Kollaboratives Schreiben im Web DBook: im Team umfangreiche Dokumente bearbeiten

Artikel, Ausschreibungen, Konzepte – in vielen Unternehmen werden umfangreiche Texte von verschiedenen Kollegen bearbeitet. Das oft folgende Versions- und Abstimmungschaos ist nun vermeidbar: Mit DBook wird das strukturierte Schreiben und Abstimmen von Dokumenten einfacher.
DBook: im Team umfangreiche Dokumente bearbeiten

Der Online-Service DBook des Berliner Unternehmens RebelProjekt war ursprünglich gar nicht als Geschäftsidee gedacht: Einer der beiden Gründer, Geerd-Dietger Hoffmann, versuchte in einer Nachtschicht 5 Stapel Papier mit jeweils 300 Seiten und vielen verschiedenen Anmerkungen zu einem einheitlichen Dokument zu machen – ein echter Bürojob-Albtraum. Im Anschluss setzte er sich in und schrieb ein einfaches datenbankbasiertes System, das einfache Textbausteine verwalten konnte. Schon in dieser Ursprungsversion konnten sich verschiedene Benutzer anmelden und gemeinsam an Texten arbeiten. Außerdem wurde automatisch eine Historie erstellt und das fertige Dokument stand als PDF, .doc oder in der Webansicht bereit. Eine echte Arbeitserleichterung, die sofort in mehreren Projekten auf Herz und Nieren getestet wurde. Die beiden Gründer haben im Anschluss einen Server gemietet und eine erste Version von DBook online gestellt. Als dieser Server dann eines Tages in die Knie ging wegen der hohen externen Benutzerzahlen, war den beiden sofort klar, dass DBook von vielen Menschen gebraucht wird.

Webbasiert mit vielen Features

DBook wurde speziell dafür entwickelt, Inhalte im Team zu strukturieren, zu schreiben, zu korrigieren und abzustimmen. Die Team-Mitglieder haben unterschiedliche Rollen in den so genannten „Pocs“: Der Projektleiter schafft mit der Struktur die äußeren Rahmenbedingungen und weiß über den Status der Bearbeitung Bescheid. Die Autoren sorgen mit ihrer Expertise für die Inhalte und das Lektorat überprüft die Texte auf Rechtschreibung und Grammatik sowie auf Verständlichkeit. In der Schlussphase wird das Dokument dann mit finalem Feedback versehen und freigegeben.

Die lästigen Formatierungsarbeiten, die das Arbeiten mit Word oft so umständlich machen, entfallen bei DBook fast ganz: Die Autoren arbeiten in einem bereits vorstrukturierten Umfeld, das nur noch wenige Formatierungswerkzeuge wie Bullets, Links einfügen oder Farbmarker zur Verfügung stellt. Tabellen, Grafiken und Bilder können einfach eingefügt werden. Darüber hinaus bildet DBook alle angrenzenden Prozesse wie die Dokumentenverwaltung oder die Versionierung des Dokumentes ab. Sehr praktisch: Die einzelnen Bausteine können mit Kommentaren versehen werden – offene Fragen oder Probleme können also direkt vor Ort geklärt werden und die Kommunikation bleibt für die anderen Teammitglieder erhalten. In allen Phasen kann die Struktur des Dokumentes verändert werden, eingefügte Verweise bleiben erhalten. Diese Struktur sorgt auch dafür, dass viele Objekte ihre Formatierung automatisch erhalten – Überschriften müssen zum Beispiel nicht extra ausgezeichnet werden.

Deutsche Datenschutzstandards und breite Zielgruppe

Die Server von DBook stehen in Deutschland – anders als zum Beispiel Google Drive unterliegt DBook den erheblich strengeren, deutschen Datenschutzstandards. Die User verbinden sich via https mit den Datenbanken, deren Inhalte auf System- und auf Datenbankebene verschlüsselt werden.

Mit seinen vielen Funktionen und der immensen Arbeitserleichterung beim kollaborativen Arbeiten wird DBook eigentlich von jedem gebraucht: von Unternehmen aller Branchen über öffentliche Institutionen bis hin zur Wissenschaft und Forschung hat jede Berufsgruppe Verwendung für dieses webbasierte Tool. Das Free-Paket eignet sich für Studenten oder alle, die DBook gerne mal testen möchten. Freelancer oder kleinere Unternehmen greifen am besten beim Business-Paket zu, in dem bis zu 25 Personen arbeiten können. Einen eigenen Server beinhaltet das Professional-Paket: Hier sind außerdem eigene Layouts, ein eigenes Vertragswerk und spezielle, maßgeschneiderte Funktionen möglich. Außerdem gibt es eine Schnittstelle zu einer API und Back-ups. Im Enterprise-Paket stet DBook im Unternehmensnetzwerk als Appliance zur Verfügung.

Zurzeit steht DBook, das im Juni 2014 gelauncht wurde, ausschließlich in Englisch zur Verfügung, eine deutsche Version soll aber bald folgen. Da DBook webbasiert arbeitet, funktioniert der Service in jedem Browser und auf jedem Betriebssystem – an Apps für iOS, Android, Windows, Chrome und Ubuntu wird gerade gearbeitet. DBook wurde via Bootstrapping finanziert. Investoren können sich aber gerne melden und mit den beiden Gründern sprechen.

Foto: People from Shutterstock

Christa Goede steckt viel Herzblut und noch viel mehr Expertenwissen in digitale Unternehmensauftritte: Mit individuellen Texten und Konzepten gestaltet sie Websites und Social Media-Auftritte authentisch. Ihre Erfahrung und ihr Wissen als Texterin, Konzepterin, Social Media-Managerin und Bloggerin teilt sie in Blogs oder live in Workshops und Vorträgen.