Seminare selbst organisieren Butter bei die Fische

In dieser Folge unserer Serie 'Seminare selbst organisieren' heißt das Kommando: Alles festzurren! Zuvor haben sie bereits Mitstreiter für Ihr Seminar sowie einen passenden Referenten und einen Tagungsraum gefunden. Außerdem wissen Sie bereits, was an Seminarkosten auf jeden zukommt.
Butter bei die Fische

Sie haben Mitstreiter und deren Infos über sich für Ihr selbst organisiertes Seminar gefunden (dazu ausführlich im Teil 1 der Serie), einen passenden Referenten sowie einen Tagungsraum gefunden. Außerdem wissen Sie nun schon, was auf jeden Einzelnen an Seminarkosten zukommt (all das wurde in Teil 2 erklärt). In dieser Folge unserer Serie ‘Seminare selbst organisieren’ heißt das Kommando: Alles festzurren, und zwar am besten zügig.

7. Teilnehmer-Anmeldung

Sie haben jetzt  ganz viele Informationen für Ihre Seminar-Mitstreiter gesammelt. Aber eine Sache muss noch von allen gemeinsam festgezurrt werden, bevor’s ans Eingemachte geht:

Tatsächlichen Termin des Seminars beschließen

Sie wissen die Temin-Slots, in denen die Interessenten sich das Seminar wünschen, wissen innerhalb dieser freie Termine des Referenten und wann genau der erwählte Seminarraum zur Verfügung steht.

Jetzt müssen Sie alle sich für einen Termin entscheiden. Nutzen Sie dazu am besten Doodle.

Tragen Sie die in Frage kommenden Termine ein, schicken Sie allen Interessenten den Link, um sich dort einzutragen und setzen Sie eine etwa einwöchige Deadline.

Der Termin, der die meisten Stimmen bekommt, wird’s dann. Sind 2 oder mehrere Termine gleichauf, veranstalten Sie ein Doodle-Stechen oder entscheiden einfach Sie. Letzteres ist allerdings ein bisschen riskant: Diejenigen, die gerade dann nicht können, könnten böse werden und Ihnen die Bevorzugung anderer Teilnehmer unterstellen. Wie Sie’s machen, kommt also ein bisschen auf die Chemie innerhalb der Gruppe an.

Informieren Sie alle Interessenten über die Konditionen des Seminars

Sie haben ja nun schon eine Menge recherchiert und können die Konditionen des Seminars sehr genau beschreiben.

Stellen Sie eine Übersicht für alle Interessenten – am besten als PDF – zusammen, die auch ein paar Details und vielleicht Bilder zu den wichtigsten Punkten enthält:

Workshopleitung

Stellen Sie den Trainer, die Trainerin vor. Liefern Sie ein paar Zeilen zur Person, und dazu, was ihn/sie als Ihren Referenten besonders qualifiziert. Ein Foto der Person dazu gibt dem Menschen dahinter ein Gesicht.

Seminartermin

Hier können Sie schon einen detaillierten Ablaufplan liefern, auch ohne, dass der inhaltliche Ablauf schon klar ist. Umso leichter fällt es allen Beteiligten dann, ihre An- und Abreise zu planen und hilft dem Referenten zusätzlich bei seiner Vorbereitung, Ihr Seminar inhaltlich zu gliedern.

Ein Beispiel, wie ein zweitägiges Seminar zeitlich sinnvoller Weise zeitlich strukturiert werden könnte:

Tag 1

10.00 Uhr Beginn Seminar Part 1 Möglichst später Beginn, so sparen sich die meisten Teilnehmer eine zusätzliche Übernachtung vorab, weil sie am selben Morgen anreisen können
11.30 Uhr – 11.45 Uhr Kaffeepause mit kleinem Snack Möglichst nicht deutlich länger als 90 Minuten ohne Unterbrechung arbeiten – erfahrungsgemäß lässt dann die Konzentration nach
11.45 Uhr bis 13.30 Uhr Seminar Part 2  
13.30 Uhr bis 14.30 Uhr Mittagspause Falls Sie in einem externen Restaurant zu Mittag essen müssen, setzen Sie lieber 1 ½ Stunden für die Mittagspause an und hängen die fehlende halbe Seminar-Stunde am Abend dran, sonst wird’s arg hektisch.
14.30 Uhr bis 16.00 Uhr Seminar Part 3  
16.00 Uhr bis 16.15 Uhr Kaffeepause mit kleinem Snack  
16.15 Uhr bis 18.00 Uhr Seminar Part 4  
18.00 Uhr Ende Seminar Tag 1  
Etwa 19.30 Uhr Treffen zum gemeinsamen Abendessen Alle sollten vor dem Essen ein wenig Zeit für sich haben, um abzuschalten, sich frischzumachen, E-Mails zu lesen usw.

