Abschreibung von Softwarelösungen – So geht’s!

Gute und professionelle Softwarelösungen sind für den Büroalltag wichtig. Vieles lässt sich mit der richtigen Software einfacher, digitaler und effizienter handhaben. Steht die Überlegung zur Investition in eine Softwarelösung an, gilt es abzuwägen: Gute und professionelle Software ist nicht günstig. Wer sich aber auf günstigere Alternativen einlässt, macht möglicherweise Abstriche bei der Professionalität und der Zuverlässigkeit.

Ein wichtiger Aspekt sollte jedoch in die Entscheidung einfließen: Die Anschaffungskosten für eine Software können abgeschrieben werden. Das spart eine Menge Geld! Hier gibt es aber gewisse Punkte zu beachten.

Software zählt zu den immateriellen Wirtschaftsgütern und darf dementsprechend abgeschrieben werden. Hier gibt es aber Unterschiede, denn Software ist nicht gleich Software.

Anwender- versus Systemsoftware

Zu unterscheiden ist die Anwender- von der Systemsoftware. Erstere umfasst zum einen Programme, die standardmäßig von vielen Anwendern genutzt werden, wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware oder Microsoft Office. Zum anderen umfasst Anwendersoftware individuelle Software, die speziell für den Nutzer programmiert wurde. Die Systemsoftware umfasst mit dem Computer verbundene Software, wie etwa Betriebssysteme.

Programme können nur dann als eigenständiges Wirtschaftsgut erfasst und entsprechend separat abgeschrieben werden, wenn diese mit der Hardware keine Einheit bilden. In allen anderen Fällen wird die so genannte Systemsoftware, die in Einheit mit der Hardware erworben wurde, auch mit dieser zusammen abgeschrieben. Getrennte Buchungen gibt es in diesem Fall nicht. Hier gelten die AfA-Tabellen für Computer.

Abschreibung von Anwendersoftware

Individuell angefertigte Anwendersoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro kann über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden. Handelsübliche Standardsoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro hingegen wird über drei Jahre abgeschrieben.

Software mit Anschaffungskosten unter 800 Euro, so genannte Trivialprogramme, zählen hingegen zu den beweglichen Wirtschaftsgütern mit geringem Wert (GWG – Geringwertige Wirtschaftsgüter) und werden entsprechend abgeschrieben. Sind sie billiger als 250 Euro, dürfen sie sofort als Kosten verbucht werden. Bei einem Wert von 250 Euro bis 800 Euro sind sie als GWG zu erfassen und am Ende des Anschaffungsjahres abzuschreiben.

Kostenpflichtige Updates hingegen gelten nicht als eigenständige Software. Sie werden daher nicht abgeschrieben, sondern werden direkt als Kosten verbucht.

Neue Nutzungsdauer seit 2021

Seit dem Jahr 2021 gibt es eine Neuerung: Software darf ab dem Jahr 2021 rückwirkend auch sofort, also im Jahr der Anschaffung, abgeschrieben werden – und zwar unabhängig vom Kaufpreis. Dies gilt auch für Softwarelösungen, die vor dem Jahr 2021 angeschafft wurden und deren ursprüngliche Abschreibungsdauer von drei oder fünf Jahren noch nicht beendet ist.

Konkret bedeutet das: Wer ein Notebook im Jahr 2021 in Höhe von zum Beispiel 2.000 Euro gekauft hat, kann diese Kosten im Jahr der Anschaffung komplett absetzen – egal, ob das Gerät im Januar oder im Dezember gekauft wurde. Hierbei handelt es sich auch nicht um eine Sofortabschreibung.

Eine weitere Möglichkeit der Abschreibung ist die Abschreibung über zwölf Monate. Dabei wird der Kaufpreis gleichmäßig auf zwölf Monate aufgeteilt.

Wichtig zu wissen: Die Anwendung dieser Regel ist keine Pflicht. Die Software kann auch über eine längere tatsächliche Nutzungsdauer, wie oben dargestellt, abgeschrieben werden.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, eine Investition in eine gute Softwarelösung lohnt sich dank vieler Abschreibungsmöglichkeiten häufig.

Über den Autor
Fin Glowick ist bei der Buhl-Gruppe der Chief Revenue Officer (CRO) für WISO MeinBüro. Die Software bietet ganzheitliche SaaS-Lösungen für den Bürobereich an, die als Web- sowie Desktopversion den Arbeitsalltag von kleinen Unternehmen erleichtern.

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Foto (oben): Shutterstock