So etabliert man Hybrid-Lösungen im Unternehmen

Auf den Social-Media-Kanälen, hauptsächlich auf LinkedIn, dreht sich derzeit vieles um Ideen und Ansichten zur Frage “Home-Office oder Präsenzarbeit?” Dabei wägen viele Entscheider:innen die Möglichkeit der Hybridlösung gar nicht erst ab. In ihr liegt aber der Kompromiss, mit dem alle Beteiligten sich oftmals arrangieren können. Philipp Reittinger und Andreas Arndt haben Hybrid seit der Gründung im Jahr 2018 als Form der Zusammenarbeit gewählt – und so besteht das Team nur vier Jahre später aus 25 Mitarbeiter:innen. Gibt es ein Erfolgsrezept für “Hybrid” und welche Zutaten braucht man dafür?

Die Grundanforderungen der hybriden Arbeit

Neben Eigenschaften wie Disziplin und Ehrlichkeit, muss eine gute Vertrauensbasis herrschen. Nur so kann der Chef das entspannte Arbeiten ermöglichen, ohne täglich vor Ort erscheinen oder jede Aufgabe prüfen zu müssen. Auf der anderen Seite wünschen sich natürlich auch die Angestellten immer mehr Flexibilität. Der klassische “9 to 5”-Job wird nur noch selten gelebt.

Neben technischen Hilfsmitteln und gegebenenfalls der ein oder anderen Schulung zu neuen Tools, braucht es beim hybriden Arbeiten nicht so viel Vorarbeit, wie bei Remote Work. Die Mitarbeiter:innen können sich schließlich an gemeinsamen Vor-Ort-Tagen gegenseitig Fragen beantworten und helfend zur Seite stehen. Somit ist ein starker Teamgeist und Zusammenhalt auch schon die letzte Grundvoraussetzung, um hybrides Arbeiten im Unternehmen umzusetzen.

Was macht das hybride Arbeitsmodell aus?

Während der letzten zwei Jahre haben viele Unternehmen nahezu Rituale und damit auch neue, digitale Traditionen entwickelt. Um im stetigen Austausch zu bleiben, egal wo man sich gerade befindet, dient auch beim hybriden Arbeiten oft eine Art “Good Morning Call”. Dieser Call muss nicht unbedingt täglich erfolgen, sollte aber regelmäßig stattfinden. Das Ziel eines solchen virtuellen Treffens ist der Austausch über die typischen Arbeitsthemen hinweg. Hier kommen alle in großer und unbeschwerter Runde zusammen und erzählen sich gegenseitig von privaten Erlebnissen, Highlights der Woche oder spielen gemeinsam Browser-Spiele wie skribbl.io. Mit solchen festen Terminen stellt das Unternehmen sicher, dass das Team untereinander in Kontakt bleibt. Vielmehr bietet es aber auch eine gute Plattform für nachhaltiges Team-Building. Ein weiterer Vorteil der Meetings, über Breakout-Sessions können auch kleinere Gruppen sich unterhalten und ggf. gesondert verabreden.

Um zu kommunizieren, nutzen Teams in hybriden Unternehmen Lösungen wie Microsoft Teams und Slack. Diese Tools sind sowohl im Home-Office als auch im Büro beliebt und einfach zu bedienen, damit alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind. Darüber hinaus machen sie die Angestellten über die Arbeitszeit für die Kolleg:innen erreichbar. Selbst im Falle eines PC-Absturzes bleiben hier alle im Loop, da die meisten Work-Messenger auch eine App für das Smartphone anbieten.

Ein Ticketsystem wie Jira oder Asana, um das Projektmanagement ortsunabhängig abbilden zu können, ist gerade für das hybride Arbeiten unerlässlich. Ein klarer Vorteil eines Ticketsystems ist, dass sich jede:r selbst organisieren und die Arbeit strukturieren kann. Die Aufgaben des Teams wiederum sind ebenfalls stets nur einen Klick entfernt und auf einen Blick abrufbar. Ein weiterer Pluspunkt: Jede:r bleibt immer darüber informiert, mit welchen Aufgaben Kollegen gerade beschäftigt sind und wie deren Auslastung aussieht. Der Einsatz von Ticketsystemen sorgt aber vor allem dafür, dass gemeinsame Arbeitsprozesse klar aufgeteilt sind und in geschlossenen Abläufen dargestellt werden.