Tag 2 könnte genauso strukturiert werden wie Tag 1, sollte aber 1 Stunde früher beginnen und dafür eine Stunde früher enden.

Der frühere Beginn ist gut möglich, weil alle ja schon vor Ort sind und das frühere Ende macht Sinn, damit alle noch die Chance haben, Zug- oder Flugverbindungen nach Hause zu bekommen. Das spart wiederum Übernachtungskosten.

Seminarort und Location

Beschreiben sie die auserwählte Seminar-Location gut, zählen sie die technischen Gegebenheiten auf und beschreiben Sie, wie das Catering während des Seminars geregelt wird.

Fotos lassen die Vorfreude steigen und eine Anfahrtsbeschreibung schützt vor dem Verirren.

Den mit öffentlichen Verkehrsmittel Anreisenden helfen zusätzlich Kilometerangaben vom Flughafen/Bahnhof zum Seminarraum bzw. zum Hotel. Wenn man zum Beispiel an München denkt, wo der Flughafen 30 km außerhalb der City liegt, können sich Leute ohne Ortskenntnis sonst schwer bei der Kalkulation ihrer Anreisezeit vertun. Dann kommen sie zum spät zum Seminar und das ist für alle unschön.

Übernachtungs-Hotel

Beschreiben Sie das Hotel, die Zimmer und seine Lage, schildern Sie seine besonderen Vorzüge bzw. warum Sie sich gerade für dieses Haus entschieden haben.

Auch hier sind Fotos schön, um sich alles besser vorstellen zu können: Bilder der Zimmer, des Frühstücksraums, ggfs. des Spa-Bereichs…

Kosten für jeden Teilnehmer transparent kommunizieren

Listen Sie alle entstehenden direkten Kosten für das Seminar genau auf (s. 6.). und liefern Sie eine Aufstellung, wie hoch die anteiligen Kosten  pro Person bei 6, 7, 8… Teilnehmern wären. Sie wissen ja noch nicht, wie viele Teilnehmer sich tatsächlich anmelden werden und ersparen allen so unliebsame Überraschungen.

Neben den direkten Seminarkosten müssen die anderen wissen, was ein Einzel- und was ein Doppelzimmer im Hotel Ihrer Wahl kostet und was das Frühstück.

Außerdem sollten Sie mitteilen, dass für die eigenen Reisekosten jeder Teilnehmer selbst aufzukommen hat, wie auch die Buchungen dafür selbst zu tätigen sind.

Honorar für die Organisierenden?

Eigentlich ist dieses Tutorial für diejenigen gedacht, die ehrenamtlich für sich selbst und andere Mitstreiter ein Seminar, einen Workshop organisieren.

Aber wie Sie sehen, ist das tüchtig viel Arbeit, wenn man’s ordentlich machen will, und das über einen längeren Zeitraum hinweg.

Es ist also nicht ehrenrührig, wenn Sie mit den anderen ein moderates Honorar vereinbaren, das Sie für all die Arbeit bekommen. Wenn alle damit einverstanden sind und bereit sind, ihren Anteil daran zu bezahlen: Warum  nicht?

Wenn es ein solches Orga-Honorar gibt, müssen Sie dieses natürlich in die auf alle umzulegenden Kosten einrechnen. Wobei Sie dabei durch Teilnehmerzahl minus eins (bzw. zwei oder drei, wenn Sie Mitorganisatoren haben) dividieren müssen – es kann ja nicht sein, dass Sie sich selbst ein Honorar zahlen.

Die Anmelde-Umfrage

Jetzt wird’s wieder Zeit für eine Umfrage unter den Workshop-Interessenten und jetzt wird’s für alle verbindlich. Denn diese Umfrage fungiert gleichzeitig als verbindliche Anmeldung zum Seminar. Wer sie also ausfüllt, will tatsächlich teilnehmen. Wer nicht, ist ab jetzt raus.

Weil ja noch ein paar Unwägbarkeiten existieren, zum Beispiel die tatsächliche Anzahl der Teilnehmer und damit auch die Kosten für das Seminar, wird diese Umfrage ein bisschen kniffliger als die vorigen.

