Warum Ihr Unternehmen ohne Spreadsheets effizienter ist – Teil 2

Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir uns mit diesen drei Aspekten befasst: Zeiterfassung, Bestandsverwaltung und abteilungsübergreifender Überblick. Die beiden Bereiche, die wir hier beleuchten, sind Corporate Governance und die Expansion an neue Standorte.

4. Gute Unternehmensführung 

Die Verpflichtung zu guter Unternehmensführung ist ein Zeichen für die Reife eines Unternehmens.  Sie zwingt es, an seinen Prozessen zu arbeiten. Das Reporting zeigt, ob die Abläufe funktionieren und ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, seine Ziele zu erreichen.

Es ist jedoch schwierig, Rechenschaft und Transparenz gegenüber Mitarbeitern, Aktionären und anderen Stakeholdern sicherzustellen, wenn der aktuelle Stand in einer Reihe von Tabellenkalkulationen vergraben ist.

Berichte für das Management zu erstellen, kann ein langer und mühseliger Prozess sein, wenn Sie die Daten aus diversen Anwendungen herunterladen und in Spreadsheets konsolidieren müssen. Gute Unternehmensführung sollte aber ein nahtloser Prozess sein, der mit minimalem Aufwand überwacht werden kann.

Echtzeitinformationen und automatische Reports vereinfachen und erleichtern die Corporate Governance erheblich. Integrierte Unternehmenssysteme verfolgen die Aktivitäten aller Abteilungen und liefern auf Knopfdruck Berichte, die die Ergebnisse darstellen, analysieren und vergleichen. Mit Spreadsheets wäre das, wenn überhaupt, nur mit einem immensen Aufwand zu leisten.

5. Neue Standorte

Ein Zeichen für Geschäftserfolg ist die Eröffnung neuer Standorte. Ob regional oder international, Expansion ist eine spannende, oft aber auch eine nervenaufreibende Sache.

Wenn ein Unternehmen seine Prozesse nicht systematisiert hat und an zu vielen Stellen auf Tabellenkalkulationen vertraut, erkennt man das auch daran, dass es für jedes neue Büro neues Buchhaltungspersonal einstellen muss, um die zusätzlichen Transaktionen zu bewältigen. Gute Systeme sind unerlässlich, um Ihren Umsatz zu steigern, ohne Ihre Betriebskosten zu erhöhen. Mit Spreadsheets kommen Sie da nicht weit.

Die schnelle Bereitstellung ist einer der Gründe, warum Cloud-Software so beliebt ist. Sie können ein neues Büro eröffnen und sofort loslegen, ohne einen Server einrichten zu müssen. Das spart Zeit, Geld und Aufwand.

Cloud-Software ist aber nicht alles. Wenn Ihr Unternehmen ein Bündel von Cloud-Anwendungen einsetzt, können für einen Gesamtüberblick dennoch Tabellenkalkulationen nötig sein. Auf einer integrierten Plattform haben Sie diesen Überblick automatisch – jederzeit und überall. 

Sie können Workflows über Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Finanzen hinweg gestalten. Mit den richtigen Regeln löst eine Aktion in einer Abteilung automatisch eine Aktion in einer anderen aus. Beides steigert die Effizienz der Abläufe.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass neue Mitarbeiter nur eine Oberfläche erlernen müssen, um die Systeme des Unternehmens zu bedienen. Das bedeutet weniger Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter und einen schnelleren Return on Investment für einen neuen Standort.

Kurz gesagt: Eine einheitliche Unternehmensplattform erleichtert die Skalierung der Organisation, da sie neue Büros und Mitarbeiter mit minimalem Aufwand integriert. Ein expandierendes Unternehmen mit Spreadsheets zu steuern, wird auf die Dauer nicht funktionieren.

Fazit

Spreadsheets können ausgesprochen nützlich sein. Jede Tabellenkalkulation verzögert aber Ihre Entscheidungen, weil sie manuell gepflegt werden muss. Außerdem steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Schon ein Tippfehler oder eine Zahl im falschen Feld kann die Ergebnisse komplett verfälschen.

Spätestens wenn das  Unternehmen aus der Start-up-Phase herauswächst, die Organisation komplexer wird und neue Standorte hinzukommen, wird es Zeit für eine einheitliche Geschäftsplattform.

Ein cloudbasiertes ERP-System steuert alle wichtigen Unternehmensprozesse und bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen, die Sie mit Tabellenkalkulationen nicht erreichen können: konsolidierte Echtzeit-Informationen auf Knopfdruck, abteilungsübergreifenden Überblick, gestraffte Abläufe, regelbasierte Workflows und damit eine solide Grundlage für Wachstum und Expansion.

Den ersten Teil dieses Artikels können Sie hier lesen.

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Foto (oben): iStock / Oracle