Gastbeitrag So können Startups ihr Mahnwesen optimieren

Die Regelmäßigkeit der Mahnläufe ist eine wichtige Voraussetzung für einen zügigen Zahlungseingang. In jedem Fall ist es ratsam, Erinnerungs- und Mahnschreiben fristgerecht zu versenden – nur so tritt das Unternehmen dem Kunden gegenüber professionell und selbstbewusst auf.
So können Startups ihr Mahnwesen optimieren

Für ein junges Unternehmen gibt es keine größere Belohnung als eine steigende Zahl ausgehender Rechnungen. Das vertriebene Produkt oder die angebotene Dienstleistung ist gefragt – und das ist gut so, offenbar hat man alles richtig gemacht!

Kauf auf Rechnung – im Idealfall gewinnbringend für Kunden und Unternehmen

Bei Kunden beliebt und deshalb weit verbreitet ist die Bezahloption “Kauf auf Rechnung”. Ein Produkt wird bestellt und geliefert oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen, die Zahlung erfolgt anschließend bis zu einem zuvor festgesetzten Termin statt. So zumindest die Theorie. Im Grunde handelt es sich hierbei um einen Kredit, auch wenn die Laufzeit außerordentlich kurz ist. Insofern ist der Rechnungskauf ein Service am Kunden, schließlich kann er sich in aller Ruhe von der Leistung überzeugen.

Diese Zahlungsart schafft Vertrauen in ein Unternehmen, das – gerade, wenn es noch recht jung ist – über eine wachsende Kundschaft froh sein wird. Im Idealfall profitieren also beide Parteien: Der Kunde vom Kauf ohne Risiko und das Unternehmen vom zufriedenen Kunden, der gerne wieder kauft oder die Leistung weiterempfiehlt.

Die Gefahr des Zahlungsausfalls

Mit steigender Rechnungszahl steigt aber leider auch die Anzahl der Rechnungen, die nicht fristgerecht bezahlt werden. Anfangs ist das vielleicht noch verschmerzlich, doch schon nach absehbarer Zeit kann die Summe der ausbleibenden Zahlungen beträchtlich werden. Nicht bezahlte Rechnungen können die Liquidität des jungen Unternehmens maßgeblich negativ beeinflussen: Zunächst fehlt das Geld für anstehende Investitionen oder den Ausbau des Teams, später kann sogar die eigene Zahlungsunfähigkeit drohen – selbst die beste Idee und das engagierteste Team können dem wenig entgegensetzen.

Anders als viele etablierte Unternehmen verfügen Startups meist nicht über ausreichend Eigenkapital, das Zahlungsausfälle über einen längeren Zeitraum abfedern kann. Das hat zur Folge, dass ausbleibende Zahlungen sofort unmittelbare Auswirkungen auf die Liquidität des Startups haben können.

Häufige Fehler im Mahnwesen vermeiden

Wird eine Rechnung nicht bezahlt, erhält der Kunde meist eine freundliche Zahlungserinnerung, es folgen die erste und die letzte Mahnung. Hierbei immer nach dem gleichen Schema vorzugehen ist naheliegend, schließlich gibt es im jungen Unternehmen noch mehr zu tun. Natürlich ist es übertrieben, jedem säumigen Kunden eine handgeschriebene Botschaft zu überbringen, aber ein standardisierter Mahnlauf, der mit einigen Feinheiten aufwartet, führt meist zu einem schnelleren Zahlungseingang.

Mit diesen hilfreichen Tipps lässt sich das Mahnwesen im Startup optimieren:

  • Die Regelmäßigkeit der Mahnläufe ist eine wichtige Voraussetzung für einen zügigen Zahlungseingang. In jedem Fall ist es ratsam, Erinnerungs- und Mahnschreiben fristgerecht zu versenden – nur so tritt das Unternehmen dem Kunden gegenüber professionell und selbstbewusst auf.
  • Um selbst im Mahnprozess nicht die Kundenorientierung zu verlieren, empfiehlt sich eine Angabe der telefonischen Erreichbarkeit. So können Fragen von Kunden unverzüglich aus dem Weg geräumt oder individuelle Zahlungsziele ausgemacht werden.
  • Durch das Setzen positiver Zahlungsanreize kann der Zeitpunkt des Zahlungseingangs beeinflusst werden. Mahngebühren und Verzugszinsen können angedroht, bei zeitnaher Zahlung aber erlassen werden.
  • In jedem Schreiben sollten die Konsequenzen der ausbleibenden Zahlung unmissverständlich kommuniziert werden. Hierdurch wird dem Kunden klar, dass das Startup über die gesetzlichen Regelungen Bescheid weiß und einer klaren Vorgehensweise folgt.

Abhilfe durch Automatisierung

Die manuelle Durchführung eines geordneten Mahnwesens bindet wichtige Ressourcen im Unternehmen. Mit dem Einsatz digitaler Tools werden aufwendige Prozessschritte automatisiert: Von der Belegerkennung über die Synchronisierung der Geschäftskonten, dem automatischen Auslisten von Rechnungen, der buchhalterischen Vor-Kontierung, der automatischen Verwaltung aller Debitoren, bis zum automatischen Versand von Dokumenten können sämtliche Teilschritte mittlerweile komfortabel und ohne großen Aufwand durchgeführt werden.

Gerade in Startups ist es wichtig, dass sich das Team nicht mit langwierigen Verwaltungsaufgaben beschäftigen muss, sondern die Entwicklung des Produkts oberste Priorität hat. Hier helfen skalierbare Software-Lösungen dabei, ein stringentes und professionelles Debitorenmanagement durchzuführen, ohne den Fokus auf die Kerntätigkeit zu verlieren.

Über den Autor
Florian Kappert ist Co-Founder und Geschäftsführer der 2015 gegründeten Bilendo GmbH, dem ersten B2B-SaaS Anbieter zur Optimierung der Liquidität von Unternehmen und Automatisierung des Mahnwesens. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen mit Rechnungen ab, verschickt Dokumente wie Mahnungen per E-Mail sowie Post und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge. 

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