Was bleibt von New Work im AI-Zeitalter?

Und dann kam Künstliche Intelligenz und stellte vieles auf den Kopf. Erstaunlich hartnäckig hingegen halten sich die alten, auf Knappheit getrimmten Abläufe, die plötzlich ins Leere greifen, wenn Kosten und Zeitaufwand für das Erzeugen von Code, Texten und Analysen gegen Null laufen. Darin liegt die eigentliche Herausforderung. Was hilft, sind Prozesse, die nicht sofort auseinanderfallen, wenn sich die Spielregeln alle paar Monate verschieben. 

Tim Mois, Gründer und Geschäftsführer von sipgate, liefert in seinem Buch „21 Work Hacks“ für alle, die vor der gleichen Frage stehen: Was kommt nach der Effizienz? Dieses Buch ist kein Fahrplan für AI, denn davon gibt es genug. Es ist die Momentaufnahme eines Mittelständlers, der seit 2020 mit der Technologie experimentiert und dabei gelernt hat: Es gibt kein Fertig. Ein Auszug aus zwei Kapiteln.

Lasst Daten sprechen

Wo war der Link? Warum churnen unsere Kunden? Wie kommt das neue Feature an? Früher: Suchen, graben, verzweifeln. Heute: Fragen stellen. Wir laufen seltener Informationen hinterher. Stattdessen bringen wir unsere eigenen Daten zum Sprechen.

Das fängt mit einzelnen Personen an. Sie nutzen AI-Tools als persönliches Wissenssystem. Links, Notizen, Gedanken landen dort. Statt zu suchen, fragen sie ihren AI-Agenten. Die AI antwortet mit dem, was sie selbst hineingegeben haben. Das geht auch für Teams, die technische Dokumentationen in einer durchsuchbaren Oberfläche sammeln und dabei auf geteiltes Kontextwissen wie Glossare zugreifen.

Das Gleiche machen wir mit Informationen, die wir jahrelang gesammelt, aber selten genutzt haben: CRM-Einträge, Support-Tickets, Kunden-Calls. Mit AI führen wir unterschiedliche Quellen zusammen und sorgen dafür, dass Insights entstehen. Sales befragt die AI nach Herausforderungen von Kund:innen. Entwickler:innen finden schneller, wo User stolpern. Im Marketing wird sichtbar, welche Inhalte funktionieren. In der Kundenbetreuung erkennen wir, welche Themen zunehmen, bevor sie eskalieren. Fragen, die früher tagelange Auswertungen erforderten, sind in Minuten beantwortet.

Zahlen waren bei uns schon immer transparent. Kundenzahlen, Umsatz, Produktentwicklung: Jede:r kann sie sehen. Mit AI sind es mehr geworden. Wir wollen nicht plötzlich alles kontrollieren. Aber jetzt sind Auswertungen möglich, deren Aufwand früher in keinem Verhältnis zum Nutzen gestanden hätte. Auf Dashboards, in Retrospektiven, beim Festival.

Was uns dabei wichtig ist: AI liefert die Informationen schneller als zuvor. Aber die richtigen Schlüsse daraus ziehen, das machen wir lieber selbst. Und was zählt, ist das Team, nicht einzelne Personen. Die Wirkung bei Kund:innen, nicht die Auslastung. Transparenz hilft uns, eine ehrliche Antwort auf die Frage zu finden: Werden wir gemeinsam besser?

Puffer mit System

Künstliche Intelligenz macht uns schneller. Und genau deshalb dürfen unsere Task-Boards nicht voller werden. Wir verplanen unsere Arbeitszeit nicht komplett, sondern lassen Puffer im System. „Slack-Time“, die keinem Sprint gehört, keinem Ticket, keinem Projekt. Zeit für Experimente, für das neue AI-Tool, das jemand ausprobieren will. Für den Gedanken, der erst beim Spaziergang um den Block entsteht. Nicht planbar, aber wertvoll.

Das ist nicht für jedes Team gleich einfach. Wer zeitnah Kundenprobleme lösen muss, kann sich nicht jederzeit ausklinken. Manche Teams schützen ihre Sprints vor spontanen Unterbrechungen, weil sonst nichts fertig wird. Puffer mit System heißt nicht einfach: Alle machen, was sie wollen. Es bedeutet vielmehr: Wir schaffen Raum, wo es möglich ist. Und verteidigen ihn. Das wird von Tag zu Tag wichtiger. Denn wenn einfache Aufgaben an die AI gehen, wird die verbleibende Arbeit anspruchsvoller und erfordert ständige Konzentration. Gleichzeitig verschwinden die Routinen, die uns zwischendurch Luft zum Durchatmen gegeben haben. Die das unbewusste Nachdenken anregen. Füllen wir die gewonnene Zeit nur mit neuen Aufgaben, machen wir mehr, nicht unbedingt bessere Arbeit. Den AI-Trend einfach auszusitzen, ist auch keine gute Option. Dieses Spannungsfeld ist real. Wir haben noch nicht die perfekte Antwort gefunden, aber eine klare Haltung dazu.

So achten wir darauf, dass unser Puffer nicht verloren geht. Mal den Rechner verlassen. Tischtennis. Eine Runde Schach. Ein beliebtes Ritual nach dem Mittagessen: sich auf den Sofas im Flur treffen, teamübergreifend. Manchmal entsteht daraus etwas, manchmal nicht. Und dann gibt es Retreats, bei denen Teams das gewohnte Arbeitsumfeld verlassen, um kreativ zu denken und strategisch zu planen. Ideen entstehen nicht von Task zu Task. Sie entstehen in den Pausen dazwischen. Slack-Zeit ist keine Verschwendung. Sie verhindert, dass wir uns selbst überholen, gute Ideen übersehen oder diese erst gar nicht erdenken.

21 Work Hacks
+++ Lesestoff für alle, die New Work nicht nostalgisch, sondern praktisch denken: sipgate-Gründer Tim Mois bringt sein neues Buch „21 Work Hacks… für eine erfolgreiche Agentic Transformation“ heraus. Darin teilt der Düsseldorfer seine Erfahrungen aus sechs Jahren KI im Arbeitsalltag. Entstanden sind 21 konkrete Hacks aus der Praxis eines mittelständischen Unternehmens, das seit 2020 ausprobiert, verwirft, nachschärft und weiterlernt. Im Buch geht es unter anderem darum, wie Teams KI-Tools eigenständig testen dürfen und wie sipgate Lernen und Austausch über Formate wie „Open Friday“ und eine regelmäßige Demo strukturiert. Außerdem erklärt Mois, warum bewusst unverplante Zeit zum festen Bestandteil der Organisation wird, wenn Routinearbeit an KI geht. „Die ehrlichste Aussage, die wir nach sechs Jahren KI-Transformation treffen können, lautet: Es gibt kein Fertig“, so Mois. Jetzt bei amazon bestellen

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Foto (oben): KI