Gastbeitrag von Christiane von Schönberg Albtraum Akquise – In 6 Phasen zum Erfolgstelefonat

Wissen Sie, wie oft Sie in einer Stunde anwählen müssen, um 5 Entscheider-Gespräche zu führen? Sie müssen 35 Rufnummern wählen – und dann kann das Ergebnis sein: 5x nein. Daher ist einer der Erfolgsfaktoren für die Telefon-Akquise das Gesetz der großen Zahl.
Albtraum Akquise – In 6 Phasen zum Erfolgstelefonat

Sicherlich kennen viele von Ihnen die Situation: für heute haben Sie sich den ganzen Tag nichts anderes vorgenommen, als fremde Menschen anzurufen und aus diesen Kunden und Interessenten für Ihr Unternehmen zu machen.

Es ist Montagmorgen 8 Uhr. Sie sitzen startklar am Schreibtisch. Sie wollen sich gerade motivieren zum Hörer zu greifen, da kommt Ihnen ein Gedanke:

  • ist es nicht noch viel zu früh, die Entscheider zu stören?
  • Außerdem sind die Leute Montagsfrüh vielleicht schlecht gelaunt oder direkt schon in Meetings?

Sie beschließen die ersten Telefonate auf 10 Uhr zu verschieben. Dann sind Sie fleißig und widmen sich der Entwicklung Ihrer Produkte. Um 10 Uhr öffnen Sie dann die erste Adresse. Da sie nur eine grobe Vorstellung haben, was das Unternehmen macht, recherchieren sie erst einmal ausführlich im Internet. So können Sie dann auch einen kompetenten und professionellen Eindruck machen. Sie recherchieren 20 Minuten, um dann den ersten Anruf zu wagen. Hier kommen Sie jedoch noch nicht ‚mal über die Zentrale hinaus, die Anweisungen hat, keine fremden Anrufer durchzustellen. Es ist jetzt 10.30 und Sie haben in 2 ½ Stunden nichts erreicht.

Wissen Sie, wie oft Sie in einer Stunde anwählen müssen, um 5 Entscheider-Gespräche zu führen? Sie müssen 35 Rufnummern wählen – und dann kann das Ergebnis sein: 5x nein.

Daher ist einer der Erfolgsfaktoren für die Telefon-Akquise das Gesetz der großen Zahl.

Bereiten Sie für den Start eine Liste mit 200 Adressen vor, die sie nacheinander abarbeiten können. Gehen Sie dabei branchenorientiert vor. Das reduziert Ihre Vorbereitungszeit bei den einzelnen Adressen. Denn wenn Sie mit Ihrer ersten Liste z.B. ausschließlich Fahrradhändler mit Online-Shops angehen wollen, brauchen Sie sich nicht jeden Auftritt ausführlich anzusehen.

Statt die Adressen selbst zu recherchieren, nutzen Sie die Dienste eines Adressbrokers. Hier können Sie neben den Adress-Daten noch zusätzliche Selektionskriterien wie z.B. die Anzahl der Mitarbeiter des Fahrradhändlers mit auswerfen lassen.

Setzen Sie sich mit den sechs Gesprächsphasen intensiv auseinander und bereiten Sie sich vor:

  1. Begrüßung: Stimme = Stimmung
  2. Kurzpräsentation: Ihr Unternehmen/Ihr Anrufgrund in 2 Sätzen
  3. Aktivierungsfrage: eine offene und neutrale Frage, die den Gesprächspartner nach 20 Sekunden (Phase 1 und 2) zum Reden bringt. So lernen Sie auch seine Stimmung kennen.
  4. Nutzenargumente: Leiten Sie diese immer mit der Zauberformel D.B.F.S. – Das Bedeutet Für Sie… ein
  5. Einwandbehandlung – Achtung die können in der Praxis auch schon bei der Begrüßung kommen
  6. Abschluß mit Commitment: nehmen Sie Hausaufgaben zu den nächsten Schritten mit

Ein Erfolgstipp: Schreiben Sie zu den 6 Phasen keine Romane auf’s Papier – Stichworte genügen.

Ein Beispiel für die sechs Gesprächsphasen aus der Praxis. Der Anrufer ist Mitarbeiter bei einem Personaldienstleister für gewerblich-technische Zeitarbeit.