Das sollte ausgefüllt werden:

  • Vorname Name (Pflichtfeld)
  • Vollständige postalische Anschrift (Pflichtfeld)
  • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
  • Handynummer (damit Sie jederzeit jeden erreichen können, falls er sich verspätet oder warum auch immer)
  • Seminaranmeldung – Auswahlfeld (nur eine Nennung möglich) mit folgenden Inhalten:
    Ich melde mich hiermit verbindlich zu dem Seminar [Seminartitel] am [Datum/Daten des Seminars] in [Ort] an und verpflichte mich, die Seminarkosten-Umlage bis zum [Datum der Deadline für die Zahlungseingänge] auf das Konto des Seminarorganisators zu überweisen, wenn

    • das Seminar stattfindet, unabhängig davon, ob mein Seminarkostenanteil dabei den der Mindest- oder der Maximalteilnehmerzahl beträgt.
    • mindestens 5 Teilnehmer sich die Seminarkosten teilen, und mein Anteil damit XX Euro nicht übersteigt.
    • mindestens 6 Teilnehmer sich die Seminarkosten teilen, und mein Anteil damit XX Euro nicht übersteigt.
    • mindestens 7 … usw. bis Maximalteilnehmerzahl
    • Übernachtungen – Auswahlfeld (nur eine Nennung möglich) mit folgenden Inhalten
      • Ich möchte für die Nacht/Nächte vom [Übernachtungsdatum/-daten] ein Einzelzimmer im Hotel [Name des Hotels, mit dem Sie verhandelt haben] mit Frühstück gebucht bekommen. Ich zahle die Hotelkosten bei meiner Abreise selbst.
      • Ich möchte für die Nacht/Nächte vom [Übernachtungsdatum/-daten] ein Einzelzimmer im Hotel [Name des Hotels, mit dem Sie verhandelt haben] ohne Frühstück gebucht bekommen. Ich zahle die Hotelkosten bei meiner Abreise selbst.
      • Ich möchte für die Nacht/Nächte vom [Übernachtungsdatum/-daten] ein ‘halbes Doppelzimmer’ im Hotel [Name des Hotels, mit dem Sie verhandelt haben] mit Frühstück gebucht bekommen, wenn sich ein anderer Teilnehmer mit mir das Zimmer teilt. Ich zahle die Hotelkosten bei meiner Abreise selbst. Wenn sich kein Zimmerpartner findet, nehme ich auch ein Einzelzimmer.
      • Ich möchte für die Nacht/Nächte vom [Übernachtungsdatum/-daten] ein ‘halbes Doppelzimmer’ im Hotel [Name des Hotels, mit dem Sie verhandelt haben] ohne Frühstück gebucht bekommen, wenn sich ein anderer Teilnehmer mit mir das Zimmer teilt. Ich zahle die Hotelkosten bei meiner Abreise selbst. Wenn sich kein Zimmerpartner findet, nehme ich auch ein Einzelzimmer.
      • Ich brauche keine Übernachtung(en) bzw. kümmere mich selbst darum.
      • Spezielle Ernährungswünsche für das Catering. In dieses Textfeld können die Teilnehmer eintragen, ob sie Vegetarier sind oder irgendwelche Nahrungsmittelunverträglichkeiten haben.
      • Ich möchte beim/bei den gemeinsamen Abendessen am [Datum] [ggfs. Datum 2] dabei sein.

Die E-Mail an die zukünftigen Teilnehmer zur Anmelde-Umfrage

Teilen Sie allen in der Begleit-Mail zum Umfrage-Link mit, dass diese Umfrage gleichzeitig als verbindliche Anmeldung zum Seminar fungiert. Wer sie also ausfüllt, will tatsächlich teilnehmen. Wer nicht, ist ab jetzt raus.

Schreiben Sie dazu, dass die Anmeldungen in der Reihenfolge ihres Eintreffens angenommen werden. Je schneller ein Interessent also die Umfrage ausfüllt, desto wahrscheinlicher ist es, dass er einen Platz in dem Seminar bekommt.

Schreiben Sie auch dazu: Alle Anmeldungen, die nach Erreichen der vereinbarten Maximal-Teilnehmerzahl noch eintreffen, wandern automatisch auf die Warteliste. Diese Personen rücken nach demselben Prinzip nach: Springt ein Teilnehmer ab, rückt Nr. 1 von der Warteliste nach.

Wichtig: Diese Umfrage sollten Sie möglichst zeitnah nach Abschluss Ihrer Verhandlungen mit dem Tagungsraum-Vermieter/dem Tagungshotel abschicken und auch die Deadline zur Beantwortung der Fragen recht kurz halten. Nicht, dass die Räume dann schon anderweitig vergeben wurden.

