Erfolg auf der ganzen Linie – Checkliste für die Messe-PR – Gastbeitrag von Markus Walter

Viele Unternehmen und Start-ups planen aktuell ihre Teilnahme an der CeBIT sowie anderen Fachmessen und großen Veranstaltungen in 2011. Für einen Erfolg auf ganzer Linie wird in Sachen Messeteilnahme sehr häufig auch die […]

Viele Unternehmen und Start-ups planen aktuell ihre Teilnahme an der CeBIT sowie anderen Fachmessen und großen Veranstaltungen in 2011. Für einen Erfolg auf ganzer Linie wird in Sachen Messeteilnahme sehr häufig auch die Pressearbeit miteinbezogen. Dabei gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und frühzeitig mit einer strategischen Messe-PR zu beginnen. Die folgende Checkliste gibt Unternehmen und Start-ups konkrete Handlungsempfehlungen für ihre Pressearbeit im Vorfeld und Nachgang einer Messe.

Messeteilnahme ankündigen
Unternehmen sollten ihre Messeteilnahme frühzeitig über eine Pressemeldung ankündigen. Dazu gehören neben der Hallen- und Standnummer auch Informationen über Neuheiten, die den Besucher dort erwarten. Viele Fachzeitschriften veröffentlichen eine Messe-Vorschau. Damit die Information berücksichtigt wird, müssen die Redaktionsschlüsse eingehalten werden. Allgemein sollte ein Vorlauf von 6 Wochen eingeplant werden.

Pressegespräch oder Pressekonferenz?
In welcher Form man den Journalisten-Kontakt auf der Messe pflegen möchte, sollte gut überlegt sein. Grundsätzlich sind Pressekonferenzen nur zu empfehlen, wenn es wirklich entscheidende Neuigkeiten gibt, etwa ein neues Produkt oder die Fusion zweier Unternehmen. Kostengünstiger und oft zielführender sind individuelle Pressegespräche mit Journalisten, um sich mit ihnen über Entwicklungen im Unternehmen und Markt auszutauschen.

Redakteure einladen, Termine vereinbaren
Egal ob Pressekonferenz oder -gespräche, die Redakteure sollten frühzeitig – etwa vier Wochen vorher – schriftlich eingeladen werden, damit sie ihre Termine entsprechend planen können. Für Pressegespräche bietet es sich zudem an, zwei Wochen vor der Messe die Redakteure gezielt anzurufen, um einen festen Termin zu vereinbaren.

Presse-Mappen vorbereiten
Es sollten ausreichend Presse-Mappen für das Pressefach im Pressezentrum sowie einer gegebenenfalls geplanten Pressekonferenz und die individuell vereinbarten Pressegespräche vorbereitet werden. Der Inhalt besteht aus den aktuellsten Pressemeldungen, Hintergrundinformationen, Kontaktdaten und idealerweise einer Presse-CD mit den digitalen Texten und Bildern.

Das Pressegespräch
Um dem Redakteur relevante Informationen für seine Leser zu liefern, sollte er zu Beginn des Termins nach seinen aktuellen Interessen und Schwerpunktthemen gefragt werden. Am Ende des Gesprächs wird geklärt, ob man ihn mit einem Fachbeitrag, Interview oder Anwenderbericht unterstützen kann. Die Eckdaten wie Thema, Redaktionsschluss und die gewünschte Zeichenzahl sollten genau vereinbart werden.

Nachbereitung und Folgeaktionen
Nach der Messe werden die mit den Redakteuren vereinbarten Folgeaktionen in Angriff genommen. Wer eine PR-Agentur beauftragt hat, liefert dieser den relevanten Input für die Beiträge. Die Texte sollten sich am Stil des jeweiligen Mediums orientieren. Passendes Bildmaterial wird von den Redakteuren gern genommen und veröffentlicht.

Erfolg der Messe-PR messen
Folgende Faktoren können Unternehmen zugrundelegen, um den Erfolg ihrer PR-Maßnahmen zu messen: die Zahl der Abdrucke und deren Wertigkeit, Anstieg der Homepage-Besucher, vereinbarte Redaktionsgespräche, Gespräche mit Schlüsselredaktionen, Zahl neuer Redaktionskontakte sowie Art und Anzahl der vereinbarten Folgeaktionen. Ein Vergleich mit der letzten Messe zeigt die Entwicklung der Pressearbeit auf.

Social Media richtig einsetzen
Auch Social-Media-Kanäle wie Twitter, Blog, Xing und Co. lassen sich für die Messe-PR nutzen. Unternehmen könne hier über die Messe-Teilnahme informieren, zum Besuch des Messestands sowie zu konkreten Aktionen, etwa ein Vortrag, eine Pressekonferenz, Produktpräsentationen oder Gewinnspiele, einladen. Während der Messe können Unternehmen zudem beispielsweise via Twitter über den Messeverlauf berichten und Trendthemen aufzeigen. Im Nachgang eignen sich die Kanäle, um ein Messe-Fazit zu ziehen.

Chance Bewegtbild
Messen bieten Unternehmen eine ideale Plattform, um Videos in den Kommunikationsmix zu integrieren. Es lassen sich unterschiedliche Projekte umsetzen, die später auf der Unternehmenswebseite, auf Video- und Social-Media-Plattformen, und auch auf redaktionell betreuten Online-Portalen eingestellt werden können. Ein Unternehmensvertreter kann beispielsweise in Form eines Statements oder Interviews Messe-Trends aufzeigen oder Marktentwicklungen kommentieren. Auch ein Video-Mitschnitt eines Vortrags oder der Dreh eines Messerückblicks lässt sich hinterher gut verwenden.

Zur Person
Markus Walter ist geschäftsführender Gesellschafter der PR-Agentur Walter Visuelle PR GmbH (www.pressearbeit.de) in Wiesbaden. Neben der klassischen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, berät Walter Unternehmen zu Marketing- und Vertriebsthemen. Seit Anfang 2009 betreut seine PR-Agentur mehrere Firmen bei ihren Aktivitäten im Social Web. Im März 2010 ist Walters erstes Buch “Gewusst wie – Das 1×1 der Pressearbeit“ erschienen. Walter ist zudem zugelassener Berater für das Gründungscoaching in Deutschland.

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  1. Jan

    Ja, so steht’s im Lehrbuch, schöne Zusammenfassung. Spannender fände ich jedoch eine Einschätzung zur Effizienz von Messe-PR. Also, gerade das Pitchen um Interviews kostet viel Zeit und bringt nach meiner Erfahrung höchstens mediokre Ergebnisse.

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