Wie stelle ich hybrid einen guten Workflow sicher?

Ein Unternehmen, dass das hybride Modell etablieren will, braucht natürlich auch das Feedback der Angestellten. Dazu müssen, gerade in der ersten Zeit, regelmäßige Vor-Ort-Treffen stattfinden. Bei diesen Meetings kommen dann alle Angestellten zusammen und sprechen über die wichtigsten Aufgaben der letzten Woche und wie sie diese bewältigt haben. Wichtig hierbei ist, dem Team klar zu machen, dass Feedback zu Arbeitsabläufen ausdrücklich und ungefiltert erwünscht ist. Nur so können die Entscheider:innen das hybride Modell für die eigenen Mitarbeiter:innen perfektionieren. Die Termine sollten dann aber auch Führungskräfte nutzen, um allgemeine Themen wie anstehende Team-Events, neue Mitarbeiter:innen, Weiterbildungen oder Prozessoptimierungen zu thematisieren.

Um im hybriden Arbeitsmodell nicht von einem oder einer einzigen Angestellten abhängig zu sein, können Ideen wie das Work-Buddy-System Anwendung finden. Dabei bekommt jede:r Mitarbeiter:in einen “Buddy” aus den eigenen Reihen, mit dem er/sie regelmäßige Buddy-Meetings abhält. In diesen Meetings briefen die Buddies sich gegenseitig zu den eigenen Kunden und derzeitigen Prozessen. Im Krankheitsfall oder in der Urlaubszeit kann der jeweilige Buddy dann nahtlos einspringen. Aber auch gemeinsame Arbeit und Überlegungen finden zwischen den Buddies statt. Meist entstehen dabei nicht nur neue Blickwinkel, sondern auch kreative Ideen, andere Wordings und neue Lösungsansätze. Das erleichtert den Buddies jeweils auch die eigene Kundenarbeit. Ob die Buddies regelmäßig wechseln oder nicht, hängt davon ab, wie groß Teams mit ähnlicher Expertise sind.

Auch Team-Events dürfen bei weniger sozialem Kontakt untereinander nicht zu kurz kommen. Warum also beispielsweise nicht die Buddy-Paare monatlich wechselnd für die Organisation von Team-Events verantwortlich machen? Noch ein Vorteil der dadurch entstehenden Ideen: Die Events finden sowohl online als auch offline statt und reichen vom Quiz-Abend bis zur Weinprobe, je nach Idee der Work-Buddies – und so ein virtueller Wein- bzw. Getränkestand kann natürlich auch zur guten Vorlage für eine regelmäßige virtuelle Verköstigung sein.

Hybrides Arbeiten tut allen gut

Durch stetige Optimierung erfolgen dann auch andere Prozesse, wie beispielsweise das Onboarding aus dem Home-Office heraus. Positive Nebeneffekte der Home-Office-Zeiten sind zudem entspannteres Arbeiten, selbst einteilbare Pausen und weniger Ablenkungen, die auch oft allein dadurch entstehen, dass der/die Chef:in kontinuierlich an dem eigenen Arbeitsplatz vorbeiläuft – und der dadurch abfallende Leistungsdruck macht die Mitarbeiter:innen gelassen, aber vor allem glücklich.

Über die Autoren
Philipp Reittinger und Andreas Arndt sind Geschäftsführer von ZweiDigital und absolute Social-Media-Profis. Die beiden gründeten 2018, nach jahrelang gesammelten Erfahrungen in verschiedenen Marketing-Bereichen, die Social-Ads-Agentur ZweiDigital in Frankfurt und entwickeln seitdem für Kund:innen wie Connox, Waterdrop, Longines und SportSpar individuelle Performance-Kampagnen auf Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest und TikTok.

Startup-Jobs: Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? In der unserer Jobbörse findet Ihr Stellenanzeigen von Startups und Unternehmen.

Foto (oben): Shutterstock