Den angemeldeten Teilnehmern Rechnungen schicken

Wenn klar ist, wer die glücklichen Teilnehmer sind, teilen Sie das allen per E-Mail mit. Jetzt können Sie auch zumindest die Namen aller Mitstreiter in dieser Runde bekanntgeben.

Schicken Sie allen Teilnehmern eine Rechnung über ihre anteiligen Seminarkosten und setzen Sie dafür eine höchstens 14-tägige Frist.

Und schreiben Sie dazu, dass die Anmeldung erst gilt, wenn pünktlich bezahlt wurde, damit Sie nicht ewig auf das Geld warten müssen. Außerdem kann es ja sein, dass Sie dem Referenten, dem Seminar-Raum-Vermieter oder dem Hotel einen Teilbetrag als Vorkasse überweisen müssen – und das sollten Sie keinesfalls selbst vorlegen müssen.

Zusätzlich können Sie allen die Namen derjenigen mitteilen, die noch auf der Warteliste stehen – am besten in der Reihenfolge ihrer Position auf der Liste. Erfahrungsgemäß springt immer der eine oder die andere noch ab, so dass die ersten beiden oder drei auf Warteliste den Termin auf jeden Fall weiterhin blocken sollten

Wichtig: Bedenken Sie beim Mitteilen der Bankverbindung, dass ab 1.2.2014 das neue SEPA-Verfahren greift – kommunizieren Sie also IBAN (internationale Kontonummer – Sie können diese online mit einem IBAN-Rechner ermitteln) und BIC (internationale Bankleitzahl – auch diese können Sie online ermitteln) statt der alten Bankverbindungen.

8. Referenten, Seminarraum und Hotel buchen

So, die Teilnehmer stehen fest, jetzt aber husch, husch alles Nötige tatsächlich auch buchen. Bis jetzt haben Sie ja überall nur Optionen und haben noch nirgends fest zugesagt.

Tipp: Auch diese Buchungen empfehle ich zunächst unbedingt telefonisch zu machen. Es tauchen doch noch viele Fragen auf, die zu klären sind, vielleicht können Sie sogar am Preis noch ein wenig drehen, jetzt, wo Sie die genauen Teilnehmerzahlen und Buchungsdetails wissen.

Selbstverständlich muss danach alles schriftlich bestätigt werden.

Als erstes den Referenten buchen

… denn er ist am wenigsten austauschbar. Außerdem braucht er ja am meisten Zeit, um sich auf das Seminar vorzubereiten. Und je schneller er Bescheid weiß, umso eher kann er die nicht benötigten Termine wieder freigeben, die er Ihnen ja vielleicht auch geblockt hat.

Schicken Sie ihm eine von Ihnen unterschriebene Vereinbarung per PDF oder in zweifacher Ausfertigung per Post, in der Sie alle wichtigen Eckdaten festhalten:

  • Thema des Seminars
  • Vereinbarten Inhalte und ggfs. Arbeitsmethoden
  • Maximal-Teilnehmerzahl
  • Ort, Zeit und Dauer des Seminars
  • Honorarvereinbarungen, Reise- und Übernachtungskostenvereinbarungen
  • Zahlungsmodalitäten
  • Technische Details: Was bringt der Trainer mit, was muss vor Ort vorhanden sein
  • Deadline, bis wann er Ihnen die Seminarunterlagen zuschicken muss, damit Sie sie für alle Teilnehmer vervielfältigen

Bitten Sie Ihre Workshopleitung, diese Vereinbarung zu unterzeichnen und Ihnen per Fax oder Post zurückzuschicken.

Und teilen Sie ihm mit, dass er innerhalb kurzer Zeit ein ausführliches Briefing von Ihnen für seine Seminarvorbereitung bekommt.

Dann den Seminarraum, die Seminartechnik und das Tages-Catering buchen

Machen Sie dann auch gleich bezüglich des Seminarraums Nägel mit Köpfen. Klopfen Sie noch einmal alles fest, was Sie benötigen:

  • Welchen Raum genau, falls der Vermiete mehrere zu vergeben hat
  • Welche Tagungstechnik gestellt wird
  • Wie das Catering geregelt wird
  • Alle Kosten absprechen und vielleicht noch ein wenig nachverhandeln
  • Fragen Sie, wer am Tag der Veranstaltung Ihr Ansprechpartner für Organisation Catering und vor allem für die Technik sein wird, und bitten Sie um Namen und Handynummer(n). Es ist extrem ärgerlich, wenn alles parat ist außer dem Beamer oder wenn sich alle wegen der zu hoch eingestellten Klimaanlage ‘nen steifen Nacken holen – und niemand ist erreichbar, um den Missstand zu beheben.

