Anzeige Die hohe Kunst der Datenverarbeitung

Informationen sind das „Gold“ des digitalen Zeitalters. Und dieses steckt in den Dokumenten der Unternehmen: Ein gewaltiger Wissensschatz, der jedoch auch geborgen werden muss. Dokumentenmanagementsysteme können dabei als „Tresore“ fungieren.
Die hohe Kunst der Datenverarbeitung

Dr. Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group des Document-Business-Spezialisten TA Triumph-Adler, ist in der Welt der IT-Fachbegriffe zu Hause: Akronyme der digitalen Datenverarbeitung wie DMS, ECM und Co. sind für ihn jedoch mehr als nur die Kürzel praktischer Softwarelösungen. Im Interview erklärt er, wie ein clever angewandtes „Informationsmanagement“ nicht nur der Datenflut Herr wird, sondern gleichzeitig die digitale Transformation vorantreibt.

Informationen sind das „Gold“ des digitalen Zeitalters. Und dieses steckt in den Dokumenten der Unternehmen: Ein gewaltiger Wissensschatz, der jedoch auch geborgen werden muss. Dokumentenmanagementsysteme können dabei als „Tresore“ fungieren, die geregelten Zugriff und Verwaltung leicht machen. Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group des Document-Business-Spezialisten TA Triumph-Adler, weiß über das Potenzial von Big Data: Im Interview stellt er sich dem Einmaleins der Definitionen von DMS, ECM und Co. und erklärt in elf Antworten, was intelligentes Informationsmanagement so genial macht – und wo der konkrete Nutzen liegt.

Herr Wagenführer, so viel ist klar: Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, und hinter dem Akronym ECM verbirgt sich Enterprise-Content-Management. Aber wo liegt eigentlich der Unterschied?

Ein ECM ist im Bereich der Prozesse zu Hause und ist ein Konzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensprozesse gewährleisten soll. Dabei greifen verschiedene Softwarelösungen ineinander. Ein DMS ist dagegen sehr rudimentär: Hier handelt es sich um eine Software, die Teil einer jeden ECM-Lösung ist, aber auch eigenständig eingesetzt werden kann. Vereinfacht gesprochen ist es ein digitales Archiv, auf das jeder zugreifen kann.

Welche Rolle spielt dabei Informationsmanagement, und welche Vorteile hat das System gegenüber einem DMS?

Das lässt sich am besten bildlich erklären: Stellen Sie sich mal vor, wie groß der Aktenberg eines jeden Unternehmens ist. Allein im Mittelstand wären das ungefähr 50.000 Kilometer ausgedruckte und aneinandergereihte DINA4-Blätter. Das ist absurd, aber natürlich auch ein gewaltiger Wissensschatz. Jetzt geht es darum, wie man dieses Wissen bereitstellt und wo man darauf zugreifen kann – das regelt ein digitales Dokumentenmanagementsystem. Wie daraus der Kern der Information, also businessrelevantes Wissen generiert werden kann, zum Beispiel aus Rechnungen oder Dokumenten aus Logistik und HR, dafür ist wiederum ein übergeordnetes Informationsmanagement zuständig.

Was sind denn momentan die größten Anforderungen an solche Systeme?

Gerade geht es um zwei grundsätzliche Herausforderungen: Ganz aktuell ist das Thema „Compliance“, also all die unterschiedlichen Forderungen vom Gesetzgeber an die IT unter einen Hut zu bekommen. Zum anderen geht es um das Oberthema „Digitalisierung“ und wie man eine digitale Plattform schaffen kann, mit der man agil und von überall arbeiten kann.

Spielt da auch künstliche Intelligenz eine Rolle?

Absolut! Um das mal konkret zu machen: Heute designen wir Prozesse, bei denen genau überlegt wird, von wo nach wo welche Information fließen muss und wie sie dort weiterverarbeitet wird. Zukünftig läuft das durch künstliche Intelligenz automatisiert ab. Das heißt, dass die Unternehmensflüsse auf Basis von Algorithmen optimiert und analysiert werden. Die Systeme können schon relativ viel – sie müssen nur noch darauf trainiert werden, was sie können sollen.

Was „können“ sie denn schon?

