Oliver Pitsch, Senior UX Designer bei Studitempsdigitale-leute.de

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Hallo Oliver, was ist deine Aufgabe bei Studitemps?

Bei Studitemps bin ich als Senior User Experience Designer dafür verantwortlich, das Thema UX tiefer in der Firma zu verankern. Als ich vor zwei Jahren in das Unternehmen kam, gab es für die User Experience keine eigene Rolle, sondern diese Aufgabe wurde von den Teams mitgemacht. User Experience Design funktioniert aber nicht so nebenbei. Also haben wir die Teams umgestellt und Zuständigkeiten verändert. Jetzt geht es für mich um die Konzeption neuer Features, die Produktstrategie und User Research.

Warum wird User Experience für Studitemps immer wichtiger?

Unser etablierte Prozesse stoßen mittlerweile an ihre Grenzen, da wir in den letzten Jahren stark gewachsen sind. Das sind die klassischen Probleme eines Startups. Am Anfang entscheidet man sich für die einfache Lösung und sagt: Wir machen das jetzt erstmal mal so. Wenn wir groß sind, dann tut das vielleicht weh, aber dann ist das ein gutes Problem.

Außerdem wollen wir ein Produkt bauen, das sich nicht wie eine klassische Business- sondern eher wie eine Consumer-Application anfühlt. Gerade bei unserem zweiseitigen Geschäftsmodell aus Studenten und Unternehmen ist das besonders wichtig. Wir digitalisieren nun unsere internen Prozesse und stellen die User in den Fokus.

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Kannst du ein Beispiel für eine aktuelle Produktentwicklung nennen?

Studitemps agiert als Personaldienstleister und schickt monatlich mehrere tausend Studenten an hunderte Unternehmenskunden raus. Da muss eine Zeiterfassung, also ein Leistungsnachweis erfolgen, damit die Leistung der Studenten dann abgerechnet werden kann. Auf der anderen Seite müssen die Unternehmen sehen, was gearbeitet wurde und müssen das auch bestätigen können. Das klingt relativ simpel. In Wirklichkeit steckt dahinter ein aufwändiger Prozess, von dem wir vieles noch auf Papier machen. Mittlerweile entsteht für viele Mitarbeiter ein enormer Aufwand und wir versuchen das nun zu optimieren.

Wie genau seid ihr da rangegangen?

Am Anfang stehen die Requirements. Wir brauchten eine neue Variante zur Zeiterfassung und die geleisteten Zeiten sollten so schnell wie möglich den Unternehmen zur Freigabe übermittelt werden. Wir haben zwei Entwicklerteams, einmal für die Studentenseite und einmal für die Unternehmensseite. In den Gesprächen mit den Product Ownern der Teams haben wir schnell gemerkt, dass dies ein perfektes Thema für einen Design Sprint ist, da man absolut radikal sein kann. Im schlimmsten Fall weiß man nämlich am Ende der Woche, dass wir zu weit gegangen sind. Das ist mir eigentlich auch das Liebste, wenn am Freitag eines Design Sprints die Studenten im Test sagen, dass die Lösung völlig übertrieben ist.

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Warum ist es besser, wenn die Ergebnisse in einem Design Sprint radikal sind?

Wenn ich die sichere Lösung in der Mitte nehme, dann weiß ich nicht, wie weit wir hätten gehen können. Bei einem Design Sprint geht es darum, sich dem Problem bewusst zu sein und herauszufinden, was funktioniert oder auch nicht. Das ist dann die Grundlage für die eigentliche Konzeption. An eine Grenze zu stoßen zeigt, dass man etwas richtig gemacht hat. 

Auf welche Art habt ihr den Sprint umgesetzt? Welche Learnings aus den vorherigen Sprints habt ihr umgesetzt?

Beim ersten Design Sprint war mir die Methode noch komplett neu. Ich war gerade zu Studitemps gekommen und wir haben den ersten Sprint mit 25 Leuten veranstaltet. Heute sind es maximal acht Leute. Ich kann mir bis heute nicht vorstellen, wie es passieren konnte, dass dieser Sprint zu guten Ergebnissen geführt hat. Es war das pure Chaos, aber wir haben es irgendwie geschafft. Das war also eins der Learnings: lieber eine kleine Gruppe und dafür die richtigen Leute.

Das Wichtigste an Design Sprints ist, dass das Team aus den Leuten zusammengestellt ist, die die meiste Kompetenz zu diesen Fragen im Unternehmen mitbringen. Das ist oftmals die Geschäftsführung und die Teamleads, also Personen, die überhaupt keine Zeit für sowas haben. Da geht dann alle fünf Minuten die Tür auf und jemand will wirklich nur ganz kurz eine Frage stellen. Deswegen finden bei uns Design Sprints immer off-site in einem externen Raum statt. Dann hat man den Fokus und niemand stört einen. Das war ein schmerzhaftes Learning. Aber das Geld für den externen Raum lohnt sich einfach.

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Wie war das Team diesmal zusammengesetzt?