In der Regel bekommen Sie vom Vermieter dann eine Vereinbarung zur Unterschrift, müssen diese also nicht selbst aufsetzen.

Schicken Sie ihm gleich den zeitlichen Ablaufplan des/der Seminartage mit der unterschriebenen Vereinbarung zusammen zurück, dann kann er besser planen.

Und wenn das Gebäude etwas unübersichtlich ist, bitten Sie ihn, am Tag der Veranstaltung A4-Zettel mit Richtungspfeilen zur Beschilderung überall dort aufzuhängen, wo sich die Teilnehmer sonst verlaufen könnten und natürlich an die Tür ‘Ihres’ Seminarraums:

Seminar [Titel des Seminars]

Falls Sie Ihr Seminar für ein bestimmtes Unternehmen durchführen, können Sie ihm auch gleich das Logo in druckfähiger Größe und Auflösung mitschicken, damit die Schilder gebrandet werden können.

Last not least: Zimmer im Hotel reservieren

Falls Sie ein Tagungshotel auserkoren haben, in dem Sie sowohl arbeiten als auch übernachten, ist Ihr Ansprechpartner für die Zimmerbuchungen wahrscheinlich derselbe wie der für die Tagungstechnik.

Ansonsten sind mit dem Hotel vor allem die Buchungen der Zimmer und die Anzahl der Frühstücke zu klären.

Teilen Sie mit, dass die Gäste Selbstzahler sind.

Fragen Sie, ab wann am Anreisetag die Zimmer bereit sind und bis wann am Abreisetag ausgescheckt sein muss.

Außerdem klären Sie, ob ein Nachtportier da ist. Nicht, dass Sie nachts vor verschlossener Tür stehen, falls sie eine unternehmungslustige Truppe sind und abends noch um die Häuser ziehen.

Und fragen Sie doch auch gleich mal, wo man abends umzu nett essen gehen kann, so dass Sie ggfs. dort einen Tisch vorbestellen können. Nach einem langen Seminartag erst noch ausgehungert nach einem Lokal suchen müssen, wo man auch in einer größeren Gruppe noch ein nettes Plätzchen mit lecker Essen und Trinken findet, kann ziemlich nerven.

10. Seminarleiter briefen

Nein, nein, noch nicht zurücklehnen, erst müssen Sie noch den Seminarleiter briefen.

Schicken Sie ihm zu seiner Information

  • alle Infos zu Tagungsraum, Tagungstechnik und
  • Hotel sowie
  • den zeitlichen Ablaufplan des Seminars für seine Seminar-Struktur.

Außerdem braucht er für seine inhaltliche Vorbereitung detaillierte Infos zum Teilnehmerkreis, dessen thematischen Erfahrungshorizont, dessen Wünsche an den Workshop und die Arbeitsmethoden.

Das alles kommt Ihnen bekannt vor? Zu Recht, denn alle Teilnehmer haben diese Fragen in der ersten Umfrage beantwortet (Punkt 3 dieses Whitepapers).

Lassen Sie ihm die Ergebnisse dieser Umfrage doch einfach zukommen, aber lassen Sie nur die Antworten der tatsächlichen Seminarteilnehmer drin.

Signalisieren Sie der Seminarleitung, dass Sie für weitere Rückfragen natürlich jederzeit zur Verfügung stehen.

Wichtig: Bitten Sie die Seminarleitung, Ihnen die gesamten Seminarunterlagen bis spätestens zwei Wochen vor Seminartermin zukommen zu lassen, damit Sie diese noch ohne Hektik für alle vervielfältigen können.

Und setzten Sie sich dieses Lieferdatum auf Termin, damit Sie nachhaken können, falls die Unterlagen dann noch nicht da sind.

In der letzten Folge dieser Serie gibt es Infos zu letzten Vorbereitungen und dann alles rund um den Tag X: Den Tag Ihres selbst organisierten Seminars.

Seminare selbst organisieren

* Wer will – und wer will was?
* Referenten und Tagungsraum finden

Bild oben: Shutterstock, bearbeitet

Elke Fleing aus Hamburg liefert Texte aller Art, redaktionellen Content und Kommunikations-Konzepte. Sie gibt Seminare, hält Vorträge und coacht Unternehmen. Bei deutsche-startups.de widmet sie sich vor allem Themen und Tools, die der Erfolgs-Maximierung von Unternehmen dienen.

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