Übersicht Die 5 bekanntesten Automationstools

Automations-Tools sind 'virtuelle Assistenten ohne menschliche Bedürfnisse'. Sie arbeiten komplexe Workflows ab, bedienen unser Smart Home, 'recherchieren', erledigen Social Media-Jobs, nehmen uns lästige Dateneingabe-Aufgaben ab und vieles mehr. 5 der besten stellen wir vor.
Die 5 bekanntesten Automationstools

Ja, es wirkt ein bisschen spooky, was die Automations-Tools alles können. Du sagst zum Beispiel einer App: “Tell Alexa to lock up at night” und die Hue-Lampen werden gelöscht, das Garageio-Garagentor geschlossen und das Android-Telefon stumm geschaltet. Ohne, dass Du weiter etwas dazu tust. (Das Beispiel stammt aus dem Artikel IFTTT wird vielseitiger)

Oder es passiert wie von Geisterhand dies, wenn jemand ein Formular auf Deiner Website ausfüllt: Du bekommst automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Absender des Formulars wird automatisch zur Adressenliste für eine E-Mail-Lead-generierungs-Kampagne hinzugefügt. Nach 4 Tagen wird ebenso automatisch die E-Mail-Öffnungsrate kontrolliert und – wenn sie gut ist – wird die Adresse als Kontakt in Salesforce eingepflegt. (Das Beispiel stammt von der Website von automate.io

Vodoo? Magie? Künstliche Intelligenz? Nein.
Das Zauberwort heißt ‘API’: application programming interface, zu deutsch wörtlich ‘Anwendungs­programmier­Schnittstelle‘), mittels derer verschiedene Softwares ‘miteinander kommunizieren können’.

Diese Kommunikation läuft allerdings streng reglementiert ab – und zwar entlang der Regeln, die wir vorgeben. Damit auch die vielen Nicht-Entwickler unter uns diese Regeln definieren können, gibt es Services, die unsere laienhaften Anweisungen in eine für die Anwendungen verständliche Sprache übersetzen.

Die Plattformen dieser Services, die Automationstools, fungieren sozusagen als Treffpunkt zwischen uns Befehlsgebern und den verschiedenen Anwendungen, die miteinander agieren sollen. Sie bieten diverse Vorteile:

  • Sie helfen uns, Zeit und Energie zu sparen, weil sie verschiedene Aktionen, die wir sonst manuell und nacheinander tun müssten, bündeln und diese dann auch noch automatisch abarbeiten.
  • Sie verhindern, dass uns bestimmte Routineaufgaben ‘durchrutschen’, weil sie diese automatisch und regelmäßig abarbeiten.
  • Sie nehmen uns Recherche- und Archivierungs-Aufgaben ab, die wichtig, aber zeitraubend und langweilig sind.

Und hier sind 5 der unzähligen Automations-Dienste, die unterschiedliche Schwerpunkte haben:

ifttt

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ifttt Ist das wohl bekannteste unter den Automations-Tools, das es bereits seit 2010 gibt und es ist komplett gratis.

Sein Name erklärt auch sehr schön das Prinzip, nach dem Automations-Tools arbeiten: ifttt = if this then that – zu deutsch: Wenn dies, dann das.

So sind nämlich die Befehlsfolgen aufgebaut, nach denen wir die Tools instruieren: Wenn die Voraussetzung A erfüllt ist (wenn zum Beispiel ein neuer Blogpost in Deinem Blog veröffentlicht wurde), mache B (zum Beispiel: Veröffentliche den Blogpost auf Facebook).

Eine solche Befehlsfolge speicherst Du dann als Applet (früher hieß das Rezept) entweder für Dich persönlich oder Du teilst Dein Applet öffentlich, so dass andere es auch nutzen können.

Schön an den öffentlichen Applets ist, dass man nicht nur nicht jedes Applet selbst konstruieren muss, sondern sich auch prima inspirieren lassen kann, weil man allein gar nicht auf alle schicken Möglichkeiten kommt, die machbar sind.

Weitere Inspirationen gibt es bei den Kollegen von t3n: „If this then that” im Marketing: Die besten IFTTT-Rezepte

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Knapp 400 Services können via ifttt inzwischen miteinander verknüpft werden. Dabei spezialisiert man sich anscheinend zusehends auf Smart Home- und Consumer-relevante-Anwendungen.

Aber auch viele bekannte Services zur Kommunikation, Kollaboration, zum Selbstmanagement oder für das Social Networking lassen sich via ifft miteinander verbinden.

