Zum 1. 2. 2014 muss der Zahlungsverkehr auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt sein

“Zum 1.2.2014 muss der Zahlungsverkehr auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt sein” – Gastbeitrag von Holger Klindtworth, Ebner Stolz: Eines der Ziele der EU besteht darin, einen gemeinsamen europäischen Markt im unbaren Zahlungsverkehr (Single […]
Zum 1. 2. 2014 muss der Zahlungsverkehr auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt sein

Zum 1.2.2014 muss der Zahlungsverkehr auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt sein” – Gastbeitrag von Holger Klindtworth, Ebner Stolz: Eines der Ziele der EU besteht darin, einen gemeinsamen europäischen Markt im unbaren Zahlungsverkehr (Single Euro Payments Area, kurz SEPA) zu schaffen. Hierzu war die Einführung neuer einheitlicher Verfahren für den Euro-Zahlungsverkehr, in Form von Überweisungen und Lastschriften, erforderlich.

Zwar werden die SEPA-Überweisung und die SEPA-Lastschrift bereits seit 2008 bzw. 2009 angeboten.

Allerdings wurde das SEPA-Verfahren in der Praxis bislang nicht in dem Maße angenommen, dass mit einer Verdrängung und letztlich Ablösung der bisherigen nationalen Verfahren zu rechnen ist.
Ab Februar 2014 müssen nun die in den Euro-Ländern angebotenen Überweisungs- und Lastschriftverfahren in Euro grundsätzlich die Anforderungen erfüllen, die durch die neue SEPA-Verordnung definiert werden.

Aus diesem Grund legte die Europäische Kommission bereits im Dezember 2010 den Vorschlag einer “Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 924/2009″ (SEPA-Verordnung) vor. Diese trat zum 31.3.2012 in Kraft und beinhaltet als Kernelement die verbindliche Festlegung von Auslaufterminen für die bisherigen nationalen Zahlverfahren. Ab Februar 2014 müssen demnach die in den Euro-Ländern angebotenen Überweisungs- und Lastschriftverfahren in Euro grundsätzlich die Anforderungen erfüllen, die durch die Verordnung definiert werden. Um eine verbraucherfreundliche Umstellung auf das SEPA-Verfahren zu ermöglichen, werden allerdings befristete Ausnahmen zugelassen.

Hinweis: Die Vorgaben der SEPA-Verordnung werden in Deutschland durch das sog. SEPA-Begleitgesetz in nationales Recht umgesetzt. Gegen das zunächst am 8.11.2012 durch den Bundestag beschlossene Gesetz äußerte der Bundesrat allerdings wegen der darin enthaltenen versicherungsrechtlichen Änderungen Bedenken und verwies das Gesetz deshalb am 14.12.2012 in den Vermittlungsausschuss. Dieser legte am 26.2.2013 sein Ergebnis vor. Das Gesetz in der Fassung des Vermittlungsergebnisses passierte letztlich am 28.2.2013 den Bundestag und am 1.3.2013 den Bundesrat und kann damit nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens in Kraft treten.

Verbindliche Umstellungstermine
Grundsätzlich sind die nationalen Verfahren zum 1.2.2014 auf die SEPA-Verfahren umzustellen. Jedoch beinhaltet das SEPA-Begleitgesetz in Umsetzung der SEPA-Verordnung folgende Ausnahmen:

  • Zahlungsdienstleister können bis 1.2.2016 Verbrauchern kostenlos Konvertierungsdienstleistungen zur Verfügung stellen, durch die die bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen in die für das SEPA-Verfahren erforderlichen Angaben konvertiert werden, so dass Verbraucher die bisherigen Kontokennungen bis 1.2.2016 weiter verwenden können.
  • Das in Deutschland weit verbreitete kartenbasierte Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) kann bis 1.2.2016 weiterhin genutzt werden.

Handlungsbedarf für Unternehmen
Unternehmer haben ihren unbaren Zahlungsverkehr zwingend ab 1.2.2014 auf die SEPA-Verfahren umzustellen. Das bedeutet, dass an Stelle der bisherigen Kontonummer die Kontokennung IBAN (International Bank Account Number) sowie an Stelle der Bankleitzahl grundsätzlich die internationale Bankleitzahl BIC (Bank Identifier Code) zu verwenden sind und entsprechende Angaben als Zahlungsempfänger gegenüber dem Zahlenden zu machen sind.