  1. Guten Morgen, Markus Müller, Musterunternehmen. (Pause, damit der andere auch ‚Guten Tag‘ sagen kann.)
  2. Wir sind seit 30 Jahren Spezialist für gewerblich-technische Zeitarbeit und haben 50 Niederlassungen in Deutschland.
  3. Wie wichtig ist Zeitarbeit als Instrument für Ihre Personalpolitik?
  4. B.F.S: Abdeckung von Auftragsspitzen, Ersatz bei Krankheit/Urlauben, schnelle Einarbeitung von gewerblich-technischen Spezialisten aus Ihrer Branche…
  5. „Zu teuer“ à Einmal abgesehen vom Preis, was ist besonders wichtig bei der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern? „Machen wir nicht“ à Grundsätzlich nicht – oder weil aktuell keine Saison ist?…
  6. Vielen Dank für Ihre Zeit. Zu welchen Stellenprofilen kann ich Ihnen konkret Unterlagen schicken? An welche Mail-Adresseß

Das erste Telefonat mit dem Entscheider sollte nicht länger als 2-3 Minuten umfassen – sonst werden Sie nervig.

Außerdem: Erstellen Sie einen Fragenkatalog der die für Sie wichtigsten Fragen enthält, um das Potential, die Dringlichkeit und die Ernsthaftigkeit beim Gegenüber abzufragen.

Wenn z.B. der Entscheider aus unserem Beispiel ‚Personaldienstleister‘ sagt: „Schicke Sie mir doch mal ein Angebot, dann sollte Ihre Frage sein: Für welche Stellen denn? Wie sind Ihre Schichten? Welchen Tarif haben Sie?

Wenn Sie nun Ihre Unterlagen per Mail verschicken – telefonieren Sie 48 Stunden später hinterher. Empfehlenswerter als eine E-Mail ist heute die gute alte Post. Hat einen deutlich höheren Aufmerksamkeitswert.

Wenn Sie hinterher telefonieren, stellen Sie nur eine Frage: Wir haben gestern zum Thema ‚Zeitarbeit‘ telefoniert, wie hat Ihnen mein Angebot gefallen?

Wahrscheinlich wird Ihr Gesprächspartner antworten: „Tut mir leid, hatte ich noch keine Zeit“. Jetzt ist für Sie die Zeit gekommen, einen verbindlichen Telefontermin zu vereinbaren.

„Wann passt es Ihnen denn für ein Feedback-Gespräch – Montag Nachmittag gegen 16 Uhr oder Freitag gegen 10 Uhr?“ Die Wahrscheinlichkeit, Interesse vorausgesetzt, dass Ihr Gesprächspartner jetzt in seinen Kalender stellt ist hoch, und sie haben einen verbindlichen Telefon-Termin, den Sie nun noch per Mail bestätigen.

Bevor Sie aktiv werden, bereiten Sie Ihre Kampagne vor. Das ist das A und O. Konzipieren Sie Ihr Mailing, Ihre Flyer und ggfs. ein Werbegeschenk. Machen Sie sich aussagefähige Notizen in Ihre Datenbank. Schreiben Sie allerdings nichts Negatives über den Gesprächspartner – sonst trauen Sie sich schon gar nicht, dort nochmal anzurufen.

Bitten Sie die Telefonzentrale um Hilfe. Steigen Sie keinesfalls in das Gespräch ein mit: Und zwar, ich habe da mal eine Frage, wer ist denn bei Ihnen verantwortlich für den Einkauf?

Fragen Sie: Sie können mir sicherlich helfen, an wen kann ich mich wenden, der den Einkauf für Produkt X macht?

Es gibt keine schlechten Tage zum Telefonieren. Auch Freitagnachmittag nach 16 Uhr ist eine gute Zeit, denn da ist die Chef-Sekretärin im Feierabend und der Chef geht persönlich an den Apparat.

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Zur Person
erfolgsfaktor ist Ihr Experte für Telefon-Akquisition und Vertrieb. Die zertifizierte Herrmann-Dominanz-Instrument Trainerin und Reiss Profile Masterin Dipl.-Betriebswirtin Christiane von Schönberg bringt 15 Jahre Erfahrung mit. „Zu meinen Kunden zählen internationale Software-Konzerne und Finanzdienstleister genauso wie start ups oder ein Franchise-Unternehmen für Currywurst-Stände. Aus diesem Grunde habe ich in vielen Branchen Erfahrung und arbeite langjährig mit meinen Kunden zusammen. Nach wie vor übernehme ich selbst Telefon-Kampagnen für ausgewählte Kunden. So bleibe ich im Thema drin und kann praxisorientiertes Wissen und erfolgreiche Strategien am Telefon vermitteln.

Foto: vintage telephone from Shutterstock