Zum Beispiel können sie beim Posteingang schon unterscheiden, ob es sich um eine Bewerbung oder eine Rechnung handelt. Und wenn es eine Rechnung ist, kann erkannt werden, was auf dieser Rechnung steht, zu welcher Abteilung sie gehört, wie hoch der Rechnungsbetrag ist und ob es vielleicht schon eine Mahnung ist oder die Möglichkeit besteht, durch Sofortzahlung Skonto zu ziehen.

Wie baut man denn eine Informations-Infrastruktur auf und gestaltet diese so, dass sie optimal zum Unternehmenserfolg beiträgt?

Da gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder in einem agilen Projektansatz, indem man sich sozusagen von Block zu Block „hangelt“; alternativ lässt sich in einem klassischen Projektvorgehen das Gesamtprojekt vorab konzipieren und anschließend in einem „Wurf” implementieren.

Welche Rolle spielen die Mitarbeiter dabei?

Das Personal kann bei der Analyse des „Ist-Zustandes“ Hinweise darauf geben, wie sie heute arbeiten. Den „Soll-Zustand“ sollte allerdings ein Expertenteam definieren, nämlich auf Basis der technischen Möglichkeiten und dessen, was sinnvoll ist. Denn: Bei einem Investment in so ein System geht es darum, Prozesse zu beschleunigen, Kosten einzusparen, den Kunden besser zu verstehen, auf seine Bedürfnisse besser einzugehen und mehr Umsatz zu machen. Es muss also immer ein konkreter Nutzen entstehen.

Worauf sollte man außerdem achten?

Bei einer Software, die sich um Dokumente, Informationen und Prozesse kümmert, ist ganz viel möglich, man hat sozusagen die Qual der Wahl. Und deswegen ist es extrem wichtig, herauszufinden, was sinnvoll ist und was wirklich gebraucht wird, um businesskritische und -relevante Informationen aufzuarbeiten.

Wie passen Sie denn Ihre Software dem digitalen Wandel an?

Wir arbeiten ständig daran, unsere Softwarelösungen so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten, mit einer kurzen Installations- und Einweisungszeit. Nur so funktioniert nämlich, wie wir es nennen, eine „bodenständige Digitalisierung“, also eine, die sich an den Bedürfnissen unserer Kunden orientiert.

In diesem „Change-Prozess“ gehen Sie ja auch Kooperationen mit Unternehmen ein. Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Um unseren Kunden, die aus dem Mittelstand kommen, den Sprung in die Digitalisierung zu ermöglichen, müssen wir beim Thema Informationsmanagement an der Basis anfangen. Das heißt, dass wir ihnen zu allererst dabei helfen, die richtige Grundvoraussetzung zu schaffen. Dazu gehört zum Beispiel das Thema IT-Security. Und hier unterstützt uns das IT-Consulting-Unternehmen „Assecor“, das Softwaretools zur Verfügung stellt, mit denen sich testen lässt, wie sicher die eigene IT ist, und mit denen man Sicherheitslücken schließen kann.

Und was erhoffen Sie sich von zukünftigen Partnerschaften?

Wir bieten eine Kooperationsplattform, übrigens auch für Start-ups, mit entsprechender Vertriebskapazität und Know-how an. Das heißt, dass sich eine „Win-Win-Win-Situation“ ergibt – für unsere Partner, unsere Kunden und für uns.

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Kurzvita
Dr. Daniel Wagenführer verantwortet als General Manager Business Development Sales & Service Group das IT-Lösungsgeschäft und damit auch den Vertrieb des Dokumenten- und Informationsmanagement-Portfolios der TA Triumph-Adler. Er treibt damit als Innovations- und Ideengeber die digitale Transformation im deutschen Mittelstand voran.

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Einfacher Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement:
Der „TA BusinessOptimizer“ ist eine Server-Softwarelösung, in der zentral alle Dokumente abgespeichert werden können und der Anwender via Softwareclient darauf zugreifen kann. Das macht den Umgang mit Verträgen sowie Personal-, Kunden- und Lieferantenakten deutlich effizienter – und außerdem DSGVO-rechtskonform. Vier komfortable Apps (Contract Management, Human Resources, Sales & Distribution, Procurement) schaffen dabei eine zentrale Informationsplattform. Erfahren Sie hier mehr.

Foto (oben): Copyright Dominik Butzmann