Zero Inbox: Wie dieser Gründer nie ungelesene E-Mails hat

Als großer Fan von Systemen rund um Produktivität im Beruf, aber auch im alltäglichen Leben möchte ich mein E-Mail-System mit euch teilen, welches schon häufig den stressigen Alltag gerettet hat. Ich verwende eine Kombination aus zwei Frameworks: Zero Inbox sowie GTD (Getting Things Done).

Was ist Zero Inbox?

Im Zero Inbox Framework ist das Ziel, dass der Hauptposteingang im E-Mailprogramm größtenteils leer ist. Denn eingehende E-Mails werden entweder sofort ausgefiltert, falls Sie nicht direkt oder relevant sind, und relevante E-Mails werden schnellstmöglich nach dem GTD-Prinzip klassifiziert. Anders als im ursprünglichen Inbox Zero Framework vom Schriftsteller Merlin Mann werden in meinem Gmail-basierten System jedoch keine E-Mails gelöscht, sondern stattdessen als gelesen markiert. So kann stets nach alten E-Mails gesucht werden.

Was ist GTD?

GTD wurde von Paul Allen entwickelt und ist ein Produktivitätssystem, das sowohl offline als auch online durch Tools wie bspw. Gmail oder Todoist implementiert werden kann. Im Großen und Ganzen geht es darum, einzelne Aufgaben schnellstmöglich durch einen Workflow zu führen, Projekte in Aufgaben herunterzubrechen und nicht wichtige oder dringliche Aufgaben zu verschieben oder zu delegieren.

Das Zero Inbox sowie das GTD-System führen zu einem belastungsfreien, selbstbestimmten und zielgerichteten Arbeiten. Wichtig ist jedoch, nicht stur ein vorgeschlagenes System zu kopieren. Es muss der eigenen Arbeitsweise angepasst werden. So habe ich selbst bspw. das GTD-Framework stark nach meinem Geschmack angepasst und v.a. vereinfacht. Die vorgeschlagene Vorgehensweise ist auf Gmail aufgebaut, kann jedoch anhand jeglicher E-Mailprogramme emuliert werden.

1.  Ordner erstellen und E-Mails herausfiltern

Geschätzt richten sich über 50 % der eingehenden E-Mails nicht direkt an mich. Newsletter, CCs, Marketing E-Mails, Team-Verteiler etc. können schnell den Posteingang überfluten. Diese E-Mails sollten unbedingt herausgefiltert werden und den “Posteingang überspringen”. Bei Gmail erreicht man dies anhand sog. Labels, die als Ordnern fungieren sowie den Filterfunktionen. Bspw. E-Mails, die an den Sales-Verteiler geschickt werden (in dem ich ebenfalls Mitglied bin), landen nicht in meinem Posteingang, sondern direkt im Label “Sales”. Der Filter wäre hierbei einfach “to:sales@taledo.com” mit der Checkbox “Posteingang überspringen”. Zudem labele ich alle E-Mails, die direkt an mich gehen, mit “To Me” und überspringe hierbei den Posteingang nicht.

2.  Mehrere Posteingänge verwenden

In Gmail lässt sich die Funktion “Mehrere Posteingänge” aktivieren. Dies ist enorm hilfreich für das GTD-Prinzip. Andere Programme bieten stattdessen die Option, Ordner oder Labels zu nutzen.

Nachdem an mich gerichtete E-Mails meinen Posteingang erreichen, werden sie gelesen und sofort klassifiziert als “Action”, “Waiting”, “Deferred” oder “Saved”. Zusätzlich gibt es noch eine eigene Inbox für ungelesene Nachrichten, sodass man diese effizient klassifizeren kann. In der Praxis sieht dies so aus:

Mit einem gelben Stern und somit als “Action” klassifiziert werden alle E-Mails, die ein nächstes To Do beinhalten. E-Mails, die sofort (lt. GTD in unter 2Min) erledigt werden können, werden nicht aufgeschoben und erhalten keine Klassifizierung. Unter “Waiting” kommen vor allem E-Mails, die bspw. ein Followup benötigen. Vertriebler kennen diesen Schritt als Wiedervorlage. Wenn ich einem potenziellen Partner eine E-Mail schreibe, setze ich diese sofort auf “Waiting”. Alle paar Wochen überprüfe ich alle E-Mails unter “Waiting” und mache gegebenenfalls ein Followup. Deferred E-Mails sind E-Mails aus meinem Posteingang, die zwar To Dos beinhalten, aber nicht dringlich sind. Diese Aufgaben gehe ich gelegentlich durch, wenn ich keine dringlichen Themen habe. Zu guter Letzt habe ich noch die “Saved” E-Mails. Hierbei handelt es sich um Referenznachrichten, die ich häufiger benötige, bspw. der Wifi Code, den ich vom IT-Team erhalten habe.

Es erfordert einiges an Disziplin, diesem Prozess zu folgen, resultiert jedoch in einer systematischen und zielgerichteten Arbeitsweise. Man kann stets priorisiert arbeiten, indem bspw. einzeln die To Dos in der Inbox durchgeht und sich Zeit bockt für die Followups. Darüberhinaus erzeugt allein der Anblick eines Posteingangs mit kaum ungelesen Nachrichten für ein gutes Gewissen.

3.  Last in First Out

E-Mails in meinem Action-Posteingang, die zuletzt hereingekommen sind, arbeite ich stets als erstes ab. Diese Vorgehensweise habe ich vor vielen Jahren von Eric Schmidt (ex-Google CEO) abgeschaut. Die Realität ist, dass viele Dinge sich von selbst klären, falls sie nicht dringlich sind.

Das hier vorgestellte System habe ich über die letzten 15 Jahre entwickelt und auf meine Bedürfnisse angepasst. Es ist ausschlaggebend, Technologie der eigenen Arbeitsweise anzupassen – und nicht umgekehrt. Dementsprechend empfehle ich jedem, zunächst einen Status Quo zu erstellen, um diesen anhand jeglicher Systeme oder Frameworks zu verbessern. Produktivitätssysteme sollten letztendlich in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess sein.

Bonus:

Es ist ein unglaublicher Vorteil, schnell zu arbeiten, denn Systeme allein reichen nicht, wenn man aufgrund der Technologie und der eigenen “Output-Frequenz” limitiert in der Geschwindigkeit ist. Dies sollte man unbedingt beheben, indem man bspw. seine Tippgeschwindigkeit verbessert. Ich selbst übe beinahe jeden Tag über Seiten wie Tipp10 oder Keybr, um meine Zehnfinger-Tipp-Geschwindigkeit zu verbessern. Ebenfalls enorm von Vorteil sind mechanische Keyboards sowie gute Mäuse.

Über den Autor
Mengühan Ünver ist Mitgründer von Taledo, eine All-in-One Recruiting Solution, die mittels EU-geförderter Künstlicher Intelligenz innovative Unternehmen mit Fach- und Führungskräften aus IT, digitaler Wirtschaft, Operations, medizinischem Fachpersonal und Sales & Marketing verbindet.

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