Gastbeitrag von Thomas Hoffmann Mit diesen Tipps gelingt die Urlaubsübergabe garantiert

Regeln Sie genau, wer Sie vertritt und die Verantwortung trägt. So verhindern Sie, dass Aufgaben wegen unklarer Zuständigkeit nicht bearbeitet werden können. Bei klarer Regelung haben Ihre Kollegen ausreichend Gelegenheit, Rücksprache zu halten.
Mit diesen Tipps gelingt die Urlaubsübergabe garantiert

Es ist Sommer! Es ist Urlaubszeit! Doch bevor es in die verdiente Auszeit geht, ist auch in jungen Unternehmen eine Urlaubsübergabe unerlässlich. Sie vermeidet, dass Aufgaben während der Abwesenheit liegen bleiben. Vor allem aber ist sie essenziell, damit Arbeitnehmer im Urlaub auch wirklich entspannen können. Sorgen um wichtige Projekte im Büro können die Erholung im Urlaub stark einschränken. Wer nicht regelmäßig abschalten und sich erholen kann, wird auf Dauer unproduktiv und kündigt schlimmstenfalls. Deshalb ist es auch im Interesse der Vorgesetzten, gute Urlaubsübergaben ihrer Mitarbeiter sicherzustellen. Denn: Entspannung in Ferien und Freizeit ist entscheidend für erfolgreiches und vor allem glückliches Arbeiten. Hier 5 Tipps für die perfekte Urlaubsübergabe.

1. Der frühe Vogel fängt den Wurm
Erinnern Sie Ihre Kollegen spätestens ein bis zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag und planen Sie ausreichend Zeit für die Übergabe ein. Freitags um 17 Uhr ist niemand mehr konzentriert, der Termin sollte also früher stattfinden. Dadurch geben Sie den Kollegen genügend Zeit, um Ihnen nach dem Gespräch Rückfragen stellen zu können. Auch für sich selbst sollten Sie einen Puffer einrechnen: Legen Sie sich keine wichtigen Aufgaben oder Termine kurz vor den Urlaub, um unnötigen Stress zu vermeiden. In jedem Fall ist es ratsam, sämtliche Verantwortlichkeiten, Aufgaben sowie externe Kontakte schriftlich festzuhalten. Dieses Dokument dient ihren Kollegen als Erinnerung und kommt auch zum Tragen, falls eine Vertretung ausfällt und jemand anderes einspringen muss.

2. Klare Zuständigkeiten
Regeln Sie genau, wer Sie vertritt und die Verantwortung trägt. So verhindern Sie, dass Aufgaben wegen unklarer Zuständigkeit nicht bearbeitet werden können. Bei klarer Regelung haben Ihre Kollegen ausreichend Gelegenheit, Rücksprache zu halten. Auf diese Weise kann frühzeitig geklärt werden, ob Ihre vorgesehene Vertretung genügend Kapazitäten frei hat. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie sich in Absprache mit Ihrem Vorgesetzten besser nach einer Alternative umsehen. Oft ist es sinnvoll, Ihre Aufgaben an mehrere Kollegen zu delegieren, um die Belastung gleichmäßig zu verteilen.

3. Ordnung ist der halbe Urlaub
Eine unstrukturierte Rückkehr kann die Erholung schnell zu Nichte machen. Dagegen helfen zwei einfache Maßnahmen: Zum einen sollten Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihren Unterlagen schaffen, um nach Ihrer Rückkehr nicht vom Chaos auf dem Schreibtisch erschlagen zu werden. Zum anderen sollten Sie sich eine To-Do-Liste für die Zeit nach Ihrem Urlaub anlegen. Beides hilft Ihnen, sich in den ersten Tagen nach Ihrer Rückkehr zu motivieren und Aufgaben richtig zu priorisieren.

4. Ich bin dann mal weg
Auch wenn Sie Ihre wichtigsten Kontakte vorab über Ihren Urlaub informiert haben, ist eine Abwesenheitsnotiz unerlässlich. Diese sollte folgende Informationen enthalten: Das Datum Ihrer Rückkehr, den Kontakt Ihrer Vertretung sowie einen Hinweis, ob die E-Mail weitergeleitet wird. Gegebenenfalls sollten Sie auch eine Weiterleitung Ihres Telefons an Ihre Kollegen einrichten.

5. Telefonische Erreichbarkeit klären
Besonders in leitenden Positionen ist es oft vertraglich vereinbart, auch im Urlaub erreichbar zu sein. Für diesen Fall sollten Sie feste Zeiten vorgeben, in denen Sie ans Telefon gehen oder E-Mails beantworten. So wissen die Kollegen, wann Sie Auskunft von Ihnen bekommen können und stören Sie nicht bei einer unpassenden Gelegenheit. Außerdem ist diese Vorgehensweise effizienter und Sie kommen besser zur Ruhe, als immer mal wieder zwischendurch auf das Handy oder den Laptop zu schauen.

Zum Autor
Thomas Hoffmann ist Director North bei Robert Half Deutschland.

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Foto (oben): Shutterstock