in die Zukunft. Was bedeutet das für unser zukünftiges Arbeitsumfeld? 2025 könnten 70 Prozent der Arbeitnehmer an mindestens fünf Tagen in der Woche im Home Office sein. Diese Prognose kann für Betriebe sowie für die Arbeitskultur im Allgemeinen ein immenser Schub sein. Die Mitarbeiterbindung wird sich in Unternehmen, die auf Vertrauen setzen, deutlich verbessern. Gleichzeitig ergeben sich dadurch viele Möglichkeiten, weil Mitarbeiter mehr Freiräume bekommen und ihr Potential voll entfalten können. Dies schlägt sich wiederum positiv auf die Produktivität nieder. Eine win-win Situation, aus der Unternehmen gestärkt herausgehen können – selbst unter widrigen Rahmenbedingungen.

Insbesondere junge Unternehmen sollten von Anfang an auf eine vertrauensbasierte Kultur achten, nicht nur auf KPI und Leitbilder. Ihre Manager müssen in der Lage sein loszulassen – um Vertrauen zu fördern. Das Gute daran: Wer diese Situation gemeinsam meistert, wird langfristig profitieren: Persönlich und geschäftlich. Jedes Teammitglied wird sich daran erinnern, das man sich auf seine Kollegen und das Management verlassen kann.

Über die Autorin
Marie Moesgaard ist Pleos Country Managerin in Deutschland. Das Fintech wurde 2015 in Kopenhagen von Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet. 8000 Unternehmen in sechs Märkten nutzen die intelligente Lösung für das automatische Verwalten von Unternehmensausgaben. Pleo wurde als Nordic Startup of the Year 2019 ausgezeichnet und beschäftigt 200 Mitarbeiter aus 42 verschiedenen Ländern in Büros in London, Stockholm, Berlin sowie Kopenhagen. Pleo, das vollwertige Firmenkreditkarten herausgibt und über eine DATEV-Schnittstelle verfügt, fängt Belege unterwegs ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung überflüssig.