Endloser Meeting-Marathon – wie kann KI uns helfen?

In vielen Unternehmen dominieren noch immer Meeting-Marathons und manuelle Protokollschlachten. Multitasking ist dabei die Norm: zuhören, mitschreiben, agieren – nicht gerade förderlich für ein konstruktives Gespräch. Die Folgen davon sind zusammenhanglose Notizen und nicht erledigte Aufgaben.

KI-basierte Tools sind mittlerweile im Stande Routineaufgaben zuverlässig zu übernehmen. Sie transkribieren nicht nur in Echtzeit, sondern strukturieren Gespräche, identifizieren Aufgaben, verschicken Follow-ups – alles automatisch. Die Effekte sind messbar: Die Zahl der Meeting-Minuten sinkt, weil niemand mehr mitschreiben muss und schneller Ergebnisse erzielt werden. Die Qualität der Ergebnisse steigt, weil alle Teilnehmenden zu 100% präsent sind. Und die Kosten für produktive Zusammenarbeit sinken dramatisch: Was früher eine Stunde Nacharbeit erforderte, erledigt heute ein KI-System in Sekunden.

KI als Co-Pilot einer neuen Arbeitswelt

Doch der große Umbruch steht erst bevor. Große Sprachmodelle und multimodale KI-Systeme sind längst nicht mehr auf Protokolle beschränkt. Sie analysieren juristische Dokumente, generieren Bilder auf Hollywood-Niveau für einen Bruchteil eines Cents, schreiben Marketingtexte, prüfen Verträge oder beantworten Kundenanfragen – oft schneller, günstiger und zuverlässiger als menschliche Experten.

Der entscheidende Punkt: Die Grenzkosten für kreative und kommunikative Arbeit sinken gegen Null. Was der Mikrochip für die Rechenleistung und das Internet für die Distribution war, ist KI nun für die Kreation. Der Effekt: Aufgaben, die früher Tage oder Wochen dauerten, werden in Minuten erledigt. Filme, Games, Texte, Support – ganze Branchen stehen vor einem Paradigmenwechsel.

Die neue Meetingkultur: Präzise, fokussiert, sinnvoll

Was bedeutet das für die Meetingkultur? Zunächst: Meetings werden seltener, aber besser. KI filtert im Vorfeld, welche Themen wirklich besprochen werden müssen, erstellt Agenden, liefert Hintergrundinfos und schlägt die optimale Teilnehmerzahl vor. Während des Meetings sorgt sie dafür, dass Diskussionen nicht ausufern, sondern zielgerichtet bleiben. Nach dem Meeting übernimmt sie die Nachbereitung, verschickt Aufgaben und erinnert an Deadlines. 

Das geschieht im Moment oft noch mit Bots, die als “Teilnehmende” im Call sitzen. Doch der Trend geht hier klar zu externen Tools, die für weniger Ablenkung sorgen und auch für Offline-Meetings eingesetzt werden können. 

Das Resultat: Meetings werden zu strategischen Plattformen, nicht mehr zu Zeitfressern. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden gehört wieder dem Gespräch, nicht dem Notizblock. Führungskräfte können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Entscheidungen treffen, Innovation vorantreiben, Beziehungen stärken.

Die Rolle der Mitarbeitenden: Upskilling statt Routine

Natürlich bleibt diese Entwicklung nicht ohne Folgen für die Mitarbeitenden. Die Anforderungen wandeln sich rapide: Kontinuierliches Lernen, Flexibilität und der souveräne Umgang mit KI-Tools werden zur Grundvoraussetzung. Upskilling und Reskilling sind keine Option mehr, sondern Pflicht. 

2025 ist das Jahr, in dem Unternehmen gezwungen sein werden, KI nicht nur zu testen, sondern in ihre Prozesse zu integrieren. Die Aufgabe der Führungsebene: Hürden für die Nutzung senken, sinnvolle Anwendungsfälle identifizieren und Mitarbeitende zur regelmäßigen Nutzung motivieren. Der Lohn: Zeitgewinne, die in strategische Projekte, Innovation und Kundenbeziehungen investiert werden können. Mehr als ein Viertel der Arbeitszeit verbringen Angestellte in Deutschland in Besprechungen – das Potenzial, durch KI Zeit zu sparen, ist also groß. 

Entscheidungsfindung und Wissensmanagement: KI als Turbo

Besonders gravierend wird der Wandel in zwei Bereichen: Entscheidungsfindung und Wissensmanagement. KI ermöglicht es erstmals, alle verfügbaren Informationen aus Besprechungen in Echtzeit zu analysieren und aufzubereiten. Entscheidungen werden dadurch schneller, fundierter und stützen sich mehr auf systematisch aufbereitete Informationen als auf Überzeugungen und Positionsmacht.. Die Vision: Der Entscheidungsträger als „Homo Economicus“, der auf Basis vollständiger Datenlage agiert – und das auch unter Unsicherheit.

Im Wissensmanagement durchpflügt KI riesige Datenmengen und filtert Relevantes heraus. Für stundenlange Besprechungen ist das Gold wert: Auch Nicht-Teilnehmende können auf relevante und gut strukturierte Informationen aus den Meetings zugreifen. Unternehmen, die diese Möglichkeiten nicht nutzen, lassen riesiges Potenzial ungenutzt.

Fazit: Menschlichere Meetings dank KI

Die Ironie der Entwicklung: Je mehr Aufgaben KI übernimmt, desto menschlicher werden Meetings. Sie werden kürzer, fokussierter, angenehmer – und schaffen Raum für das, was Maschinen nicht können: Kreativität, Empathie, echte Zusammenarbeit. Wer heute die Weichen stellt und KI als Partner begreift, wird morgen eine Arbeitskultur erleben, in der Meetings nicht mehr gefürchtet, sondern geschätzt werden.

Über den Autor
Benedikt Böringer (26), ist CEO und Mitgründer des Berliner KI-Start-ups Jamie. Seine Vision: Jegliche Form von repetitiver Arbeit rund um Meetings automatisieren. Mit Jamie hat er ein KI-basiertes Tool entwickelt, das in Meetings vollautomatisch Notizen erstellt, Zusammenhänge erkennt, Fachjargon und Dialekte versteht, sowie Aufgaben ableitet – sowohl virtuell, als auch in Offline-Besprechungen. Doch das ist erst der Anfang: Jamie’s KI-Assistent soll die Nutzenden während des Meetings durch intelligentes Note-Taking und Kontextanreicherung unterstützen, bei der Gesprächsvorbereitung helfen – und im Anschluss eigenständig die besprochenen Aufgaben übernehmen.

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