Das Team war aus verschiedenen Standorten zusammengestellt. Studitemps hat 19 Standorte in Deutschland und wir haben die Leute reingeholt, von denen wir das Gefühl hatten, das sind die Richtigen für diese Kompetenzen. Die Leiterin der Abteilung zum Thema Leistungsnachweis und Zeiterfassung war mit dabei. Sie hat das Know-how und vor allem kennt sie die Pain Points im Prozess. Das war besonders am Montag eine Erfahrung für uns. Denn wir kannten natürlich das Problem. Aber direkt die Erfahrungen mitzubekommen, war sehr wertvoll. 

Wie sind dann die einzelnen Tage über die Bühne gegangen?

Wir versuchen uns an den Leitfaden aus dem Buch zu halten, weil das für uns am besten funktioniert. Ich bin zwar schon dabei die eine oder andere Stelle ein bisschen abzuwandeln, aber die ersten Sprints möchte ich wirklich erst mal nach Plan machen, um herauszufinden, wie das sein soll.

Am Montag geht es also los. Wir haben uns im Cowoki, einem Kölner Coworkingspace, getroffen. Du warst ja auch dabei. Den Anfang macht eine Übung, die wir “Karibik oder Chorweiler” genannt haben. Dabei geht es darum, zwei Szenarien zu entwerfen. Bei der einen geht es darum zu zeigen, was passiert, wenn alles schiefläuft. Bei der anderen, wie die Welt in zwölf Monaten aussieht, wenn alles nach Plan läuft. Dann schaut man sich die Problemstellung an und stellt “How-might-we”-Fragen, die am Ende des Tages an der Wand stehen. Wie können wir es schaffen, dass Leistungen automatisch erfasst werden?

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Das Ziel des Montags ist es, das Problem in der Tiefe zu verstehen. Es gilt die Fragestellung für die nächsten Tage zu erarbeiten. Dieser Tag wird im Buch als Auspacken beschrieben. Jeder legt auf den Tisch, was er weiß und man merkt, wo man im Team steht.

Der Dienstag ist dann der Tag, der sich gut zum Fotografieren eignet.

Genau, denn da geht es ans Sketchen. Dienstag ist der Tag, an dem es an die Lösungsansätze geht. Dazu schaut man sich auch an, was es bereits auf dem Markt gibt und stellt das in Lightning-Demos vor.

Dann kommt der spaßige Teil, die Crazy-Eight-Methode. Man nimmt ein Blatt Papier, faltet es dreimal, sodass man acht Felder bekommt und zeichnet innerhalb von jeweils 30 Sekunden acht Solutions, acht Ideenansätze. Das findet unter Zeitdruck statt und bringt die Leute auch erst mal zum Schwitzen. Der erste Versuch geht in der Regel in die Hose und das ist auch völlig in Ordnung. Die Hand wird lockerer und man merkt plötzlich, wie viel man mit einer Strichfigur und einem Pfeil ausdrücken kann. Wenn das Team dann die Angst vor dem Sketchen verloren hat, nimmt man sich ausreichend Zeit, um die eigenen Ideen auf sogenannten Solution Sketches für den Rest des Teams festzuhalten.

Der Output des Dienstags sind die Solution Sketches. Wir legen sie auf einen Stapel und gehen nach Hause.

Mittwoch.

Mittwoch ist Entscheidungstag. Während eines Design Sprints lernt man, dass Gruppenentscheidungen nicht funktionieren. Darum hängt man mittwochs erst mal die ganzen Solution Sketches an die Wand. Man könnte jetzt anfangen darüber zu diskutieren. Aber das ist Zeitverschwendung. Stattdessen schaut man sich in einer stillen Übung alle Sketches an und jeder darf Punkte vergeben. Dazu nehmen wir Klebesticker und jeder kann so viele Sticker kleben, wie er will. Daraus entsteht eine Heatmap. Es folgt eine Speed Critic, bei der der Moderator drei Minuten über jedes Sketch etwas sagt.  Dabei kommen häufig ganz neue Aspekte heraus, die der Sketcher sich eigentlich anders gedacht hatte. 

Dann wird erneut abgestimmt und die Bewertung verschiebt sich meist etwas. Wir nehmen dafür unterschiedliche Größen an Stickern, damit man den Unterschied zwischen dem ersten und zweiten Voting sieht. Dann kommt der Super Vote. Jeder hat genau einen Sticker und den klebt man dort hin, wo man sagt, das muss unbedingt in den Prototypen mit rein.

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Wie wird dann letztendlich entschieden?

Im Sprint gibt es immer eine Person, die sich Entscheider nennt. Diese Person hat bei kritischen Fragen den Hut auf und besitzt mehrere Super Votes. Am Ende des Mittwochs hat man dann alle Teile, die man in den Prototypen baut. 

Bauen bedeutet was?

Bauen bedeutet Prototypisieren. Das kann auf einem Stück Papier passieren, wenn das funktioniert.

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Die zweite Hälfte des Interviews und alle Videos dazu, finden Sie auf Digitale Leute.

 

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