Hinweis: Allerdings ist ab 1.2.2014 der Zahlungsempfänger bei nationalen Zahlungen und ab 1.2.2016 innerhalb der EU/EWR bei Zahlungen in Euro von der verpflichtenden Angabe der BIC gegenüber dem Zahler befreit.
Werden Überweisungen und Lastschriften in Euro gebündelt elektronisch an den Zahlungsdienstleister übermittelt, ist ab 1.2.2014 die Verwendung des ISO 20022 XML-Standards verpflichtend, die eine automatisierte Verarbeitung zwischen den Zahlungsdienstleistern gewährleisten soll.

Um das SEPA-Lastschriftverfahren anwenden zu können, ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier/CI) erforderlich, um den Lastschriftgläubiger kontounabhängig und eindeutig zu kennzeichnen. Lastschriftgläubiger mit Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland haben ihre Gläubiger-Identifikationsnummer auf elektronischem Wege bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen. Das Antragsformular stellt die Bundesbank zur Verfügung.

Ein bereits vor dem 1.2.2014 gültiges Lastschriftmandat eines Zahlungsempfängers zur Einziehung wiederkehrender Lastschriften bleibt grundsätzlich weiterhin gültig und gilt als Zustimmung des Zahlendens gegenüber seinem Zahlungsdienstleister, sofern keine gegenteiligen nationalen Rechtsvorschriften oder Kundenvereinbarungen bestehen. In Deutschland wird die Fortgeltung dieser Zustimmung durch eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Zahlungsdienstleisters gegenüber dem Zahlenden bezüglich Lastschriftmandaten im „SEPA-Basis-Lastschriftverfahren“ sichergestellt. Vor dem ersten SEPA-Basis-Lastschrifteinzug hat der Zahlungsempfänger den Zahlenden auf die Umstellung hinzuweisen.

Hinweis: Bei mit Hilfe einer Zahlungskarte generierten Lastschriften, die insb. im deutschen Einzelhandel weit verbreitet sind, ändert sich derzeit wegen der oben genannten bis 1.2.2016 geltenden Ausnahmeregelung nichts.

Projekte zur Umstellung

Die SEPA-Umstellung ist nicht allein eine Aufgabe für Finanzdienstleister. SEPA bedeutet je Geschäftsprozess und eingesetztem IT-System einen teilweise erheblichen Aufwand für jedes Unternehmen. Verglichen wird die Umstellung des Zahlungsverkehrs gern mit den Anstrengungen, die zur Umstellung auf die fünfstellige Postleitzahl bzw. zur Einführung des Euro geleistet werden mussten.

Tipp: Unternehmen, die noch nicht mit einem Umstellungsprojekt begonnen haben, sollten damit zügig beginnen. Erfahrungen aus verschiedenen Projektbegleitungen zeigen, dass an erster Stelle eine Inventarisierung der notwendigen Anpassungen empfehlenswert ist.

Anpassungsbedarf besteht häufig bei Stamm- und Bewegungsdaten innerhalb der IT-Systeme und Datenbanken. Gerade bei einer notwendigen Konvertierung historischer Daten ist mit einem erheblichen Aufwand auch bei der Dokumentation der Datenveränderungen zu rechnen. Ein wesentlicher Aufwand ergibt sich erfahrungsgemäß auch aus der Anpassung und dem Test von Schnittstellen, z.B. hin zur E-Banking-Software oder zum Debitoren-/ Kreditorenmanagement. Unterschätzt wird häufig auch der Aufwand für Formularanpassungen und die Veränderungen von Eingabedialogen.

In den allermeisten Fällen dürften aber schon zahlreiche Maßnahmen zur SEPA-Umstellung ergriffen worden sein. Allerdings sollte vor dem Umstellungstermin am 1.2.2014 zumindest nochmals überprüft werden, ob alle notwendigen Vorkehrungen und Anpassungen getroffen wurden. Die beigefügte Checkliste soll dazu eine Hilfestellung sein, wobei je nach Einzelfall darüber hinausgehende oder weiterführende Maßnahmen erforderlich sein dürften.

