Wie ich mit KI den Flaschenhals in meinem Unternehmen beseitigt habe

Es gab einen Moment, in dem mir klar wurde: Der Engpass in meinem beruflichen Alltag ist nicht meine Auftragslage, nicht der Markt und nicht das Team, sondern ich selbst. Wie ich diesen Engpass mit KI aufgelöst habe, ohne mehr zu arbeiten, und was andere daraus mitnehmen können.

Der Wendepunkt: als ich gemerkt habe, dass ich selbst der Engpass bin

Ich bin KI-Forscherin an der Hochschule Luzern und führe gleichzeitig mein kleines Unternehmen. Lange war mein Erfolgsrezept simpel: mehr arbeiten. Mehr Vorträge, mehr Beratungen, mehr Inhalte, mehr Mails. Eine Zeit lang funktioniert das. Dann nicht mehr.

Der Wendepunkt kam an einem ganz unspektakulären Abend. Ich saß vor einer langen Liste halb beantworteter Mails, recherchierte zum dritten Mal in derselben Woche für einen Vortrag und merkte: Ich verbringe meine Zeit fast ausschließlich mit Aufgaben, die mich nicht weiterbringen, sondern nur am Laufen halten.

Mir wurde klar: Solange jeder Prozess durch meinen Kopf und meine Hände muss, ist meine eigene Zeit die Decke, an die alles stößt. Ich war zum Flaschenhals meines eigenen Geschäfts geworden. Und der ehrliche Teil dieser Erkenntnis war: Das lag nicht am Markt, sondern an meiner Art zu arbeiten.

Welche Prozesse sich sinnvoll automatisieren lassen – und welche nicht

Statt also noch mehr zu arbeiten, habe ich begonnen, systematisch zu trennen: Was muss wirklich ich tun – und was tue ich nur, weil es immer schon so war? Drei Arten von Aufgaben haben sich als gut automatisierbar erwiesen:

1. Recherche und Vorbereitung. Das Sichten von Quellen, das Zusammenfassen langer Dokumente, das Aufbereiten von Hintergrundinfos für Vorträge oder Beratungen – hier nimmt mir KI heute den grössten Teil der Vorarbeit ab.
2. Routinekommunikation. Wiederkehrende Mails, erste Entwürfe von Antworten, Terminkoordination, Follow-ups nach Verkäufen oder Anfragen. Nicht das fertige Wort, aber die mühsame erste Fassung.
3. Wiederkehrende Strukturarbeit. Inhalte in unterschiedliche Formate bringen, Dokumente vorstrukturieren, immer gleiche Abläufe abbilden. Alles, was eine klare Logik hat und sich wiederholt.

Mindestens so wichtig ist die andere Liste. Das, was ich bewusst nicht automatisiere. Den eigentlichen Kern meiner Arbeit gebe ich nicht ab: das Denken, die fachliche Einschätzung, die Beziehung zu Kundinnen und Kunden, das Urteil darüber, was richtig und was unpassend ist. KI bereitet vor und schlägt vor. Entschieden und verantwortet wird von mir.

Wie die Kontrolle beim Menschen bleibt

Souveränität heißt für mich nicht, Verantwortung abzugeben, sondern sie bewusst zu behalten. Genau deshalb ist KI in meinem Alltag kein Autopilot, sondern eine Assistenz. Sie liefert mir Entwürfe, Vorschläge und Zusammenfassungen und ich entscheide, was davon raus geht.

Konkret heißt das: Keine Mail verlässt mein Postfach, ohne dass ich sie gelesen und freigegeben habe. Keine fachliche Aussage geht in einen Vortrag, ohne dass ich sie geprüft habe. Die KI verkürzt den Weg von der Idee zum fertigen Ergebnis. Aber der letzte Schritt, die Freigabe, bleibt immer bei mir. Das ist kein technisches Detail, sondern eine Haltung und mein eigener Wert: Wer KI verantwortungsvoll einsetzt, baut die menschliche Kontrolle bewusst in den Prozess ein, statt sie zufällig übrig zu lassen.

Dieser Mensch-im-Zentrum-Ansatz hat einen angenehmen Nebeneffekt: Ich vertraue den Ergebnissen mehr, weil ich weiss, an welcher Stelle ich draufschaue. Wenn Automatisierung und Kontrolle richtig zusammen eingesetzt werden, verstärken sie sich gegenseitig.

Warum es nicht auf das einzelne Tool ankommt, sondern auf das Prinzip

Die häufigste Frage, die ich bekomme, lautet: Welches Tool nutzt du? Das ist verständlich, aber es ist die falsche Frage. Tools ändern sich im Quartalstakt. Was heute der heiße Favorit ist, kann in einem Jahr abgelöst sein. Wer seine Arbeitsweise an ein einzelnes Werkzeug knüpft, baut auf Sand.

Das Prinzip dagegen bleibt: Erst die eigenen Prozesse verstehen, dann entscheiden, welche Teile sich sinnvoll automatisieren lassen, und schließlich die menschliche Freigabe an den richtigen Stellen verankern. Welches konkrete Programm diese Schritte unterstützt, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass ich weiß, welchen Engpass ich löse und wo ich die Kontrolle behalte.

Genau hier liegt für mich der Unterschied zwischen Aktionismus und echter Veränderung. Es geht nicht darum, möglichst viele KI-Tools im Einsatz zu haben. Es geht darum, die eigene Arbeit so umzubauen, dass die Maschine die Wiederholung übernimmt und der Mensch das Urteil.

Souveräner arbeiten, nicht mehr arbeiten

Das Ergebnis dieser Umstellung ist nicht, dass ich heute mehr schaffe und trotzdem erschöpft bin. Das Ergebnis ist, dass mein Geschäftsmodell nicht mehr an meiner persönlichen Arbeitszeit hängt. Ich bin nicht mehr der Engpass. Routinen laufen vorbereitet, ich entscheide, und es bleibt Raum für genau das, wofür mich niemand ersetzen kann.

Wer den eigenen Engpass sucht, sollte nicht zuerst nach dem passenden Tool fragen, sondern nach dem Prozess, der ihn ausbremst. Die Technik ist heute reif. Die eigentliche Arbeit ist, die eigene Arbeitsweise neu zu denken – und die Kontrolle dabei bewusst zu behalten.

Über die Autorin
Sophie Hundertmark ist KI-Forscherin, Beraterin, Speakerin und Autorin. Sie forscht und lehrt an der Hochschule Luzern (IFZ – Institut für Finanzdienstleistungen Zug) und führt mit der Hundertmark GmbH ihr eigenes Unternehmen. Ihre Schwerpunkte sind Conversational AI, Generative AI und Responsible AI. 2026 schloss sie ihre Promotion zum FCCC-Framework an der Universität Fribourg ab. Sie ist Autorin des Eltern- und Kinderratgebers „Hey KI, was machst du da?“ und Gastgeberin des Podcasts Sophie’s Next AI Talk.

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Foto (oben): KI