IT-Gründer rechnet ab mit Rechnung schreiben

Mit der Gründung von Weiss IT hat sich der heute 44-jährige Stefan Jürgen Weiß den Traum der Selbstständigkeit erfüllt. Gemeinsam mit seinen vier Mitarbeitern betreut der Hachenburger rund 150 Gewerbekunden aus Handel, Handwerk, Gesundheitsbranche sowie Maschinenbau, nimmt ihnen das Thema IT komplett ab und bietet darüber hinaus die passenden Trainings und Coachings an.

Neue Bedingungen fordern Umdenken

Die Firma, mit Sitz im Westerwald, wuchs seit Beginn im Jahr 2005 kontinuierlich und gesund. Die Arbeitsprozesse wurden überwiegend mit stationären Computern und lokal installierten Programmen bewältigt. Für die Erstellung von Rechnungen und Angeboten nutzte Weiss IT anfänglich eine Desktop Lösung. Ende 2016 steht der Unternehmer mit Firma und Familie vor zwei Umzügen, als er sich schwer an Schulter verletzt und ein Mitarbeiter Weiss IT überraschend verlässt. Als nun feste Strukturen wegbrechen, wird dem Unternehmer die gewachsene Notwendigkeit einer mobilen Arbeitsweise deutlich.

Mobiles Arbeiten – auch in der Buchhaltung

Die Vorkommnisse hatten vorhandene Potenziale aufgedeckt. Die Strukturen von Weiss IT mussten in Zukunft weniger anfällig für derartige Störungen werden. Damit Dokumente für alle Mitarbeiter stets verfügbar sind, müssen Unternehmen weg von Papierprozessen, hin zu digitalen Lösungen. Rechnungen und Angebote, die bislang nur im Büro erstellt werden konnten, sollten nun auch mobil erledigt werden können. Weiss IT entschied sich bewusst gegen existierende Komplettlösungen und vertraute auf einzelne Tools, die durch zahlreiche Schnittstellen zusammen funktionieren. Zur neuen Strategie gehörte auch die Implementierung der Buchhaltungssoftware Billomat

Aller Anfang ist leicht: Übergang zur Digitalen Buchhaltung

Ist der Workload hoch und das Unternehmen in ausgelasteter Kapazität, fressen bürokratische Aufgaben viel Zeit. Die Entscheidung für ein neues Tool war trotzdem nicht leichtfertig. Die Firma baute mit Billomat eine neue Datenbank auf, die jederzeit von überall erreichbar ist. Die Eingewöhnungszeit gestaltete sich durch die intuitive Bedienung dennoch unkompliziert. Das bisherige Tool von Weiss IT hatte den Zug des mobilen Arbeitens verpasst. Mit der Billomat App war es nun möglich, Angebote und Rechnungen auch vom Wartezimmer des Arztes oder aus dem Urlaub zu erstellen. „Ein enormer Vorteil, der mich wieder komplett handlungsfähig machte. Ohne Rechnung – keine Einnahmen“, erinnert sich Weiß.

Erste Ergebnisse: Zeitersparnisse und Flexibilität

Schon nach wenigen Wochen wurden die zahlreichen Vorteile der Software deutlich. Die Zeit, neue Kundendaten zu erfassen, senkte sich um 50 Prozent auf nur fünf Minuten pro gewonnenen Klient. Auch bei der Erstellung von periodischen Abo-Rechnungen kann nun mehr als die Hälfte der Zeit gespart werden. Die einfache Anwendung und flexible Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Endgeräten machte es außerdem möglich, Angebote und Rechnungen auch von Mitarbeitern erstellen zu lassen. Insgesamt resümiert Weiß: „Unsere Reaktionsfähigkeit beim Versand von Angeboten und Rechnungen verbesserte sich um 100 Prozent und das mit deutlich gesunkener Fehlerquote.“

Aussichtsreiche Zukunft: Automatisierung durch Add-Ons

Ein weiterer Vorteil entsteht durch das kostenlose figo Add-on der Software. Figo stellt die Daten aller Bankkonten für Billomat bereit und schafft so einen automatischen Zahlungsabgleich mit den relevanten Konten und eingehenden Rechnungen. Synergien schafft die Software auch über eine Clockodo-Schnittstelle. Das Zeiterfassungs-Tool dokumentiert jede Minute, die für einen Kunden in Anspruch genommen wird und kann so auch Auskunft über die Profitabilität eines Projektes geben. Die erfasste Zeit kann sofort in eine Rechnung umgewandelt werden. Die simple Bedienung gestaltete den Übergang auch hier fast mühelos und lässt Weiß somit auf die innovativen Schnittstellen setzen.

Fazit: „Das Tun bleibt wichtiger als das Tool“

Die Liste der Vorteile und Synergien ist lang. Eine neue Software bedeutet allerdings auch immer Veränderung, die von allen Mitarbeiten zunächst gelernt werden will. Stefan Jürgen Weiß fasst zusammen: „Das Tun ist wichtiger als das Tool. Plant man die Verwendung neuer Software, hinterfragt man auch automatisch die eigenen Geschäftsprozesse. Diese Art von Neu- und Umdenken tut jedem Unternehmen gut.“ Er warnt davor, die digitale Umstellung zu unterschätzen, denn Papierchaos bliebe immer noch angenehmer als digitales Chaos. In 2018 möchte sich Weiß weiter fokussieren. Mit WEISS IT wird er sich stärker auf die Menschen konzentrieren und seine eigenen Learning aus dem Digitalisierungsprozess in Trainings und Coachings teilen. Die Systemhaus-Lösungen werden künftig in der in 2017 mit seinem Partner Michael Windelen gegründeten w2plus GbR gebündelt.

Über Billomat

Billomat ist ein webbasiertes Buchhaltungsprogramm, mit dem Kunden ihre Buchhaltung von überall schnell, sicher und effektiv erledigen können. Mithilfe der mobilen App und der SSL-verschlüsselten Cloud-Technologie können Rechnungen und Mahnungen bequem von unterwegs verwaltet werden. Das Ziel von Billomat ist es, Buchhaltung für Startups, Unternehmen und Selbständige so leicht wie möglich zu gestalten, damit die Nutzer mehr Raum für die wichtigeren Seiten des Geschäftslebens haben.

Das Fintech-Unternehmen mit Sitz in Nürnberg wurde im Jahr 2007 von Webworkers gelauncht. Seit März 2016 arbeitet ein neues Team aus Vollblut-Onlinern und Software-Experten an dem Buchhaltungstool. Geschäftsführer ist Paul-Alexander Thies, der ehemals für payleven, Travador.com und Groupon tätig war.

Foto (oben): © bramgino – fotolia.com, Mitte: Weiss IT