Tipp: Um sicherzustellen, dass die SEPA-Umstellung termingerecht gelingt, sollte ein Zeitplan aufgestellt werden, bis wann die einzelnen Schritte zu erledigen sind. Zudem ist zu klären, ob die Umstellung zu einem festen Termin erfolgt oder im Rahmen eines Parallelbetriebs die Funktionsfähigkeit des SEPA-Verfahrens getestet wird. Auch bietet sich eine frühzeitige Schulung der Mitarbeiter an, um Anwendungsfehler zu vermeiden.

  1. Umwandlung der Kundenkontendaten
    Banken bieten hierzu Dienste an, mit denen die Kundenkontendaten in die für das SEPA-Verfahren erforderlichen Angaben umgewandelt werden können. Diese sollten dem Kunden mit der Bitte um Überprüfung vorgelegt werden. Anschließend sind die Kundenstammdaten anzupassen, wobei insbesondere darauf zu achten ist, dass im SEPA-Verfahren keine Umlaute verwendet werden dürfen.
  2. Mitteilung der IBAN und BIC an Geschäftspartner
    Die IBAN und BIC sollten allen Geschäftspartner entweder per Anschreiben bzw. email mitgeteilt oder zumindest auf der Internet-Seite angegeben werden.
  3. Anpassung von Vertragsmustern und Formularen
    Die im Unternehmen verwendeten Vertragsmuster, Formulare, Rechnungsvorlagen und Geschäftspapiere müssen auf die neuen Angaben umgestellt werden.
  4. Prüfung der IT-Systeme
    Die IT-Systeme sind darauf hin zu überprüfen, ob diese das neue XML-Format verarbeiten können, mit dem die SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften zu übermitteln sind. Ebenso ist die verwendete Software auf Anpassungsbedarf hin zu überprüfen.
    Hinweis: Da das neue Format deutlich mehr Daten erzeugt, sollte eine ausreichende Performance der IT-Systeme sichergestellt werden. Es bietet sich auch an, die IT-Systeme vorab auf ihre Funktionsfähigkeit hin zu überprüfen.
  5. SEPA-Lastschriften
    Wird das Lastschriftverfahren weiterhin genutzt, ist zunächst eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank zu beantragen. Zudem ist zwischen Basislastschrift und Firmenlastschrift zu unterscheiden, wobei letzter nicht gegenüber Endverbrauchern verwendet werden darf. Die Verfahren unterscheiden sich z. B. hinsichtlich der Vorabankündigungsfrist und den Rückgabemodalitäten.
    Hinweis: Bestehende Einzugsermächtigungen können in ein SEPA-Lastschriftmandat umgewandelt werden, wenn aus der Vergangenheit eine gültige Einzugsermächtigung vorliegt und der Kunde über die Weiterverwendung unterrichtet wurde. Bei Neukunden bedarf es eines schriftlichen, unterschriebenen SEPA-Lastschriftmandats.
    Zudem sollte ein System eingerichtet werden, so dass dem Kreditor vor Einzug der Lastschrift fristgerecht eine Vorabankündigung zugeht. Diese kann z. B. im Rahmen der Rechnung erfolgen, wobei bei wiederkehrendem Einzug auch ein Hinweis auf die Wiederholung möglich ist.

Zur Person
Holger Klindtworth (CISA CIA CISM) ist Partner bei Ebner Stolz und leitet den Geschäftsbereich IT-Revision. Er ist Autor verschiedener Publikationen zur IT-Revision und hat Lehraufträge an mehreren deutschen Hochschulen zu diesem Themengebiet. Holger Klindtworth ist ein erfahrener Praktiker in der Prüfung von IT-Systemen in allen Branchen und in fast jeder Größenordnung.
Mit etwa zwanzig erfahrenen Spezialisten im Geschäftsbereich der IT-Revision ist Ebner Stolz einer der führenden deutschen Anbieter von IT-Revisions- und Innenrevisionsdienstleistungen.

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