Nachteil von ifttt: Viele echte Business-Anwendungen fehlen und es lassen sich keine verschachtelten Workflows erstellen. Eine verschachtelte Anweisung wäre eine Befehlsfolge z.B. nach der Syntax wenn A oder/und wenn B, dann C, dann D und wenn E, dann F, sonst G.

Ganz neu ist laut Heise allerdings zumindest für Partnerunternehmen die Möglichkeit, auch komplexere Workflows mit ifttt zu bauen. Da scheint also einiges zu passieren. Vermutlich lässt eine Premium-Version nicht mehr allzu lange auf sich warten.

Zapier

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Zapier ist sozusagen ifttts großer Bruder fürs Business – auch wenn wahrscheinlich keines der beiden kalifornischen Unternehmen diese Analogie gern hören wird.

Auch Zapier gibt es in einer kostenlosen Variante, die aber diverse Funktions-Einschränkungen und reduzierte Services gegenüber den kostenpflichtigen Versionen hat. Die kostenpflichtigen Versionen starten ab 20 US$ monatlich.

Derzeit können etwa 750 Anwendungen – in Worten: siebenhundertfünfzig! – durch Zapier gesteuert werden. DAS Auswahlkriterium für die aufgenommenen Services heißt eindeutig ‘Business-Anwendung’.

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Es gibt wohl kein Unternehmen, gleich welcher Größe, das hier nicht die meisten seiner wichtigsten Tools findet. Und wenn nicht: Zapier bietet eine eigene API an. Darüber können Unternehmen eigene Dienste nur für den eigenen Gebrauch mit Zapier verbinden.

Inspirationen für Anwendungen gefällig?
Online Marketing: The Big List of Zapier Hacks for Marketers: 46 Recipes For Social Media, Productivity and More und hier
25 Workflow-Automatisierungen: So kombinierst du Business Tools mit Zapier
Und hier ist ein schönes Anwendungs-Beispiel detailliert beschrieben: Monitoring mit Evernote und Zapier

Microsoft Flow

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Microsoft Flow ist noch recht jung und bisher sind hier erst gut 80 Dienste angebunden. Aber das wird sicher schnell mehr werden, denn das Angebot richtet sich auch an professionelle Anwender.

Bis zu 750 Aktionen monatlich sind kostenlos, dann starten die Premium-Versionen mit Preisen ab 5 US$ monatlich.

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Naheliegender Weise liegt der Schwerpunkt auf Anwendungen von Microsoft, was aber insofern ein Vorteil ist, weil diese bei den anderen Diensten ein wenig vernachlässigt werden. Auch ungewöhnlich aber sehr nützlich sind die Anbindungen an Azure, FTP, SFTP und SQL Server.

Für die einzelnen Workflows stehen Templates zur Verfügung. Aber man kann auch mit dem visuellen Entwicklungs-Tool eigene ‘Flows’ konzipieren.

Auch bei Microsoft Flow sind Mehrfachverknüpfungen möglich. Zusätzlich können Bedingungen eingebunden werden wie z.B. “Warte 4 Tage”.

Die gewisse Proprietät des Angebots und Fixierung auf Microsoft-Tools hat allerdings auch Nachteile für die Nutzer. Dass zum Beispiel eine Anbindung zu Evernote fehlt – Microsoft empfindet Evernote ja als Konkurrenz zu OneNote, ist sehr schade.

Integromat

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integromat bietet derzeit knapp 130 Integrationen. Workflows sind mittels Formeln ähnlich wie in Excel zu erstellen.

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Neben der gratis-Version gibt Premiumversionen, deren Preise von der Anzahl der monatlichen Operationen und dem benötigten Datenvolumen abhängen. Ab 9 US$ monatlich geht’s los.

Es gibt diverse bei anderen Automationstools eher selten zu findende Integrationen, z.B. 16 für Software-Development und je 10 für Rechnungswesen und Banking relevante. Sogar 3 Integrationen mit wissenschaftlichen Anwendungen finden sich.

automate.io

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automate.io ist noch keiner der big player, bisher lassen sich auch erst 36 Anwendungen verknüpfen.

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Aber die komplexen Workflows – bei automate.io heißen sie Bots – für Business-Anwendungen sind bestechend einfach zu erstellen und deshalb soll automate.io hier seinen Platz bekommen.

Es gibt eine gratis-Version mit eingeschränkten Funktionen, die Preise der Premium-Versionen beginnen bei 15 US$ pro Monat bei jährlicher Zahlung.

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Elke Fleing aus Hamburg liefert Texte aller Art, redaktionellen Content und Kommunikations-Konzepte. Sie gibt Seminare, hält Vorträge und coacht Unternehmen. Bei deutsche-startups.de widmet sie sich vor allem Themen und Tools, die der Erfolgs-Maximierung von Unternehmen dienen.